vhsKOOP

• 01 Nutzungsvoraussetzungen & Einrichtung
• 01.01 Zur Nutzung braucht es:
• 01.02 Onboarding & Einloggen
• 01.03 Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird
• 01.04 Vorbereitungen im itm:MANAGER
• 01.05 Vorbereitungen in cmxOrganize
• 01.06 Vorbereitungen in KuferSQL - falls die künftige API verwendet wird
• 02 Allgemeine Hinweise bzw. Regeln zur Nutzung von vhsKOOP
• 02.01 Kursnummer nicht mehr ändern
• 02.02 Möglichst keine nachträglichen Änderungen bei der Master-VHS
• 02.03 Wenige Änderungen bei der Abo-VHS
• 02.04 Thema TN-Entgelt/Gebühren
• 02.05 Gültigkeit von AGB und Konsequenzen für VHSn
• 02.06 Kommunikation mit Teilnehmenden
• 02.07 Kinder- bzw. Eltern-Kind- und BAMF-Kurse vorerst nicht teilbar
• 02a Kurse in KuferSQL vorbereiten
• 02a.01 als Master-VHS Kurse in KuferSQL zum Abo vorbereiten
• 02a.02 Pflichtfelder in KuferSQL
• 02a.03 weitere übertragene Felder in KuferSQL
• 02b Kurse in itm:MANAGER vorbereiten
• Wird noch ergänzt
• 02c Kurse in cmxOrganize vorbereiten
• Wird noch ergänzt, sobald cmxOrganize angeschlossen
• 03 Login ins Portal vhsKOOP
• 03.01 Zugang anfordern - Login-Daten selber anlegen
• 03.02 Login
• 03.03 Passwort vergessen
• 04 Zurechtfinden: Aufbau des Portals
• 04.01 Übersicht
• 05 Marktplatz: Kurse aussuchen & abonnieren
• 05.01 passenden Kurs im Marktplatz auswählen
• 05.02 Kurs auf Merkliste setzen
• 05.03 Kurs direkt abonnieren
• 05.04 Sammelabo
• 05.05a Kurs in KuferSQL nachbearbeiten/vervollständigen
• 05.05b Kurs in itm:MANAGER nachbearbeiten/vervollständigen
• 05.05c Kurs in cmxOrganize nachbearbeiten/vervollständigen
• 05.06 Weiterleitung Anmeldewillige zur Master-VHS per Link (KOS-Modell)
• 06 Masterkurse: "meine Kurse" zur Freigabe
• 06.01 Kursübersicht - Masterkurse
• 06.02 Kurs zur Freigabe vormerken
• 06.03 Kurs direkt zum Abo freigeben
• 06.04 Sammelkursfreigabe
• 07 Abo-Kurse
• 07-01 Übersicht über abonnierte und vorgemerkte Kurse
• 08 Mini-Market
• 08.01 Grundsätzliches zum Mini-Market
• 08.02 Kurse im Mini-Market
• 09 Abrechnung
• 09.01 Listendruck "Master Abrechnung"

01 Nutzungsvoraussetzungen & Einrichtung

01.01 Zur Nutzung braucht es:

1. ein Verwaltungsprogramm: Derzeit werden KuferSQL und der itm:MANAGER (Lissy) unterstützt - cmxOrganize soll folgen
2. Anbindung der VHS-Datenbank an vhsKOOP durch die Fa. ITEM KG (Schnittstelle itm:CONNECT) - ist bei KuferSQL-Kund:innen bereits installiert, sofern eine ITEM-Homepage, itm:PAGES, itm:LAYOUT, itm:FEEDBACK, itm:PORTAL, die onlinevhs BY oder BW und/oder die Kursmanagement-APP genutzt wird
3. KuferSQL-Kunden:innen: ggf. zusätzlich Implementierung der Kufer REST-API durch die Fa. Kufer (noch nicht fertiggestellt)
4. Mitarbeitenden-Login (muss mittels "Zugang anfordern" selber erstellt werden) - Mitarbeiter:in muss im Verwaltungsprogramm angelegt sein
5. einen aktuellen Browser

Hier die Systemvoraussetzungen für die Schnittstelle zum itm:CONNECT Konnektor: https://doc.clickup.com/9012357241/p/h/8cjva3t-8532/55efd4bfa1ec39b

01.02 Onboarding & Einloggen

Onboarding

VHSn aus Baden-Württemberg und Bayern können sich ab sofort registrieren:

Hier geht es zum Onboarding-Formular: https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-18052/P3ZXNZ234SPKNS5I07

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses müssen die Nutzungsbedingungen anerkannt und weiter bestätigt werden, dass auch die Datenschutzerklärung angepasst wurde:
Bei Kooperationsveranstaltungen werden personenbezogene Daten von Teilnehmenden (Name, Vorname samt Telefonnummer und e-Mail-Adresse) zur Vertragserfüllung an die Master-VHS weitergeleitet. Dies muss aus der Datenschutzerklärung aller teilnehmender Einrichtungen ersichtlich sein - ein Muster-Text ist im Onboarding-Formular zu finden.

Bitte für das Formular bereithalten:

• Bankdaten der VHS
• Ansprechperson für technische Einrichtung und deren Kontaktdaten und Hinweise zur Erreichbarkeit

Je nachdem, ob itm:CONNECT (die Schnittstelle der ITEM KG, siehe 01 Nutzungsvoraussetzungen) bereits installiert ist, kann das ein wenig dauern.

Account anlegen

Wenn dann die Anbindung des eigenen Verwaltungsprogramms zu vhsKOOP fertig eingerichtet ist, kann es losgehen!

Jede:r Nutzer:in richtet sich selber einen Account im Portal vhsKOOP ein: "Zugang anfordern"

Hier muss die E-Mail-Adresse genutzt werden, die im Verwaltungsprogramm (KuferSQL - itm:MANAGER - cmxOrganize) dem User-Account zugeordnet ist - so ist sichergestellt, dass sich niemand unberechtigt Zugriff verschaffen kann.

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Erst nachdem via E-Mail der Account bestätigt wurde, ist eine Anmeldung möglich. Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden.

Zum Einloggen muss erst die eigene VHS ausgewählt werden, dann die E-Mail-Adresse und schließlich das Passwort eingegeben werden, damit der "Einloggen"-Knopf nutzbar wird.

01.03 Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird

Benutzerverwaltung vorbereiten

Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen eigenen Login/Account im Portal vhsKOOP anlegt - ein zentraler Login oder gar eine "extra Kennung" in der Benutzerverwaltung von KuferSQL ist nicht nötig.

Für das Anlegen eines Logins in vhsKOOP muss für jede:n Kolleg:in/potentiell Nutzenden ein aktiver Eintrag in der Kufer-SQL-Benutzerverwaltung mit mindestens einer gültigen E-Mail-Adresse und im Reiter "Schalter" mit dem Haken bei "Im Internet anzeigen" vorhanden sein:

Die in der Benutzerverwaltung hinterlegte E-Mail-Adresse muss gültig und abrufbar sein (idealerweise die "echte" dienstliche Mail-Adresse), denn das Login-Anlegen/Anfordern läuft über das Mail-Konto!

Nutzer:innen des itm:PORTAL

Sollte die VHS bereits Mitarbeiter:innen-Accounts im itm:PORTAL haben (z.B. für itm:FEEDBACK oder für Honorar-Abrechnung), kann dieser Punkt übersprungen werden, denn es werden die schon vorhandenen Zugangsdaten benutzt!

Nutzer:innen der Kursmanagement-APP

Sollte die VHS bereits die KMA nutzen, so muss die Fa. ITEM zuerst die Benutzerdaten verknüpfen (bitte Mail an support@itemkg.de) - dann können ebenfalls die schon vorhandenen Zugangsdaten genutzt werden!

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Freie Felder für Kursstamm anlegen

Es müssen unter Einstellungen -> zentrale Einstellungen -> Felder drei neue frei definierbare Felder im Kursstamm angelegt werden (auf die Lupe mit dem Plus klicken, dann erscheinen auch die Felder jenseits der 8):

Die freien Felder 38, 39 und 40 im Kursstamm nun bitte zuerst wie folgt beschriften:

Danach sollte es so aussehen - nun bitte auf OK klicken, bevor die Felder weiter definiert werden:

Felder definieren

Nun müssen die drei Felder noch definiert werden - dazu nochmal via Lupe die weiteren Felder aufrufen und nacheinander die Pfeile nach unten anklicken:

38 & 39 als Auswahlfelder mit Checkbox

Die beiden Felder 38 und 39 müssen nun als „Checkbox“ definiert werden:

40 als Textfeld mit Hinterlegungen für Verrechnungssatz

Feld 40 ist für den Verrechnungssatz dagegen wie folgt als "Text" zu definieren - bitte in der Hinterlegung für die erlaubten Feldeinhalte unbedingt ganze Zahlen für die gewünschten Verrechnungssätze (% des TN-Engelts, das durch die Abo-VHS an die ausführende Master-VHS zu zahlen ist - ähnlich wie im Bild) und/oder ggf. das Wort "Link" (siehe unten) eintragen:

Die Hinterlegung der Verrechnungssätze in Feld 40 kann völlig frei gewählt werden, es müssen lediglich ganze Zahlen sein. Hier im Bild ist ein Vorschlag für Hinterlegungen zu sehen: Falls eine Master-VHS z.B. generell nur einen oder wenige Verrechnungssätze anbieten will, macht es Sinn, auch nur die 1 Zahl oder eben die wenigen vorgegebenen Werte in die Hinterlegung einzutragen.

Falls eine Master-VHS auch die Variante "Weiterleitung Anmeldewillige zur Master-VHS per Link (KOS-Modell)" nutzen will, so muss in die Hinterlegung ein Wort eingetragen werden (das Portal unterscheidet, ob eine Zahl oder eben nicht beim Angebot hinterlegt ist!) - wir empfehlen das Wort "Link". Falls eine Master-VHS ausschließlich die Variante "Weitermeldung" nutzen will, so kann auch allein das Wort hinterlegt werden.

Diese Hinterlegung kann jederzeit auch später an die Bedürfnisse der VHS angepasst werden!

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Freie Felder für vhsKOOP nun soweit fertig!

Die 3 freien Felder sind nun normalerweise bereits auf der 4. Seite unter "Frei wählbare Eigabefelder" sichtbar beim Kurs.

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Freie Felder im Kurs ggf. individualisieren

Diese können nun aber fakultativ noch unter Einstellungen -> zentrale Einstellungen -> System -> Individualseite Kurs "besser/klarer" platziert werden!

Vorschlag, wie es z.B. mit einem zusätzlichen Reiter für die vhsKOOP-Felder aussehen könnte:

Diese beispielhafte Anzeige der vhsKOOP-Felder wird erreicht durch Bearbeiten der drei Felder auf folgende Einstellungen und dann die Umbennung des Reiters "Individualseite 2":

Alle drei Felder nacheinander bearbeiten - die Vorschau baut sich sich entsprechend nach und anch auf:

So sollte es dann aussehen:

Jetzt kann noch der Reiter für die Individualseite 2 umbenannt werden:

Nicht vergessen: Diese Layout-Einstellungen für die Individualseiten noch final unten rechts mit "OK" bestätigigen:

01.04 Vorbereitungen im itm:MANAGER

01.05 Vorbereitungen in cmxOrganize

01.06 Vorbereitungen in KuferSQL - falls die künftige API verwendet wird

Benutzerverwaltung vorbereiten

Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen eigenen Login/Account im Portal vhsKOOP anlegt - ein zentraler Login oder gar eine "extra Kennung" in der Benutzerverwaltung von KuferSQL ist nicht nötig.

Für das Anlegen eines Logins in vhsKOOP muss für jede:n Kolleg:in/potentiell Nutzenden ein aktiver Eintrag in der Kufer-SQL-Benutzerverwaltung mit mindestens einer gültigen E-Mail-Adresse und im Reiter "Schalter" mit dem Haken bei "Im Internet anzeigen" vorhanden sein:

Die in der Benutzerverwaltung hinterlegte E-Mail-Adresse muss gültig und abrufbar sein (idealerweise die "echte" dienstliche Mail-Adresse), denn das Login-Anlegen/Anfordern läuft über das Mail-Konto!

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02 Allgemeine Hinweise bzw. Regeln zur Nutzung von vhsKOOP

02.01 Kursnummer nicht mehr ändern

Bitte beachten: Die Kursnummer darf nach der Freigabe für das Abonnement bzw. nach dem Abonnieren durch eine der beteiligten Volkshochschulen nicht mehr geändert werden.

Sowohl itm:CONNECT als auch KuferSQL nutzen die Kursnummer als eindeutigen Primärschlüssel.

Eine nachträgliche Änderung würde die Synchronisation unmöglich machen und könnte schlimmstenfalls zu Fehlern und Inkonsistenzen in der Datenbank führen!

02.02 Möglichst keine nachträglichen Änderungen bei der Master-VHS

Die Master-VHS darf bei Kursen, die bereits zum Abo freigegeben sind, keine wesentlichen inhaltlichen Änderungen mehr vornehmen - dies gilt insbesondere für

• Kursnummer (Primärschlüssel)
• Verrechnungssatz
• Teilnahme-Entgelt/Gebühr

02.03 Wenige Änderungen bei der Abo-VHS

Änderungsverbot

Auch eine Abo-VHS darf bei Kursen, die bereits abonniert sind, keine Änderungen mehr im Verwaltungsprogramm vornehmen an:

• Kursnummer (Primärschlüssel)
• Teilnahme-Entgelt/Gebühr

Titel und Info

Ergänzungen im Titel/Titel für Programmheft und im Info-Text sind zulässig - diese werden nicht mehr weiter synchronisiert, damit indivuelle Anpassungenen erhalten bleiben. Insbesondere bei Änderungen ist aber darauf zu achten, dass keine wesentlichen Inhalte des Master-Kurses verfälscht werden.

Erkennbarkeit von Abo-Kursen

Abo-Kurse müssen für Interessent:innen/Kund:innen als solche erkennbar sein und daher entsprechend gekennzeichnet sein/werden - mindestens durch die ohnehin automatisch erfolgten Ergänzungen am Ende des Info-Textes: Kursleitung: ???? ???? Veranstaltungsort: ???? Ausführende vhs: ????

Weitere Felder

Änderung an Feldern wie "Dozent", "Kursort", "Außenstelle", "Kursdauer", "Dauerdetails" sind unproblematisch.

02.04 Thema TN-Entgelt/Gebühren

Die Abo-VHS ist verpflichtet, jedes kooperativ ausgeschriebene Angebot zum selben Preis wie die Master-VHS anzubieten.

Die Abo-VHS verpflichtet sich weiter, den angegeben Anteil (Verrechnungssatz) am Teilnahme-Entgelt/an der Gebühr an die Master-VHS abzuführen. Dies gilt immer für das volle Teilnahme-Entgelt/die volle Gebühr: Falls also Ermäßigungen angeboten werden oder ggf. sonstige Abschläge, Gebühren oder gar Zahlungsausfälle entstehen, so gehen diese zu Lasten der Abo-VHS.

02.05 Gültigkeit von AGB und Konsequenzen für VHSn

Es gelten für die Teilnehmenden/Angemeldeten stets die AGB der Einrichtung, mit der sie den Vertrag schließen/sich anmelden.

Master-VHSn müssen insbesondere akzeptieren, dass ggf. Abmeldungen später erfolgen können, als in den eigenen AGB vorgesehen und Verrechnungssätze insbesondere nur für gem. den AGB der Abo-VHS gültige Anmeldungen abgerechnet werden.

Ggf. erhobene/eingenommene Storno-Entgelte gem. den AGB der Abo-VHS stehen als Aufwandsersatz in voller Höhe der Abo-VHS zu.

02.06 Kommunikation mit Teilnehmenden

Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen

Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo und Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...).

Kurzfristige Änderungen

Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.

Warteliste

Wird bei vollen Kursen mit Warteliste, wie sie (kann von allen beteiligten Einrichtungen bgefüllt werden kann,) ein Platz frei, so wird dieser nach dem Windhundverfahren vergeben.

02.07 Kinder- bzw. Eltern-Kind- und BAMF-Kurse vorerst nicht teilbar

Nur die Typen "Normalkurs" und "Einzelveranstaltung"

Es können derzeit nur Normal-Kurse und Einzelveranstaltungen via vhsKOOP geteilt werden:

Weiter darf natürlich der Haken bei "NIE bei vhsKOOP" nicht gesetzt sein und der Kurs darf nicht schon von einer anderen VHS abonniert sein.

Keine Kinder- oder Eltern-Kind-Kurse

Kinderkurse bzw. Eltern-Kind-Kurse können derzeit leider nicht über vhsKOOP geteilt werden. Diese müssen derzeit leider ausgeschlossen werden, weil gerade die Anmeldung von Kindern teilweise pro VHS recht unterschiedlich gehandhabt wird und daher die Synchronisation von Kindern ggf. in Zusammenhang mit Eltern nicht "trivial“ ist.

Keine BAMF-Kurse

Diese sind aufgrund der Komplexität und der Besonderheiten BAMF-geföderter Kurse ausgeschlossen.

02a Kurse in KuferSQL vorbereiten

02a.01 als Master-VHS Kurse in KuferSQL zum Abo vorbereiten

Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.

Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP)

Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":

Dies kann ggf. durch Sammel-Änderung bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen.

Kurse für vhsKOOP vorbereiten:

1. Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist (siehe auch Pflichtfelder) und insbesondere auch, ob die vergebene Kursnummer "endgültig" ist (darf nach Freigabe nicht mehr geändert werden).

2. Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den Masterkursen einfacher wiederzufinden, ist es sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen.

3. Zugleich sollte der gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden - lediglich bei kostenlosen Angeboten kann darauf verzichtet werden.

In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen:

Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben! (Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben!)

Kurs(e) abschließend im Portal freigeben

Jetzt muss also im Portal der Kurs (als Einzel- oder Sammelfreigabe) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden.

02a.02 Pflichtfelder in KuferSQL

Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann:

Reiter 1. Seite

• Titel
• Datum von
• Datum bis
• Uhrzeit von
• Uhrzeit bis
• Kursort
• DVV-Fachbereich (als kleinster gemeinsamer Nenner)
• maximale Teilnehmer
• minimale Teilnehmer

Reiter 3. Seite

• Online-Kurs: Kursart

Reiter Info

Infotext

Reiter Kurstage

alle Kurstage (mit Status " ", A und Z, Infoabend)

Reiter Dozent

alle Kursleiter:innen (werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt)

Reiter Gebühren

mindestens Kerngebühr (Gebührenart 1) muss vorhanden sein

Sonderfelder vhsKOOP

• vhsKOOP-Key (sollte angehakt sein)
• vhsKOOP-Verrechnung (muss gefüllt sein, ausser kostenloser Kurs/Kerngebühr = 0)

02a.03 weitere übertragene Felder in KuferSQL

Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen:

Reiter 1. Seite

• Titel für Programmheft (von mancher VHS auch als Untertitel verwendet)
• UE
• Kursdauer
• Dauerdetails
• abw. Tage
• Kurstyp
• Mitzubringen / Materialien

Reiter 3. Seite

• Anmeldebeginn
• Anmeldeschluss
• Zielgruppen
• Vorgängerkurs
• Belegen nur bis Maximum (wird bei Abo-Kursen ohnehin automatisch gesetzt!)
• Kinder: Maximum für Kinder + TN
• Kinder: Kinderanzahl max.
• Kinder: Kinderanzahl min.
• Kinder: Empf. Alter
• Online-Kurs: Link
• Online-Kurs: Meeting-ID
• Online-Kurs: Passwort
• Online-Kurs: Teilnehmer-Code
• Online-Kurs: Software (wird bei der Abo-VHS als Text in Online-Kurs: Info eingetragen, da keine einheitliche Hinterlegung vorhanden!)
• Zuständiger Mitarbeiter: Planend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)
• Zuständiger Mitarbeiter: Verwaltend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)

Reiter Programmheft

• Nachspann
• Vorspann
• Individuelle Terminangaben
• Ergänzender Text für die Gebührendarstellung
• Sonderfeld für die Termindarstellung im Web

Reiter Gebühren

alle weiteren Gebühreneinträge

Reiter Web - Wichtig

• Einstellungen / Freigabe des Kurses
• Freigabe Web von
• Freigabe Web bis
• Anmeldeart
• Webtext

02b Kurse in itm:MANAGER vorbereiten

Wird noch ergänzt

02c Kurse in cmxOrganize vorbereiten

Wird noch ergänzt, sobald cmxOrganize angeschlossen

03 Login ins Portal vhsKOOP

03.01 Zugang anfordern - Login-Daten selber anlegen

Nutzer:innen-Account in vhsKOOP

Prinzipiell richtet sich jede:r Nutzer:in sich selber einen Account im Portal vhsKOOP ein.

Ausnahme Nutzer:innen des itm:PORTAL

Sollte bereits ein Mitarbeiter:innen-Account im itm:PORTAL vorhanden sein (z.B. für itm:FEEDBACK oder für Honorar-Abrechnung), werden die schon vorhandenen Zugangsdaten benutzt!

Ausnahme Nutzer:innen der Kursmanagement-APP

Sollte bereits ein Login für die KMA vorhanden sein, so muss die Fa. ITEM zuerst für die VHS die Benutzerdaten verknüpfen (bitte Mail an support@itemkg.de) - dann können ebenfalls die schon vorhandenen Zugangsdaten genutzt werden!

Neuen Zugang anfordern

Jede:r Nutzer:in richtet sich selber einen Account im Portal vhsKOOP ein: "Neuer Zugang".

Zugang anlegen

Hier muss die E-Mail-Adresse genutzt werden, die im Verwaltungsprogramm dem User-Account zugeordnet ist - so ist sichergestellt, dass sich niemand unberechtigt Zugriff verschaffen kann.

(Hier wird gezeigt, wie das in der Benutzerverwaltung von KuferSQL eingestellt werden muss)

Hier muss erst die eigene VHS im Drop-down-Menü ausgewählt werden und dann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, damit der "Abschicken"-Knopf nutzbar wird.

Zugang aktivieren

Es wird nun automatisch eine Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet, sofern diese im Verwaltungsprogramm bekannt ist: Erst nachdem der Account mittels Klick auf den Link im e-Mail bestätigt wurde, ist eine Anmeldung möglich.

Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden.

Link: [app.vhskoop.de/login/requestLogin]

Fehlermeldung?

Sollte diese (oder eine ähnliche) Fehlermeldung erscheinen, dann bitte prüfen (lassen), ob in der Benutzerverwaltung innerhalb KuferSQL bei Ihrem Benutzer sicher „im Internet anzeigen“ aktiviert ist!

03.02 Login

Zum Einloggen muss erst die eigene VHS ausgewählt werden, dann die E-Mail-Adresse und schließlich das Passwort eingegeben werden, damit der "Einloggen"-Knopf nutzbar wird:

Auf Wunsch kann der Haken bei "Eingeloggt bleiben" gesetzt werden - dann merkt sich der eigene Browser die Zugangsdaten (bitte nur auf einem gut abgesicherten, persönlichen Gerät setzen).

Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden.

Link: [app.vhskoop.de/login]

03.03 Passwort vergessen

Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden:

Hier muss erst die eigene VHS im Drop-down-Menü ausgewählt werden und dann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, damit der "Abschicken"-Knopf nutzbar wird:

Es wird nun eine Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet, sofern diese bereits bekannt ist: So kann dann ein neues Passwort vergeben werden.

Link: [app.vhskoop.de/login/resetPassword]

04 Zurechtfinden: Aufbau des Portals

04.01 Übersicht

Kopfzeile

Mitte

In der Mitte ist zu sehen, in welchem Portal/Marktplatz ich mich gerade befinde - falls die eigene VHS auch Teil eines oder mehrerer Mini-Markets ist, kann mittels "Portale" jederzeit gewechselt werden:

Rechts

Rechts sind folgende Funktionen zu finden:

Portal

Kursübersicht

Hier ist die (Auswahl der) Kursübersichten zentral:

Marktplatzkurse: Welche Kurse sind verfügbar

Masterkurse: Welche Kurse hat meine VHS (=Master-VHS) zum Abonnieren angeboten

Abo-Kurse: Welche Kurse habe ich als Abo-VHS von anderen VHSn abonniert/ins Angebot übernommen

Suchfilter

Rechts stehen jeweils passend zur Kursübersicht Suchfilter zur Verfügung:

Fusszeile

Hier findet sich die Legende mit Erklärung der verwendeten Symbole:

05 Marktplatz: Kurse aussuchen & abonnieren

05.01 passenden Kurs im Marktplatz auswählen

Marktplatz

Die Übersicht Marktplatzkurse zeigt alle verfügbaren Kooperations-Angebote an - diese können vorgemerkt oder direkt abonniert werden:

Hier wurde beispielhaft auf Kurse ab dem 01.02.2025 und noch nicht abonnierte Kurse gefiltert.

Suchfilter

Die umfangreichen Suchfilter auf der rechten Seite schränken die Anzeige der Angebote auf dem Marktplatz entsprechend ein.

Es kann gezielt nach Suchbegriff, einzelne VHSn, Wochentage, Uhrzeiten, Programmbereichen (DVV-FB) und der Kursart gefiltert werden, um hier nur relevante Angebote angezeigt zu bekommen.

Mittels "Filter anwenden" wird die Filterung entsprechend durchgeführt:

Auswahl vhs

Hier können gezielt VHSn aus der Liste gewählt werden (die Kürzel werden dann angezeigt) und/oder der Abstand in km verändert werden - ansonsten werden alle anbietenden VHSn angezeigt:

Programmbereiche dvv

Hier sind - als kleinstem gemeinsamen Nenner - die sechs DVV-Programmbereiche auswählbar.

Es können auch mehrere Unterkategorien zugleich ausgewählt werden.

Kursart

Hier kann nach Alle - Online - Präsenz - Hybrid gefiltert werden.

Der Filter auf Online- und Präsenz-Kurse zeigt immer auch als hybrid gekennzeichnete Angebote!

Kurse der eigenen VHS

sind standardmäßig ausgefiltert, können aber im Suchfilter "eingeschaltet" werden:

Detailansicht

Mit einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel wird die Detailansicht zu diesem Kurs angezeigt:

Hier sind nun alle wichtigen Infos zum Kurs verfügbar - z.T. erst durch einen Klick sichtbar.

05.02 Kurs auf Merkliste setzen

Ein ausgewählter Kurs kann in der Detailansicht (nach Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel) auf die Merkliste gesetzt werden:

Der Kurs hat nun ein zusätzliches Symbol in der Marktplatzkurs-Übersicht. Unter Abo-Kurse kann die Veranstaltung bei entsprechender Filterung auch angezeigt (und abonniert) werden - über die Funktion "Sammelabo" können mehrere Kurse aus der Merkliste gleichzeitig abonniert werden:

05.03 Kurs direkt abonnieren

Kurs auswählen und prüfen

Der ausgewählte Kurs muss in der Detailansicht (nach Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel) geöffnet werden:

Nach einer Prüfung aller Infos kann dann auf "Abonnieren" geklickt werden.

Abo-Vorgang

Hier können nochmal die wichtigsten Infos kontrolliert werden - solange noch Pflichtangaben fehlen, ist das Feld "Kurs abonnieren" ausgegraut und nicht klickbar:

Nach Eingabe einer Kursnummer und des passenden Semesters/Periode (das sofortige Setzen der Webfreigabe ist fakultativ) und der Bestätigung des Verrechnungssatzes kann nun "Kurs abonnieren" geklickt werden:

Sofern die Kursnummer nicht schon vergeben ist (es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung), ist der Kurs nun abonniert und wird sofort im Verwaltungsprogramm angelegt:

Eintragungen bei abonnierten Kursen

Beim Abo-Kurs werden im Verwaltungsprogramm automatisch 2 Eintragungen vorgenommen:

So können Abo-Kurse besser gefunden/danach ausgewertet werden bzw. es kann der Abo-Vorgang nachvollzogen werden.

Nacharbeiten nicht vergessen

Der Kurs ist nun ziemlich komplett angelegt - je nach Verwaltungsprogramm und den internen Abläufen der VHS werden aber noch Nacharbeiten erforderlich sein...

05.04 Sammelabo

Kurse aus der Merkliste auswählen und abonnieren

Die Kurse aus der Merkliste werden hier alle aufgeführt:

Kontrollieren

Mit einem Klick auf das ">"-Symbol vor der Kursnummer können nochmal alle Kursdetails zur Kontrolle angezeigt werden:

Auswählen

Erst müssen "Neue Kursnummer" und "Semester/Periode" (Pflichtfelder) ausgefüllt werden, bevor mittels Checkbox vor der Kursnummer ausgewählt werden kann (ansonsten ausgegraut und nicht klickbar):

Das sofortige Setzen der Webfreigabe ist fakultativ!

Abonnieren

Nach Eingabe der Kursnummern samt passenden Semestern/Perioden und dem Markieren der gewünschten Kurse kann nun "Bestätigen und abonnieren" geklickt werden:

Jetzt müssen noch die Verrechnungssätze akzeptiert werden:

Sofern Kursnummer(n) schon vergeben sein sollten, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und der Vorgang muss abgebrochen und für die fehlerhaften Kurse(e) wiederholt werden - Kurse ohne Fehler wurden aber trotzdem abonniert, daher verbleiben nur nicht abonnierte Kurse in der Merkliste und können mit geänderter Kursnummer erneut abonniert werden!

Abo erfolgt - Kurse im Verwaltungsprogramm

Wenn alles passt, sind die Kurse nun abonniert und werden sofort im Verwaltungsprogramm angelegt:

Eintragungen bei abonnierten Kursen

Bei allen Abo-Kursen werden im Verwaltungsprogramm automatisch folgende 2 Eintragungen vorgenommen:

So können Abo-Kurse besser gefunden/danach ausgewertet werden bzw. es kann der Abo-Vorgang nachvollzogen werden.

Nacharbeiten nicht vergessen

Der Kurs ist nun ziemlich komplett angelegt - je nach Verwaltungsprogramm und den internen Abläufen der VHS werden aber noch Nacharbeiten erforderlich sein...

05.05a Kurs in KuferSQL nachbearbeiten/vervollständigen

Je nach den internen Vorgaben/Abläufen in der VHS werden wohl noch Nacharbeiten erforderlich sein:

Zu den Pflichtfeldern siehe 02a.01 Pflichtfelder in KuferSQL + diese weiteren Felder können gefüllt und übertragen werden: 02a.01 weitere übertragene Felder in KuferSQL

Seite 1

Ein Großteil der Felder werden automatisch gesetzt - ggf. sind Ergänzungen/Änderungen erforderlich:

Wichtiger Hinweis zum "Titel" und zum "Titel für Programmheft": Änderungen in diesen beiden Feldern (z.B. Anpassung an eigene Schemata) werden bei Änderungen im Verwaltungsprogramm der Master-VHS hier nicht überschrieben, da aus der automatischen Synchronisation ausgenommen!

Am Ende des Info-Textes des Master-VHS werden automatisch folgende Zeilen angehängt:

• Kursleitung: Vorname Name
• Veranstaltungsort: Kursort bei der Master-VHS
• Ausführende vhs: Name der Master-VHS

Auch der Info-Text wird bei Änderungen im Verwaltungsprogramm der Master-VHS lokal nicht überschrieben, da aus der automatischen Synchronisation ausgenommen!

Als Kursleitung wird die Master-VHS eingetragen

Ggf. muss ein landesspezifischer Fachbereich noch gesetzt werden, da als kleinster gemeinsamer Nenner der DVV-Fachbereich übertragen wird.

Falls bei der Master-VHS gesetzt, werden folgende Felder (keine Pflichtfelder!) mit übertragen:

• Titel für Programmheft (von mancher VHS auch als Untertitel verwendet)
• UE
• Kursdauer
• Dauerdetails
• abw. Tage
• Kurstyp
• Mitzubringen / Materialien

Seite 3

Viele Felder werden automatisch übernommen - ggf. werden aber Ergänzungen erforderlich sein:

"Belegen nur bis Maximum" wird bei Abo-Kursen automatisch gesetzt - und sollte als Schutz vor Überbuchung auch immer gesetzt bleiben!

Die vorhandenen Zugangsdaten der Master-VHS bei Online-Kursen werden übertragen - da die Hinterlegung der genutzten Software in KuferSQL individuell ist, wird die Bezeichnung der Software hilfsweise ins Info-Feld eingetragen und kann so leicht eingestellt werden.

Falls bei der Master-VHS gesetzt, werden folgende Felder mit übertragen:

• Anmeldebeginn
• Anmeldeschluss
• Zielgruppen
• Vorgängerkurs
• Kinder: Maximum für Kinder + TN
• Kinder: Kinderanzahl max.
• Kinder: Kinderanzahl min.
• Kinder: Empf. Alter
• Zuständiger Mitarbeiter: Planend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)
• Zuständiger Mitarbeiter: Verwaltend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)

Programmheft

Nur falls bei der Master-VHS gesetzt, werden folgende Felder gefüllt:

• Nachspann
• Vorspann
• Individuelle Terminangaben
• Ergänzender Text für die Gebührendarstellung
• Sonderfeld für die Termindarstellung im Web

Kurstage

Werden übernommen (aber nur solche mit Status " ", A und Z, Infoabend) - ggf. eigenen Kursort ergänzen:

Gebühren

Werden komplett übernommen - ggf. Fälligkeiten, Konto und Kostenstelle ergänzen:

Web

Hier wird die Webfreigabe gefüllt, falls im Aboprozess angehakt

Falls bei der Master-VHS gesetzt, werden zusätzlich folgende Felder gefüllt:

• Anmeldeart
• Webtext

Alle weiteren Felder sind entsprechend den Vorgaben der VHS händisch nachzuarbeiten, da idR sehr individuell.

Belegung

Die Belegung wird laufend unter allen beteiligten VHSn synchronisiert:

Abo-VHSn sehen bei fremden Buchungen lediglich den VHS-Namen als Platzhalter - die Master-VHS bekommt eine Firmenanmeldung der Abo-VHS samt Namen und Kontakt-Daten (e-Mail und Telefon) der Teilnehmer:innen eingebucht.

Stichworte (bayr. VHSn und onlinevhs.bayern)

Das für Online-Kurse in der onlinevhs.bayern wichtige Stichwort wird automatisch gesetzt:

Landesstatistik Bayern

Alle wichtigen Felder für die Landesstatistik Bayern werden automatisch gesetzt - auch VA 75 für Einzelveranstaltungen (1 Tag, <2 UE) ansonsten VA 76 und "Digitale Lernangebote", falls Online- oder Hybrid-Kurs.

Lediglich der bvv-FB muss noch gesetzt werden (falls auf der Seite 1 noch nicht geschehen), da als kleinster gemeinsamer Nenner der DVV-Fachbereich übertragen wird:

05.05b Kurs in itm:MANAGER nachbearbeiten/vervollständigen

05.05c Kurs in cmxOrganize nachbearbeiten/vervollständigen

Wird ergänzt, sobald cmxOrganize an das Portal angeschlossen ist!

05.06 Weiterleitung Anmeldewillige zur Master-VHS per Link (KOS-Modell)

Falls lediglich eine Weiterleitung von Anmeldewilligen bei der Abo-VHS zur Homepage der Master-VHS per Deep-Link (eine Anmeldung ist also nur bei der Master-VHS möglich) und ohne Abrechnung unter den Kooperationspartnern erfolgen soll ("KOS-Modell"), so ist auch dies mit vhsKOOP möglich!

Hinweis: Die Belegungen werden auch hier synchronisiert, so dass alle kooperierenden VHSn stets die aktuellen Belegungszahlen im Kurs hinterlegt haben und diese damit auch auf der Homepage aktuell sind.

Vorbereitung: passende Hinterlegung im Feld Verrechnungssatz

Beim Feld "Verrechnungssatz" muss in den Hinterlegungen ein Wort - wir empfehlen "Link" - hinterlegt sein:

Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird

Vorbereitungen im itm:MANAGER

Vorbereitungen in cmxOrganize

Vorbereitungen in KuferSQL - falls die künftige API verwendet wird

Master-VHS: Kurs vorbereiten

Im Feld "vhsKOOP-Verrechnungssatz" muss lediglch das hinterlegte Wort (z.B. "Link") statt einer Zahl ausgewählt werden:

So erkennt das Portal, dass bei diesem Kurs keine Verrechnung, sondern eine Weiterleitung erfolgen soll - auf dem Marktplatz wird es in den Details dann so dargestellt:

Abo-VHS: Kurs abonniert

Wenn eine VHS so einen Kurs abonniert, werden folgende Felder zusätzlich automatisch gefüllt:

1. Seite

Info

Web

Der Deep-Link auf den Kurs auf der Webseite der Master-VHS wird anhand der Angaben der Master-VHS beim Onboarding generiert.

06 Masterkurse: "meine Kurse" zur Freigabe

06.01 Kursübersicht - Masterkurse

Masterkurse

Bei den "Masterkursen" werden die aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse der eigenen VHS angezeigt - zuerst nur diejenigen, die im aktuellen Marktplatz (vhsKOOP oder ggf. Mini-Market) bereits zum Abo freigegeben sind!

Beim Filter "Programmbereiche vhs" werden (nur hier!) zur leicheren Sortierbarkeit ausnahmmsweise die im eigenen Verwaltungsprogramm hinterlegten Programmbereiche bzw. der Kategorienbaum verwendet - für andere VHSn nicht sichtbar! Weitergegeben wird nur der DVV-FB als "kleinster gemeinsamer Nenner".

Übersicht über bereits freigegebene Kurse

Durch die beiden vorausgewählten Filter "Nur in diesem Portal zum Abo freigegebene Kurse" und "Nicht zum Abo freigegebene Kurse ausblenden" wird eine Übersicht der bereits im jeweiligen Portal freigebenen Kurse angezeigt - in diesem Fall sind es die (wenigen) freigegebenen Kurse im Mini-Market:

Kurse zur Freigabe vorbereiten/anzeigen

In der Übersicht "Masterkurse" muss dafür der Filter-Haken bei "vhsKOOP-Key gesetzt" angeklickt werden und dafür die anderen beiden vorausgewählten Filter "Nur in diesem Portal zum Abo freigegebene Kurse" und "Nicht zum Abo freigegebene Kurse ausblenden" abgewählt werden.

Nach einem Klick auf "Filter anwenden" werden nun alle aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse mit gesetztem "vhsKOOP-Key" angezeigt - diese können dann zur besseren Übersicht noch entsprechend gefiltert werden:

Hier wurde z.B. nach einer Mitarbeiter:in (die im Verwaltungsprogramm hinterlegten Kürzel) gefiltert.

Es kann aber auch gezielt nach Kursnummer, Suchbegriff oder den im Verwaltungsprogramm hinterlegten Programmbereichen/Kategorienbaum der eigenen VHS (hier ausnahmsweise nicht der DVV-FB - s.o.) gefiltert werden.

06.02 Kurs zur Freigabe vormerken

Ein Kurs kann nach einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel ausgewählt und dann erstmal vorgemerkt werden:

Es ändert sich vorerst nur das Symbol des Kurses in der Masterkurs-Übersicht - mit der Funktion "Sammelfreigabe" können mehrere Kurse aus der Merkliste freigegeben werden:

06.03 Kurs direkt zum Abo freigeben

Kurs auswählen und freigeben

Ein Kurs kann nach einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel ausgewählt und dann direkt zum Abo freigegeben werden - zuerst sollten aber die Infos nochmal geprüft werden:

Mit dem Klick auf "Freigeben" erscheint - falls alle nötigen Felder im Verwaltungsprogramm gefüllt sind - folgendes Fenster:

Der Kurs kann (sofern Mitglied in einem oder mehreren Mini-Markets) auch wahlweise für ein anderes Portal freigegeben werden.

Fehlermeldung?

Falls der Kurs wegen fehlender Angaben nicht freigegeben werden kann, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung mit konkreter Angabe auf Fehlendes - "Kurs freigeben" ist ausgegraut/kann nicht angeklickt werden! Erst nach Komplettierung des Kurses im Verwaltungsprogramm (siehe auch 02a.01 Pflichtfelder in KuferSQL) und der Synchronisierung ins Portal vhsKOOP (kann ein wenig dauern), ist dann eine Freigabe möglich...

Kursfreigabe erfolgt

Nach erfolgreicher Freígabe erscheint folgende Bestätigung und das Angebot ist ab sofort für andere VHSn abonnierbar:

Unter "Termine" wird die Freigabe nun automatisch "dokumentiert"

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Bitte unbedingt beachten bei Online-/Hybrid-Kursen bayr. VHSn mit Nutzung von onlinevhs.bayern

Es muss bei der Master-VHS mit der Freigabe zum Abo unbedingt das "Master-Stichwort" hinterlegt sein:

BTW: Bei den bayr. Abo-VHSn wird übrigens automatisch bei Kursanlage das Stichwort vhs.portal:Master:externeKNR gefüllt:

06.04 Sammelkursfreigabe

Kurse aus der Merkliste auswählen und freigeben

Die Kurse aus der Merkliste werden hier alle aufgeführt - falls noch Kurs-Daten (Pflichtfelder) im Verwaltungsprogramm fehlen sollten, werden diese in der Spalte "Fehlende Daten" angezeigt. Diese Fehler können/müssen vor der Freigabe im Verwaltungsprogramm noch behoben werden:

Kontrollieren

Mit einem Klick auf das ">"-Symbol vor der Kursnummer können nochmal alle Kursdetails zur Kontrolle angezeigt werden:

Auswählen

Mit einem Klick auf die Checkbox ganz oben können alle Kurse gleichzeitg angemarkert werden - alternativ können auch nur einzelne Kurse durch Klick ausgewählt werden:

Marktplatz oder Mini-Market wählen

Für jeden Kurs wird hier ausgewählt, in welchem Marktplatz (vhsKOOP oder ggf. Mini-Market) der Kurs angeboten werden soll:

Kursfreigabe

Wenn alle Angaben korrekt sind, geht es für die ausgewählten Kurse (Anzahl wird unten links angezeigt) mittels „Bestätigen und freigeben“ weiter:

Aber vorher müssen noch die Konditionen und Nutzungsbestimmungen anerkannt werden - dann erst werden die Kurse freigegeben:

Kursfreigabe erfolgt

Nach erfolgreicher Freígabe erscheint folgende Bestätigung und das Angebot ist ab sofort für andere VHSn abonnierbar:

Unter "Termine" wurde die Freigabe nun bei allen freigegeben Kursen "dokumentiert":

---

Bitte unbedingt beachten bei Online-/Hybrid-Kursen bayr. VHSn mit Nutzung von onlinevhs.bayern

Es muss bei der Master-VHS mit der Freigabe zum Abo unbedingt das "Master-Stichwort" hinterlegt sein:

BTW: Bei den bayr. Abo-VHSn wird übrigens automatisch bei Kursanlage das Stichwort vhs.portal:Master:externeKNR gefüllt:

07 Abo-Kurse

07-01 Übersicht über abonnierte und vorgemerkte Kurse

Abo-Kurse

Hier wird eine Übersicht der abonnierten Kurse - und bei entsprechender Filtersetzung zusätzlich auch der vorgemerkten Kurse - angezeigt:

Vorgemerkten Kurs abonnieren

Geht auch direkt hier unter Abo-Kurse:

08 Mini-Market

08.01 Grundsätzliches zum Mini-Market

Mehrere VHSn, die vhsKOOP nutzen, können sich zu einem Mini-Market zusammenschliessen - dieser Bereich von vhsKOOP ist nur für die Mitglieds-VHSn sicht- und nutzbar!

Ein Mini-Market ist dafür gedacht, wenn Angebote exklusiv in einer begrenzten Gruppe geteilt werden sollen: z.B. für kooperierende VHSn einer Region oder andere Kooperations-Gruppen bzw. spezielle Angebote.

Zugang

Bei jeder Anmeldung erscheint die "Portalauswahl" mit den ggf. verfügbaren Mini-Markets neben dem "Hauptportal" vhsKOOP:

Es kann aber auch jederzeit über die Portalauswahl in der Kopfzeile das Portal gewechselt werden:

Erstellung

Derzeit müssen Mini-Markets durch die Fa. ITEM KG angelegt werden - auch die Mitglieds-VHSn werden durch die ITEM KG verwaltet.

Funktionalität

Innerhalb des Mini-Markets sind alle Funktionalitäten von vhsKOOP verfügbar - aber eben exklusiv für die Mitglieder...

08.02 Kurse im Mini-Market

Kurse zum Abo freigeben durch Master-VHS

Bei der Freigabe zum Abo muss das Portal/der Mini-Market ausgewählt werden, für das/den die Freigabe gelten soll:

Dies ist sowohl in der Sammelfreigabe als auch bei der Einzel-Freigabe möglich - hier wird exemplarisch der Kurs für den Test-Mini-Market "BW-Market" freigeben:

Marktplatzkurse des Mini-Markets

Auf dem Marktplatz des Mini-Markets sind nur die dafür freigegebenen Kurse sichtbar:

Masterkurse im Mini-Market

Hier sind "meine" für den Mini-Market bereits zum Abo freigebenen Kurse zu sehen:

Abo-Kurse im Mini-Market

Hier sind nun "meine" im Mini-Market abonnierten Kurse aufgelistet:

09 Abrechnung

09.01 Listendruck "Master Abrechnung"

Die Abrechnung der Master-VHS mit den Abo-VHSn (Rechnungsstellung vereinbarter Anteil am eingenommen Kurs-Entgelt) wird unterstützt durch die Funktion "Listendruck" - hier können Listen als PDF oder Excel-Datei erzeugt werden:

Nutzung für die Abrechnung

Abrechnung einzelner Kurse

Diese Listen können z.B. als Anhang für eine manuell erstellte Rechnung an die Abo-VHS genutzt werden.

Es wäre aber auch eine Möglichkeit, anhand der Auswertung die Firmenanmeldung der Abo-VHS in der Kursbelegung mit dem richtigen Saldo (Summe der "Split-Gebühr") zu versehen und dann aus dem Verwaltungsprogramm heraus eine Rechnung zu erzeugen.

Sammel-Abrechnung

Auch eine Sammel-Abrechnung (z.B. pro Semester/Periode/Quartal...) ist denkbar, sofern zwischen den VHSn so vereinbart - dafür würde sich die Excel-Auswertung anbieten, da hier nach Abo-VHS gruppiert werden könnte...

Filterung

Als Filter wird die KURS_ID (Kursnummer) vorgeschlagen:

Es können aber noch weitere Filter hinzugefügt werden:

Muster: Filter ein Kurs

Muster: Filter Kurse eines Nummernkreises innerhalb bestimmtem Zeitraum

PDF erzeugen

Durch einen Klick auf "Liste erstellen" (PDF ist als Standard vorausgewählt) wird gemäß dem eingestellten Filter (sofern Daten verfügbar) eine Liste erzeugt - diese kann mittels "Herunterladen" auf dem eigenen Rechner gespeichert werden:

Pro Teilnehmendem (Teilnehmer-Nr.) wird eine Zeile erzeugt - gemäß dem Verrechnungssatz ("Split-Anteil" für die Master-VHS) wird in der letztzen Spalte die "Split-Gebühr" angezeigt, die der Abo-VHS für diese Buchung in Rechnung gestellt wird.

Excel-Liste erzeugen

Durch einen Klick auf "Excel" und dann auf "Liste erstellen" wird gemäß dem eingestellten Filter (sofern Daten verfügbar) eine Liste erzeugt - diese kann mittels "Herunterladen" auf dem eigenen Rechner gespeichert werden:

Die Excel-Tabelle ist genauso aufgebaut wie die PDF - es sind hier natürlich Berechnungen etc. möglich: