vhsKOOP
Das Handbuch zum digitalen Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen
Allg. Infos zu vhsKOOP: info.vhskoop.de
FAQ zu vhsKOOP: www.vhskoop.de/faq
Inhaltsverzeichnis:
- Schneller Überblick - erster Einstieg in vhsKOOP
- 01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt
- 02 Zurechtfinden: Aufbau des Portals - Rollen & Begriffe
- 03 Nutzung von vhsKOOP - eine Übersicht
- 04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)
- 05 Kursübersicht "Abo-Kurse" (Abo-VHS)
- 06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)
- 07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)
- 08 Mini-Market
- 09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)
- 10 Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn
- Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!
- Probleme mit vhsKOOP? Support-Ticket anlegen!
Austausch zu vhsKOOP gerne in unserer vhs.cloud-Netzwerkgruppe!
Schneller Überblick - erster Einstieg in vhsKOOP
Der digitale Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen - Kooperation braucht System: vhsKOOP bietet...
01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt
Nutzungsvoraussetzungen | Onboarding | Vorbereitungen im Verwaltungsprogramm | Login
Nutzungvoraussetzungen
ein Verwaltungsprogramm: Derzeit werden KuferSQL und der itm:MANAGER (Lissy) unterstützt - cmxOr...
01.01 Onboarding - Registrierung der VHS starten
VHSn aus Baden-Württemberg und Bayern können sich ab sofort registrieren: Hier geht es zum Onboar...
01.02 Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Im Rahmen des Onboarding-Prozesses muss bestätigt werden, dass auch die Datenschutzerklärung ange...
01.03a Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird
Benutzerverwaltung vorbereiten Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen e...
01.03b Vorbereitungen im itm:MANAGER
Hier muss lediglich überprüft werden, ob in der Benutzerverwaltung eine gültige E-Mail-Adresse h...
01.03c Vorbereitungen in cmxOrganize
Wird ergänzt, sobald CMX angeschlossen ist.
01.04 Zugang anfordern - Login-Daten selber anlegen
Das Onboarding ist abgeschlossen und ITEM hat Ihnen per Mail mitgeteilt: "Startklar mit vhsKOOP...
01.05 Login
Link: [app.vhskoop.de/login] Zum Einloggen muss erst die eigene VHS ausgewählt werden, dann die E...
01.06 Probleme mit dem Zugang? "Passwort vergessen" probieren
Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückges...
02 Zurechtfinden: Aufbau des Portals - Rollen & Begriffe
Onboarding & Login erfolgreich absolviert: Wie ist das Portal aufgebaut?
02.01 Übersicht
Kopfzeile Mitte In der Mitte ist zu sehen, in welchem Portal/Marktplatz ich mich gerade befinde -...
02.02 Filter "Auswahl vhs" und Entfernungseinstellung
Im Marktplatz kann die Anzeige der Kurse auf einzelene oder mehrere VHSn eingeschränkt werden, um...
02.03 Rollen & Begriffe
Kurse können freigegeben oder von anderen VHSn übernommen werden - jede teilnehmende VHS kann bei...
03 Nutzung von vhsKOOP - eine Übersicht
Nachdem jetzt der Zugang zu vhsKOOP eingerichtet und ein erster Überblick erfolgt ist, geht es nu...
04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)
Kurs(e) auswählen | Merkliste | Abonnieren | Sammelabo | im Verwaltungsprogramm nachbearb...
04.01 passenden Kurs im Marktplatz auswählen
Marktplatz Die Übersicht Marktplatzkurse zeigt alle verfügbaren Kooperations-Angebote an - diese ...
04.02 Kurs auf Merkliste setzen
Ein ausgewählter Kurs kann in der Detailansicht (nach Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel) auf...
04.03 Kurs direkt abonnieren
Kurs auswählen und prüfen Der ausgewählte Kurs muss in der Detailansicht (nach Klick auf das Symb...
04.04 Sammelabo
Hinweis: Beide Merklisten sind "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:i...
04.05a Kurs in KuferSQL nachbearbeiten/vervollständigen
Je nach den internen Vorgaben/Abläufen in der VHS werden wohl noch Nacharbeiten erforderlich sein...
04.05b Kurs in itm:MANAGER nachbearbeiten/vervollständigen
Der Kurs ist nun im itm:MANAGER angelegt und unter der beim Abo-Vorgang gewählten Kursnummer zu f...
04.05c Kurs in cmxOrganize nachbearbeiten/vervollständigen
Wird ergänzt, sobald cmxOrganize an das Portal angeschlossen ist!
04.06 Besonderheiten bei der Weiterleitung Anmeldewilliger zur Master-VHS per Link ("KOS-Modell")
Falls lediglich eine Weiterleitung von Anmeldewilligen bei der Abo-VHS zur Homepage der Master-VH...
05 Kursübersicht "Abo-Kurse" (Abo-VHS)
Übersicht über bereits abonnierte Kurse und/oder Vormerkungen
05.01 Übersicht über abonnierte und vorgemerkte Kurse
Abo-Kurse Hier wird eine Übersicht der abonnierten Kurse - und bei entsprechender Filtersetzung z...
05.02 Verweis zu Sammelabo vorgemerkter Kurse
Hinweis: Beide Merklisten sind "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:i...
06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)
Vorbereitungsarbeiten | Pflichtfelder und sonstige übertragene Felder
06.01a KuferSQL: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten
Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungspr...
06.01b KuferSQL: Pflichtfelder
Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein, damit d...
06.01c KuferSQL: weitere übertragene Felder
Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in da...
06.01d KuferSQL: Möglichkeit, Kurse per Sammeländerung mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen
Das Auswertecenter mit der Möglichkeit der Sammeländerung ist ideal, um "in einem Rutsch" viele K...
06.02a itm:MANAGER: Erste Info zu den Zusatzfeldern
Nach der Freischaltung für das vhsKOOP-Portal durch die Item KG finden Sie in der Kursmaske über ...
06.02b itm:MANAGER: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten
Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungspr...
06.02c itm:MANAGER: Pflichtfelder
Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs im itm:MANAGER mindestens genutzt/gefüllt sein, dami...
06.02d itm:MANAGER: weitere übertragene Felder
Folgende weitere Felder eines Kurses im itm:MANGER werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in ...
06.03a cmxOrganize: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten
06.03b cmxOrganize: Pflichtfelder
06.03v cmxOrganize: weitere übertragene Felder
06 Überprüfen, welche Kurse der eigenen VHS ins Portal hochgeladen sind
Dies ist unter Masterkurse möglich, wenn die Filter-Haken wie hier gesetzt sind - dann sind alle ...
07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)
Masterkurse | Vormerkliste | Freigeben | Sammelfreigabe | Fehlermeldungen | Weiterleitung...
07.01 Kursübersicht - Masterkurse
Masterkurse Bei den "Masterkursen" werden die aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse der ...
07.02 Kurs(e) zur Freigabe vormerken
Übersicht der noch nicht freigegebenen Kurse Wenn der Suchfilter im Bereich Masterkurse entsprech...
07.03 Kurs direkt zum Abo freigeben
Nicht vergessen: Zuordnung zu Markplatz nicht mehr änderbar - Kursnummern nur in Ausnahmefällen ä...
07.04 Sammelkursfreigabe
Nur diejenigen eigenen Kurse der VHS, die unter Masterkurse zur Freigabe vorgemerkt wurden (Merkl...
07.05 mögliche Fehlermeldungen bei der Freigabe zum Abo
Fehlende/falsche Eingaben im Verwaltungsprogramm können "live" nachgeholt werden - es kann ein p...
07.06 Besonderheiten bei der Weiterleitung Anmeldewilliger zur Master-VHS per Link ("KOS-Modell")
Falls lediglich eine Weiterleitung von Anmeldewilligen bei der Abo-VHS zur Homepage der Master-VH...
08 Mini-Market
Mini-Markets: Kooperation für geschlossene Gruppen oder auch offene, besondere Sammel-Marktplätze...
09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)
laufende (Nach-)Synchronisation | Info & Mail | Kommunikation & Finanzen | weitere Abläufe
Nicht vergessen: Die vhsKoop-ID (im Feld externe Kurs-Nr.) nicht verändern und Kurse nie löschen - Kursnummern möglichst nicht mehr ändern!!!
Bitte beachten: Die Kursnummer sollte nach der Freigabe für das Abonnement (Master-VHS) bzw. nach...
Bitte beachten: Gebührensätze nicht ändern
Jede Abo-VHS ist verpflichtet, kooperativ ausgeschriebene Angebote zum selben Preis wie die Maste...
09.01 Synchronisation der Belegung
Sofort nach dem Abo startet die Synchronistation der Belegungs-Daten - sollten also an der Master...
09.02 lfd. Nach-Synchronisation der Kurs-Daten
Sowohl die Pflichtfelder (in Kufer SQL bzw. im itm:MANAGER) als auch die weiteren Felder (in Kufe...
09.03 Infos zu Änderungen/Aktualisierungen beim Kurs
Änderungsverlauf: Die Daten im Verwaltungsprogramm werden ja laufend (mit Ausnahmen) nach-synchro...
09.04 Ausfall - Absage des Kurses durch die Master-VHS
Es wird automatisch ein Info-Mail bei Kurs-Ausfall an alle Abo-VHSn gesendet (egal ob Anmeldungen...
09.05 Kommunikation mit den Teilnehmenden
Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen: Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertr...
09.06 finanzielle Abwicklung mit den Teilnehmenden
Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertra...
09.07 Umgang mit der Warteliste
Wird bei vollen Kursen mit Warteliste (kann von allen beteiligten VHSn befüllt werden) ein Platz ...
09.08 Teilnahme-Bestätigungen
Hier gibt es keine Festlegung/Vorgaben, u.a. weil das jede VHS anders handhabt. Nur die Master-VH...
10 Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn
Die Master-VHS stellt den Verrechnungssatz den kooperierenden Abo-VHSn in Rechnung. Bitte beachte...
10.01 Listendruck "Master Abrechnung"
Die Abrechnung der Master-VHS mit den Abo-VHSn (Rechnungsstellung vereinbarter Anteil am eingenom...
10.02 Nutzung der Liste für die Abrechnung (Master-VHS)
Je nach Verrechnungssatz stellt die Master-VHS einen Teil des vereinnahmten Entgelts der Abo-VHS ...
10.03a KuferSQL: Abrechnung über die Firmenanmeldung (Master-VHS)
Firmenanmeldung der Abo-VHS mit Saldo versehen & Rechnung aus KuferSQL erzeugen. Hier wird manuel...
10.03b itm:MANAGER: Abrechnung über die Firmenanmeldung (Master-VHS)
10.03c cmxOrganize: Abrechnung über die Firmenanmeldung (Master-VHS)
Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!
Änderungen an Kursen | Entgelte & AGB | TN-Kommunikation | Kurs-Typ
Übertragung der Kurse aus dem Verwaltungsprogramm ins Portal
Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungspr...
Gültigkeit von AGB und Konsequenzen für VHSn
Es gelten für die Teilnehmenden/Angemeldeten stets die AGB der Einrichtung, mit der sie den Vertr...
Fremd- & Zubucher-Kurse dürfen nicht freigegeben werden
Es dürfen zur kooperativen Ausschreibung von der Master-VHS nur eigene Angebote, also solche Kurs...
Anrechenbarkeit in der Statistik
Die Kurse der Master-VHSn laufen - je nach Vorgaben - ganz "normal" in die Statistik - incl. alle...
Thema TN-Entgelt/Gebühren
Die Abo-VHS ist verpflichtet, jedes kooperativ ausgeschriebene Angebot zum selben Preis wie die M...
Kurs nicht löschen - Kursnummer möglichst nicht mehr ändern - vhsKoop-ID
Bitte beachten: Ein Kurs (egal ob beim Master oder bei der Abo-VHS) darf nach der Freigabe für da...
Belegungen nicht "zusammenführen" und "entfernen" - nur "sauber" storniert!
Teilnehmende in der Belegung von vhsKOOP-Kursen dürfen nicht "zusammengeführt" (Teilnehmerdublett...
Möglichst keine nachträglichen Änderungen bei der Master-VHS
Die Master-VHS darf bei Kursen, die bereits zum Abo freigegeben sind, keine wesentlichen inhaltli...
Wenige Änderungen bei der Abo-VHS
Änderungsverbot beim Preis Eine Abo-VHS darf bei Kursen, die bereits abonniert sind, keine Änderu...
Benutzer "WS"
Der Benutzer „WS“ taucht immer auf, wenn die itm:CONNECT-Schnittstelle "was tut" – also z.B. wenn...
vhsKOOP-Abo-Kurse "ausfiltern" z.B. im Info-Center
Die abonnierten Kurse werden ja automatisch mit dem Kennzeichen 100 versehen - so können z.B. im ...
Kommunikation mit Teilnehmenden
Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertra...
Kinder- bzw. Eltern-Kind- und BAMF-Kurse vorerst nicht teilbar
Nur die Typen "Normalkurs" und "Einzelveranstaltung" Es können derzeit nur Normal-Kurse und Einze...
Mini-Market: Kurs-Zuordnung nicht mehr änderbar
Wurde ein Kurs durch die Master-VHS bei der Freigabe zum Abo einem Markplatz u/o zu Mini-Market(s...
Zahlung des Verrechnungssatzes an die Master-VHS
Die Master-VHS stellt nach Abschluss des Kurses der Abo-VHS den verreinbarten Anteil am Teilnahme...
Probleme mit vhsKOOP? Support-Ticket anlegen!
Support-Ticket anlegen: Es können direkt bei ITEM Support-Tickets (ClickUp) erstellt werden: Dire...