vhsKOOP
Handbuch zu vhsKOOP – der Bildungsmarktplatz: Kooperation macht stark!
Mit vhsKOOP wird die Kooperation zwischen VHSn so einfach wie nie zuvor - egal ob präsent, online oder hybrid:
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flexibel und überall nutzbar im Browser + Schnittstellen zum Verwaltungsprogramm
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Master-Abonnenten-Prinzip:
"Master" = ausführende VHS - die "Abo-VHS" schreibt Kurs(e) der Master-VHS in Kooperation aus
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Entlastung durch automatisierte Prozesse: erheblich reduzierter Verwaltungs-Aufwand
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von VHSn für VHSn entwickelt: alles synchron & dadurch immer up-to-date
Damit geht die Vision des bvv-Digitalverbundes "vhs2gether" in Erfüllung, der vhsKOOP entwickelt hat:
Die Herausforderung am Bildungsmarkt, ein attraktives, vielfältiges und zukunftsfähiges Bildungsprogramm zu realisieren, erfordert zunehmend die Zusammenarbeit von Volkshochschulen.
vhsKOOP ist eine digitale Bildungsplattform, die durch einfache und automatisierte Prozesse eine Entlastung bei der Kooperation zwischen allen VHSn ermöglicht.
Die Plattform ist an die Bedürfnisse der Nutzer:innen und die Markterfordernisse angepasst und erlaubt durch bidirektionale Schnittstellen mit wenigen Klicks Angebote einzustellen und sich an Angeboten anderer VHSn zu beteiligen.
Weiter zur Netzwerkgruppe vhsKOOP in der vhs.cloud - "Zentrale" für Infos, Austausch und gegenseitige Hilfe.
01 Nutzungsvoraussetzungen & Einrichtung
Was brauche ich, um vhsKOOP nutzen zu können? | Onboarding | Vorbereitungen
01.01 Zur Nutzung braucht es:
ein Verwaltungsprogramm: Derzeit werden KuferSQL und der itm:MANAGER (Lissy) unterstützt - cmxOr...
01.02 Onboarding & Einloggen
Onboarding VHSn aus Baden-Württemberg und Bayern können sich ab sofort registrieren: Hier geht es...
01.03 Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird
Benutzerverwaltung vorbereiten Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen e...
01.04 Vorbereitungen im itm:MANAGER
01.05 Vorbereitungen in cmxOrganize
01.06 Vorbereitungen in KuferSQL - falls die künftige API verwendet wird
Benutzerverwaltung vorbereiten Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen e...
02 Allgemeine Hinweise bzw. Regeln zur Nutzung von vhsKOOP
Änderungen an Kursen | Entgelte & AGB | TN-Kommunikation | Kurs-Typ
02.01 Kursnummer nicht mehr ändern
Bitte beachten: Die Kursnummer darf nach der Freigabe für das Abonnement bzw. nach dem Abonnieren...
02.02 Möglichst keine nachträglichen Änderungen bei der Master-VHS
Die Master-VHS darf bei Kursen, die bereits zum Abo freigegeben sind, keine wesentlichen inhaltli...
02.03 Wenige Änderungen bei der Abo-VHS
Änderungsverbot Auch eine Abo-VHS darf bei Kursen, die bereits abonniert sind, keine Änderungen m...
02.04 Thema TN-Entgelt/Gebühren
Die Abo-VHS ist verpflichtet, jedes kooperativ ausgeschriebene Angebot zum selben Preis wie die M...
02.05 Gültigkeit von AGB und Konsequenzen für VHSn
Es gelten für die Teilnehmenden/Angemeldeten stets die AGB der Einrichtung, mit der sie den Vertr...
02.06 Kommunikation mit Teilnehmenden
Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertra...
02.07 Kinder- bzw. Eltern-Kind- und BAMF-Kurse vorerst nicht teilbar
Nur die Typen "Normalkurs" und "Einzelveranstaltung" Es können derzeit nur Normal-Kurse und Einze...
02.08 Mini-Market: Kurs-Zuordnung nicht mehr änderbar
Wurde ein Kurs durch die Master-VHS bei der Freigabe zum Abo einem Markplatz u/o zu Mini-Market(s...
02.09 Übertragung der Kurse aus dem Verwaltungsprogramm ins Portal
Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungspr...
02.10 Belegungen sollten nicht "entfernt" werden - nur "sauber" storniert!
Stornieren von Belegungen ist jederzeit möglich - sowohl beim Master als auch bei Abo-VHSn, der S...
02a Kurse in KuferSQL vorbereiten
Pflichtfelder und sonstige übertragene Felder in KuferSQL
02a.01 als Master-VHS Kurse in KuferSQL zum Abo vorbereiten
Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungspr...
02a.02 Pflichtfelder in KuferSQL
Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein, damit d...
02a.03 weitere übertragene Felder in KuferSQL
Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in da...
02a.04 Kurse per Sammeländerung in KuferSQL mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen
Das Auswertecenter mit der Möglichkeit der Sammeländerung ist ideal, um "in einem Rutsch" viele K...
02b Kurse in itm:MANAGER vorbereiten
02c Kurse in cmxOrganize vorbereiten
03 Login ins Portal vhsKOOP
Zugang anfordern | Login | Passwort vergessen
03.01 Zugang anfordern - Login-Daten selber anlegen
Nutzer:innen-Account in vhsKOOP Prinzipiell richtet sich jede:r Nutzer:in sich selber einen Accou...
03.02 Login
Zum Einloggen muss erst die eigene VHS ausgewählt werden, dann die E-Mail-Adresse und schließlich...
03.03 Passwort vergessen
Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückges...
04 Zurechtfinden: Aufbau des Portals
Wie ist das Portal aufgebaut
05 Marktplatz: Kurse aussuchen & abonnieren
Kurs(e) auswählen | Merkliste | Abonnieren | Sammelabo | im Verwaltungsprogramm nachbearb...
05.01 passenden Kurs im Marktplatz auswählen
Marktplatz Die Übersicht Marktplatzkurse zeigt alle verfügbaren Kooperations-Angebote an - diese ...
05.02 Kurs auf Merkliste setzen
Ein ausgewählter Kurs kann in der Detailansicht (nach Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel) auf...
05.03 Kurs direkt abonnieren
Kurs auswählen und prüfen Der ausgewählte Kurs muss in der Detailansicht (nach Klick auf das Symb...
05.04 Sammelabo
Hinweis: Beide Merklisten sind "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:i...
05.05a Kurs in KuferSQL nachbearbeiten/vervollständigen
Je nach den internen Vorgaben/Abläufen in der VHS werden wohl noch Nacharbeiten erforderlich sein...
05.05b Kurs in itm:MANAGER nachbearbeiten/vervollständigen
05.05c Kurs in cmxOrganize nachbearbeiten/vervollständigen
Wird ergänzt, sobald cmxOrganize an das Portal angeschlossen ist!
05.06 Weiterleitung Anmeldewillige zur Master-VHS per Link (KOS-Modell)
Falls lediglich eine Weiterleitung von Anmeldewilligen bei der Abo-VHS zur Homepage der Master-VH...
06 Masterkurse: "meine Kurse" zur Freigabe
Masterkurse | Vormerkliste | Freigeben | Sammelfreigabe
06.01 Kursübersicht - Masterkurse
Masterkurse Bei den "Masterkursen" werden die aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse der ...
06.02 Kurs(e) zur Freigabe vormerken
Übersicht der noch nicht freigegebenen Kurse Wenn der Suchfilter im Bereich Masterkurse entsprech...
06.03 Kurs direkt zum Abo freigeben
Nicht vergessen: Kursnummer und Zuordnung zu Markplatz nicht mehr änderbar! Daher bitte vor der F...
06.04 Sammelkursfreigabe
Nur diejenigen eigenen Kurse der VHS, die unter Masterkurse zur Freigabe vorgemerkt wurden (Merkl...
07 Abo-Kurse
Übersicht über vorgemerkte u/o abonnierte Kurse
08 Mini-Market
Mini-Markets: Kooperation für geschlossene Gruppen
09 Abrechnung
Abrechnung der Verrechnungs-Sätze zwischen kooperierenden VHSn