vhsKOOP

Das Handbuch zum digitalen Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen - vhsKOOP

Erstmal Infos zu vhsKOOP gesucht? info.vhskoop.de

Inhaltsverzeichnis:

Austausch zu vhsKOOP gerne in unserer vhs.cloud-Netzwerkgruppe!

Schneller Überblick - erster Einstieg in vhsKOOP

Der digitale Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen - Kooperation braucht System: vhsKOOP bietet es.

Infos: info.vhskoop.de - kleiner Erklärfilm

Vision und Ziel:

vhsKOOP ermöglicht Kooperation statt Konkurrenz. Durch die Automatisierung vieler Verwaltungsprozesse wird das Anbieten und Nutzen von Kooperationskursen einfacher, transparenter und effizienter. So können Volkshochschulen ihre Angebote leichter teilen und gleichzeitig von den Kursen anderer profitieren.

vhsKOOP ist ein digitaler B2B-Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen – für Präsenz-, Online- oder Hybrid-Kurse.

Merkmale und Vorteile:

Rollen und Begriffe:

Technische Voraussetzungen:

Kosten und Bestellung:

Die Kosten sind beim Betreiber zu erfragen - derzeit gilt folgende vorläufige Preisübersicht: https://vhskoop.de/fileadmin/user_upload/Downloads/PREISÜBERSICHT_Volkshochschulen_vhskoop.pdf

Es fallen an:

Onboarding-Formular zur Bestellung: https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-18052/P3ZXNZ234SPKNS5I07

Vorbereitungen an der eigenen VHS:

Login ins Portal:

Nutzung des Bildungsmarktplatzes:

Regeln und Hinweise:

Bitte beachten Sie die allgemeinen Rahmenbedingungen zur Kursfreigabe und -übernahme (z. B. keine wesentlichen Änderungen nach Freigabe, feste Kursnummern, Einschränkungen bei bestimmten Kursarten). Details finden Sie im Kapitel 10 "Regeln und Hinweise".

Support und Hilfe:

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

Nutzungsvoraussetzungen  |  Onboarding  |  Vorbereitungen im Verwaltungsprogramm |  Login

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

Nutzungvoraussetzungen

  1. ein Verwaltungsprogramm: Derzeit werden KuferSQL und der itm:MANAGER (Lissy) unterstützt - cmxOrganize wird folgen
  2. Anbindung der VHS-Datenbank an vhsKOOP durch die Fa. ITEM KG (Schnittstelle itm:CONNECT) - ist bei KuferSQL-Kund:innen bereits installiert, sofern eine ITEM-Homepage, itm:PAGES, itm:LAYOUT, itm:FEEDBACK, itm:PORTAL, die onlinevhs BY oder BW und/oder die Kursmanagement-APP genutzt wird
  3. KuferSQL-Kunden:innen: ggf. zusätzlich Implementierung der Kufer REST-API durch die Fa. Kufer (noch nicht fertiggestellt)
  4. Mitarbeitenden-Login (muss mittels "Zugang anfordern" selber erstellt werden) - Mitarbeiter:in muss im Verwaltungsprogramm angelegt sein
  5. einen aktuellen Browser

Hier die Systemvoraussetzungen für die Schnittstelle zum itm:CONNECT Konnektor: https://doc.clickup.com/9012357241/p/h/8cjva3t-8532/55efd4bfa1ec39b

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.01 Onboarding - Registrierung der VHS starten

VHSn aus Baden-Württemberg und Bayern können sich ab sofort registrieren:

Hier geht es zum Onboarding-Formular: https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-18052/P3ZXNZ234SPKNS5I07

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses müssen die Nutzungsbedingungen anerkannt und weiter bestätigt werden, dass auch die Datenschutzerklärung angepasst wurde:
Bei Kooperationsveranstaltungen werden personenbezogene Daten von Teilnehmenden (Name, Vorname samt Telefonnummer und e-Mail-Adresse) zur Vertragserfüllung an die Master-VHS weitergeleitet. Dies muss aus der Datenschutzerklärung aller teilnehmender Einrichtungen ersichtlich sein - ein Muster-Text ist im Onboarding-Formular zu finden.

Bitte für das Formular bereithalten:

Je nachdem, ob itm:CONNECT (die Schnittstelle der ITEM KG, siehe 01 Nutzungsvoraussetzungen) bereits installiert ist, kann das ein wenig dauern.

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.02 Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses muss bestätigt werden, dass auch die Datenschutzerklärung angepasst wurde!

Bei Kooperationsveranstaltungen werden personenbezogene Daten von Teilnehmenden (Name, Vorname samt Telefonnummer und e-Mail-Adresse) zur Vertragserfüllung an die Master-VHS weitergeleitet. Dies muss aus der Datenschutzerklärung aller teilnehmender Einrichtungen ersichtlich sein!

Die Datenschutzerklärung Ihrer VHS sollte daher mindestens folgende Passage beinhalten:

Für die Teilnahme an Kooperationsveranstaltungen werden, wo zur Vertragserfüllung erforderlich, personenbezogene Daten an kooperierende Einrichtungen weitergeleitet. Das sind Name, Vorname und wenige Kontaktdaten (Telefonnummer und e-Mail-Adresse) der Teilnehmenden.

Die AGB müssen nicht zwingend angepasst werden.

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.03a Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird

Benutzerverwaltung vorbereiten

Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen eigenen Login/Account im Portal vhsKOOP anlegt - ein zentraler Login oder gar eine "extra Kennung" in der Benutzerverwaltung von KuferSQL ist nicht nötig.

Für das Anlegen eines Logins in vhsKOOP muss für jede:n Kolleg:in/potentiell Nutzenden ein aktiver Eintrag in der Kufer-SQL-Benutzerverwaltung mit mindestens einer gültigen E-Mail-Adresse und im Reiter "Schalter" mit dem Haken bei "Im Internet anzeigen" vorhanden sein:

01.03 Benutzerverwaltung.png

Die in der Benutzerverwaltung hinterlegte E-Mail-Adresse muss gültig und abrufbar sein (idealerweise die "echte" dienstliche Mail-Adresse), denn das Login-Anlegen/Anfordern läuft über das Mail-Konto!

Nutzer:innen des itm:PORTAL ".meine-vhs.de"

Sollte bereits ein Mitarbeiter:innen-Account im itm:PORTAL vorhanden sein (z.B. für itm:FEEDBACK oder für Honorar-Abrechnung), wird dieses schon vorhandene Web-Login auch für vhsKOOP benutzt!

Falls Passwort nicht mehr bekannt, mittels "Passwort vergessen" einfach neu vergeben!

Selten bei VHSn mit der Kursmanagement-APP

Sollte die KMA im Einsatz sein, so kann es nötig sein, dass die Fa. ITEM zuerst für die VHS die Benutzerdaten verknüpfen muss - sollte also beim (ersten!) Anfordern eines Accounts für die VHS eine "seltsame" Fehlermeldung kommen und sicher der Haken "im Internet anzeigen" (KuferSQL) und eine korrekte Mail-Adresse (immer) in der Benutzerverwaltung des Verwaltungsprogrammes gesetzt sein, bitte ein "Technik-Support-Ticket" bei ITEM eröffnen.

Benutzerdaten kann auch jeder User selber kontrollieren/eingeben

Über "User" und "meine Daten und Einstellungen" können E-Mail-Adresse und der unbedingt erfoderliche Haken bei "Im Internet anzeigen" auch selber kontrolliert und ggf. gesetzt werden:

01.03 user.png

Freie Felder für Kursstamm anlegen

Es müssen unter Einstellungen -> zentrale Einstellungen -> Felder drei neue frei definierbare Felder im Kursstamm angelegt werden (auf die Lupe mit dem Plus klicken, dann erscheinen auch die Felder jenseits der 8):

01.03 zentrale Einstellungen.png

Die freien Felder 38, 39 und 40 im Kursstamm nun bitte zuerst wie folgt beschriften:

01.03 freie Felder.png

Danach sollte es so aussehen - nun bitte auf OK klicken, bevor die Felder weiter definiert werden:

01.03 beschriftung beenden neu.png

Felder definieren

Nun müssen die drei Felder noch definiert werden - dazu nochmal via Lupe die weiteren Felder aufrufen und nacheinander die Pfeile nach unten anklicken:

01.03 felder definieren.png

38 & 39 als Auswahlfelder mit Checkbox

Die beiden Felder 38 und 39 müssen nun als „Checkbox“ definiert werden:

01.03 checkbox.png

40 als Textfeld mit Hinterlegungen für Verrechnungssatz

Feld 40 ist für den Verrechnungssatz dagegen wie folgt als "Text" zu definieren - mit 4 Zeichen Länge.

In der "Hinterlegung für die erlaubten Feldeinhalte" können nun ganze Zahlen für die gewünschten Verrechnungssätze (% des TN-Engelts, das durch die Abo-VHS an die ausführende Master-VHS zu zahlen ist - ähnlich wie im Bild) und/oder ggf. das Wort "Link" (siehe unten) eintragen werden:

01.03 freie felder.png

Die Hinterlegung der Verrechnungssätze in Feld 40 kann völlig frei gewählt werden, es müssen lediglich ganze Zahlen sein. Hier im Bild ist ein Vorschlag für Hinterlegungen zu sehen: Falls eine Master-VHS z.B. generell nur einen oder wenige Verrechnungssätze anbieten will, macht es ggf. Sinn, auch nur die eine Zahl oder eben die wenigen vorgegebenen Werte in die Hinterlegung einzutragen.

Falls eine Master-VHS auch die Variante "Weiterleitung Anmeldewillige zur Master-VHS per Link (KOS-Modell)" nutzen will, so muss in die Hinterlegung ein Wort eingetragen werden (das Portal unterscheidet, ob eine Zahl oder eben nicht beim Angebot hinterlegt ist!) - wir empfehlen das Wort "Link". Falls eine Master-VHS ausschließlich die Variante "Weitermeldung" nutzen will, so kann auch allein das Wort hinterlegt werden.

Diese Hinterlegung kann jederzeit auch später an die Bedürfnisse der VHS angepasst werden!

Freie Felder für vhsKOOP nun soweit fertig!

Die 3 freien Felder sind nun normalerweise bereits auf der 4. Seite unter "Frei wählbare Eigabefelder" sichtbar beim Kurs.

Hinweis für KuferSQL Version 4: Da sind die 3 freien Felder abweichend auf der Lasche "5. Seite".

01.03 Seite 4.png

Empfehlung: "Externe Kurs-Nr." auf "nur lesen"

Das Feld "Externe Kursnummer" (3. Seite im Kursstamm) wird für ab ca. Mitte Oktober 2025 bei zum Abo freigegebenen Kursen (nicht rückwirkend!) zwingend für die individuelle, automatisch vergebene "COOP-Id" des Kurses (bei Master- und Abo-VHS) verwendet, die eine zentrale Rolle bei der Synchronisation spielt und daher nicht verändert werden darf:

Aus diesem Grund ist es sehr sinnvoll, das Feld auf "nur lesen" zu setzen/setzen zu lassen, damit der Inhalt nicht versehentlich geändert wird!

Dies ist in der Benutzerverwaltung (idealerweise zentral in einer Gruppe) unter "Feld-Rechte" möglich, wie hier zu sehen:

Hinweis: Das Fenster "Rechte-Auswahl" bleibt nach dem Klick auf "OK" offen stehen und schließt sich nicht automatisch!

Anschließend wird das Feld wie folgt in grau angezeigt und kann nicht mehr geändert werden:

Freie Felder im Kurs ggf. individualisieren

Diese können nun aber fakultativ noch unter Einstellungen -> zentrale Einstellungen -> System -> Individualseite Kurs "besser/klarer" platziert werden!

01.03 individual.png

Vorschlag, wie es z.B. mit einem zusätzlichen Reiter für die vhsKOOP-Felder aussehen könnte:

01.03. freie Felder 3.png

Diese beispielhafte Anzeige der vhsKOOP-Felder wird erreicht durch Bearbeiten der drei Felder auf folgende Einstellungen und dann die Umbennung des Reiters "Individualseite 2":

01.03 feld bearbeiten.png

Alle drei Felder nacheinander bearbeiten, dabei auf 3 unterschiedliche Werte bei "Obere Postition" achten und immer mit OK bestätigen - zur Kontrolle baut sich die Vorschau entsprechend nach und nach auf, wenn auch unten die "Individualseite 2" ausgewählt wurde:

01.03 Seite 2.png

So sollte es dann aussehen - bitte unbedingt darauf achten, dass die Werte in der Spalte "Oben" unterschiedlich sind (wenn jeweils "20" drin steht, liegen die 3 Felder unbenutzbar übereinander!):

01.03. freie Felder 4.png

Jetzt kann noch der Reiter für die Individualseite 2 umbenannt werden:

01.03 reiter benenen.png

Nicht vergessen: Diese Layout-Einstellungen für die Individualseiten noch final unten rechts mit "OK" bestätigigen:

IMG_0999.jpeg

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.03b Vorbereitungen im itm:MANAGER

Hier muss lediglich überprüft werden, ob in der Benutzerverwaltung eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist - die weiteren nötigen Felder für vhsKOOP sind bereits vorhanden.

Sollte die VHS bereits Mitarbeiter:innen-Accounts (Web-Login) im itm:PORTAL haben (z.B. für itm:FEEDBACK oder für Honorar-Abrechnung), kann dieser Punkt übersprungen werden, denn es werden dann in vhsKOOP die schon vorhandenen Zugangsdaten benutzt!

Benutzerverwaltung und vhsKOOP-Login

Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen eigenen Login/Account im Portal vhsKOOP anlegt - ein zentraler Login oder gar eine "extra Kennung" in der Benutzerverwaltung ist nicht nötig.

Voraussetzung für Login

Eine gültige E-Mail-Adresse muss im itm:MANAGER beim Benutzer hinterlegt sein! Diese ist dann der Benutzername in vhsKOOP und muss auch abrufbar sein.

Sollte eine solche fehlen, kann diese in der Benutzerverwaltung (1) beim Benutzer (2) mit einem Rechtsklick und dann "Benutzer bearbeiten"(3) im Feld E-Mail (4) hinterlegt werden:

01.04 Benutzerverwaltung neu.jpg

Account in vhsKOOP anlegen

Sobald diese E-Mail-Adresse eingetragen wurde, kann in vhsKOOP ein neuer Zugang angelegt werden.

Web-Login erfolgreich angelegt

So sollte es dann anschließend in der Benutzerverwaltung aussehen:

01.04 Benutzerverwaltung.jpg

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.03c Vorbereitungen in cmxOrganize

Wird ergänzt, sobald CMX angeschlossen ist. under-construction-150271_640.png

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.04 Zugang anfordern - Login-Daten selber anlegen

Dann können Sie jetzt endlich einen Zugang zum Portal anfordern!

Nutzer:innen-Account in vhsKOOP

Prinzipiell richtet sich jede:r Nutzer:in sich selber einen Account im Portal vhsKOOP ein.

Bitte darauf achten: Ein Zugang kann nur mit der (identischen) E-Mail-Adresse angefordert werden, die auch im Verwaltungsprogramm in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist - ausserdem muss Zugriff auf das Postfach bestehen, damit der Zugang aktiviert werden kann!

Ausnahme Nutzer:innen des itm:PORTAL ".meine-vhs.de"

Sollte bereits ein Mitarbeiter:innen-Account im itm:PORTAL vorhanden sein (z.B. für itm:FEEDBACK oder für Honorar-Abrechnung), wird dieses schon vorhandene Web-Login auch für vhsKOOP benutzt!

Falls Passwort nicht mehr bekannt, mittels "Passwort vergessen" einfach neu vergeben!

Selten bei VHSn mit der Kursmanagement-APP

Sollte die KMA im Einsatz sein, so kann es nötig sein, dass die Fa. ITEM zuerst für die VHS die Benutzerdaten verknüpfen muss - sollte also beim (ersten!) Anfordern eines Accounts für die VHS eine "seltsame" Fehlermeldung kommen und sicher der Haken "im Internet anzeigen" (KuferSQL) und eine korrekte Mail-Adresse (immer) in der Benutzerverwaltung des Verwaltungsprogrammes gesetzt sein, bitte ein "Technik-Support-Ticket" bei ITEM eröffnen.

Neuen Zugang anfordern

Jede:r Nutzer:in richtet sich selber einen Account im Portal vhsKOOP ein: "Neuer Zugang".

03.01 Zugang.png

Zugang anlegen

Hier muss identisch die E-Mail-Adresse genutzt werden, die im Verwaltungsprogramm beim User-Account eingetragen ist - so ist sichergestellt, dass sich niemand unberechtigt Zugriff verschaffen kann.

(Hier wird gezeigt, wie das in der Benutzerverwaltung von KuferSQL eingestellt werden muss)

03_01_2 Zugang anlegen.png

Hier muss erst die eigene VHS im Drop-down-Menü ausgewählt werden und dann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, damit der "Abschicken"-Knopf nutzbar wird.

Zugang aktivieren

Es wird nun automatisch eine Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet, sofern diese im Verwaltungsprogramm bekannt ist: Erst nachdem der Account mittels Klick auf den Link im e-Mail bestätigt wurde, ist eine Anmeldung möglich.

Bitte beachten: Dieses Mail wird vom eigenen Mailserver aus gesendet (nicht von ITEM oder vhsKOOP!) - Absender ist die beim Onboarding angegebene "E-Mail Adresse für den Empfang von allgemeinen Nachrichten von vhsKOOP".

Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden.

Link: [app.vhskoop.de/login/requestLogin]

Fehlermeldung?

03.01 Aussenstellen.jpg

Sollte diese (oder eine ähnliche) Fehlermeldung erscheinen, dann bitte prüfen, ob in der Benutzerverwaltung innerhalb KuferSQL beim Benutzer wirklich der Haken „im Internet anzeigen“ aktiviert ist und auch, ob die E-Mail-Adresse "sauber" (kein "unsichtbares" Leerzeichen mitkopiert?) und richtig in der Benutzerverwaltung erfasst ist! (Das kann jeder Nutzer übrigens auch selber unter "User" und "meine Daten und Einstellungen" prüfen und ändern!)

03.01 Fehler.png

Wenn das alles nichts hilft, ist es sinnvoll, mit der hinterlegten e-Mail-Adresse noch die Funktion "Passwort vergessen" zu testen - soll schon Wunder gewirkt haben ;-)

Sollte alles nichts helfen, bitte ein "Technik-Support-Ticket" bei ITEM eröffnen...

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.05 Login

Link: [app.vhskoop.de/login]

Zum Einloggen muss erst die eigene VHS ausgewählt werden, dann die E-Mail-Adresse und schließlich das Passwort eingegeben werden, damit der "Einloggen"-Knopf nutzbar wird:

03.02 Login.png

Auf Wunsch kann der Haken bei "Eingeloggt bleiben" gesetzt werden - dann merkt sich der eigene Browser die Zugangsdaten (bitte nur auf einem gut abgesicherten, persönlichen Gerät setzen).

Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden.

01 Einrichtung & Zugang - Schritt für Schritt

01.06 Probleme mit dem Zugang? "Passwort vergessen" probieren

Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden:

03.03 PW vergessen.png

Hier muss erst die eigene VHS im Drop-down-Menü ausgewählt werden und dann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, damit der "Abschicken"-Knopf nutzbar wird:

03_03_2 Passwort anfordern.png

Es wird nun eine Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet, sofern diese bereits bekannt ist: So kann dann ein neues Passwort vergeben werden.

Bitte beachten: Dieses Mail wird vom eigenen Mailserver aus gesendet (nicht von ITEM oder vhsKOOP!) - Absender ist die beim Onboarding angegebene "E-Mail Adresse für den Empfang von allgemeinen Nachrichten von vhsKOOP".

Link: [app.vhskoop.de/login/resetPassword]

02 Zurechtfinden: Aufbau des Portals - Rollen & Begriffe

Onboarding & Login erfolgreich absolviert: Wie ist das Portal aufgebaut?

02 Zurechtfinden: Aufbau des Portals - Rollen & Begriffe

02.01 Übersicht

04-01-vhskoop-zurechtfinden.png

Kopfzeile

Mitte

In der Mitte ist zu sehen, in welchem Portal/Marktplatz ich mich gerade befinde - falls die eigene VHS auch Teil eines oder mehrerer Mini-Markets ist, kann mittels "Portale" jederzeit gewechselt werden:

04-01-Portale.png

Rechts

Rechts sind folgende Funktionen zu finden:

04-01-Symbole.png

Portal

Kursübersicht

Hier ist die (Auswahl der) Kursübersichten zentral:

04-01-Übersichten.png

Marktplatzkurse: Welche Kurse sind verfügbar

Masterkurse: Welche Kurse hat meine VHS (=Master-VHS) zum Abonnieren angeboten

Abo-Kurse: Welche Kurse habe ich als Abo-VHS von anderen VHSn abonniert/ins Angebot übernommen

Suchfilter

Rechts stehen jeweils passend zur Kursübersicht Suchfilter zur Verfügung:

04-01-Suchfilter.png

Fusszeile

Hier findet sich die Legende mit Erklärung der verwendeten Symbole:

04-01-Legende.png

02 Zurechtfinden: Aufbau des Portals - Rollen & Begriffe

02.02 Filter "Auswahl vhs" und Entfernungseinstellung

Im Marktplatz kann die Anzeige der Kurse auf einzelene oder mehrere VHSn eingeschränkt werden, um mehr Übersichtlichkeit zu haben und/oder auf einen Umkreis einzuschränken:

04.02 vhs aus.png

VHSn auswählen

Durch Klick auf den Pfeil neben "vhs auswählen" wird eine Liste aller im gewählten Portal/Mini-Market aktiven VHSn angezeigt - die Zahl im Klammern dahinter zeigt die Anzahl der hier zum Abo freigebenen Angebote an:

04.02 vhs Liste komplett.png

Durch Klick auf eine oder mehrere VHSn auf dieser Liste werden diese ausgewählt und als Kürzel dargestellt - durch das "x" daneben kann die VHS auch wieder aus der Auswahl entfernt werden. Durch Klick auf "Filter anwenden" wird die Liste der Kurse auf die ausgewählten VHSn eingechränkt:

04.02 vhs Filter anwenden.png

VHS-Auswahl auf Entfernung einschränken

Um die Anzahl der angezeigten VHSn zu verkleinern, kann die Entfernung mit dem "Schieberegler" darunter in Stufen eingestellt werden:

04.02 vhs km.png

Dadurch werden deutlich übersichtlicher nur noch VHSn innerhalb des gewählten Radius angezeigt und können nun passend ausgewählt werden:

04.02 vhs Liste.png

02 Zurechtfinden: Aufbau des Portals - Rollen & Begriffe

02.03 Rollen & Begriffe

Kurse können freigegeben oder von anderen VHSn übernommen werden - jede teilnehmende VHS kann beide Rollen übernehmen:

• Master-VHS: gibt eigene Kurse frei

• Abo-VHS: übernimmt Kurse anderer Volkshochschulen

• Mini-Market: meist geschlossener Marktplatz für gezielte Kooperationen

03 Nutzung von vhsKOOP - eine Übersicht

Nachdem jetzt der Zugang zu vhsKOOP eingerichtet und ein erster Überblick erfolgt ist, geht es nun endlich ans "Eingemachte": Kurse abonnieren und/oder zum Abo freigeben!

Nicht vergessen: Die COOP-Id (im Feld externe Kurs-Nr.) nicht verändern und Kurse nie löschen - Kursnummern möglichst nicht mehr ändern!!!!!!

Bitte beachten: Gebührensätze nicht ändern!

Schritt für Schritt wird die Nutzung beschrieben:

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

Kurs(e) auswählen  |  Merkliste  |  Abonnieren  |  Sammelabo  |  im Verwaltungsprogramm nachbearbeiten

Hinweis: Die Suchfilter im Marktplatz blenden die eigene Volkshochschule aus - die eigene VHS ist daher auch nie unter "Auswahl vhs" in der Liste zu finden!

Bitte beachten: Das Abonnement eines Kurses kann nicht mehr geändert oder rückgängig gemacht werden - ebensowenig darf die COOP-Id (im Feld externe Kurs-Nr.) verändert und der Kurs gelöscht werden!!! 

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.01 passenden Kurs im Marktplatz auswählen

Marktplatz

Die Übersicht Marktplatzkurse zeigt alle verfügbaren Kooperations-Angebote an - diese können vorgemerkt oder direkt abonniert werden:

05-01-masterkurse.png

Hier wurde beispielhaft auf Kurse ab dem 01.02.2025 und noch nicht abonnierte Kurse gefiltert.

Suchfilter

Die umfangreichen Suchfilter auf der rechten Seite schränken die Anzeige der Angebote auf dem Marktplatz entsprechend ein.

Es kann gezielt nach Suchbegriff, einzelne VHSn, Wochentage, Uhrzeiten, Programmbereichen (DVV-FB) und der Kursart gefiltert werden, um hier nur relevante Angebote angezeigt zu bekommen.

Mittels "Filter anwenden" wird die Filterung entsprechend durchgeführt:

05-01 Filter anwenden.png

Auswahl vhs

Hier können gezielt VHSn aus der Liste gewählt werden (die Kürzel werden dann angezeigt) und/oder der Abstand in km verändert werden - ansonsten werden alle anbietenden VHSn angezeigt:

05-01 Auswahl vhs.png

Programmbereiche dvv

Hier sind - als kleinstem gemeinsamen Nenner - die sechs DVV-Programmbereiche auswählbar.

05-01 Programmbereich.png

Es können auch mehrere Unterkategorien zugleich ausgewählt werden.

Kursart

Hier kann nach Alle - Online - Präsenz - Hybrid gefiltert werden.

05-01 Kursart.png

Der Filter auf Online- und Präsenz-Kurse zeigt immer auch als hybrid gekennzeichnete Angebote!

Kurse der eigenen VHS

sind standardmäßig ausgefiltert, können aber im Suchfilter "eingeschaltet" werden:

05-01-eigene-Kurse.png

Detailansicht

Mit einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel wird die Detailansicht zu diesem Kurs angezeigt:

05-03 Detailansicht.png

Hier sind nun alle wichtigen Infos zum Kurs verfügbar - z.T. erst durch einen Klick sichtbar.

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.02 Kurs auf Merkliste setzen

Ein ausgewählter Kurs kann in der Detailansicht (nach Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel) auf die Merkliste gesetzt werden:

05-03 Kurs Merkliste.png

Der Kurs hat nun ein zusätzliches Symbol in der Marktplatzkurs-Übersicht. Unter Abo-Kurse kann die Veranstaltung bei entsprechender Filterung auch angezeigt (und abonniert) werden - über die Funktion "Sammelabo" können mehrere Kurse aus der Merkliste gleichzeitig abonniert werden:

05-02-Sammelabo.png

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.03 Kurs direkt abonnieren

Kurs auswählen und prüfen

Der ausgewählte Kurs muss in der Detailansicht (nach Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel) geöffnet werden:

05-03 abonnieren.png

Nach einer Prüfung aller Infos kann dann auf "Abonnieren" geklickt werden.

Abo-Vorgang

Hier können nochmal die wichtigsten Infos kontrolliert werden - solange noch Pflichtangaben fehlen, ist das Feld "Kurs abonnieren" ausgegraut und nicht klickbar:

05-03 Abo 1.png

Nach Eingabe einer Kursnummer und des passenden Semesters/Periode (das sofortige Setzen der Webfreigabe ist fakultativ) und der Bestätigung des Verrechnungssatzes kann nun "Kurs abonnieren" geklickt werden:

05-03 Abo 2.png

Sofern die Kursnummer nicht schon vergeben ist (es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung), ist der Kurs nun abonniert und wird sofort im Verwaltungsprogramm angelegt:

05-03 Abo 3.png

Eintragungen bei abonnierten Kursen

Beim Abo-Kurs werden im Verwaltungsprogramm zusätzlich automatisch 3 Eintragungen vorgenommen - so können Abo-Kurse besser gefunden/danach ausgewertet werden bzw. es kann der Abo-Vorgang nachvollzogen werden.:

Der Kurs erhält automatisch die individuelle "COOP-Id" des Master-Kurses:

Diese wird in das Feld "exerne Kurs-Nr." geschrieben und ist damit auch im Titel sichtbar:

Die "COOP-Id" darf nicht geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe)

Es wird das Kennzeichen "100" gesetzt:

05-03 Kennzeichen.png

Unter "Termine" ist dann u.a. auch der Verrechnungssatz nachvollziehbar:

05-03 Termine.png

Nacharbeiten nicht vergessen

Der Kurs ist nun ziemlich komplett angelegt - je nach Verwaltungsprogramm und den internen Abläufen der VHS werden aber noch Nacharbeiten erforderlich sein...

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.04 Sammelabo

Hinweis: Beide Merklisten sind "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:in an einer VHS einen Kurs vormerkt, so ist dieser für alle Benutzer:innen dieser VHS vorgemerkt!

Sammelabo "mit Ruhe und Bedacht" verwenden!!!

Wenn alle Eingaben fehlerfrei sind, wird durch Klick auf "Bestätigen und abonnieren" keine Zusammenfassung oder ähnliches mehr angezeigt: Es wird sofort ohne weitere Rückfrage durchgeführt!

Gerade bei einer größeren Menge an Kursen kann da leicht was "durchrutschen" und nicht mehr rückgägngig gemacht werden, auch die Kursnummer ist "festgeschrieben" - daher immer "mit Vorsicht" verwenden:

Kurse aus der Merkliste auswählen und abonnieren

05-04-Sammelabo.png

Die Kurse aus der Merkliste werden hier alle aufgeführt:

05-04-Sammelabo-Liste.png

Kontrollieren

Mit einem Klick auf das ">"-Symbol vor der Kursnummer können nochmal alle Kursdetails zur Kontrolle angezeigt werden:

05-04-Kontrolle.png

Auswählen

Erst müssen "Neue Kursnummer" und "Semester/Periode" (Pflichtfelder) ausgefüllt werden, bevor mittels Checkbox vor der Kursnummer ausgewählt werden kann (ansonsten ausgegraut und nicht klickbar):

05-04-vervollständigen.png

Das sofortige Setzen der Webfreigabe ist fakultativ!

Abonnieren

Nach Eingabe der Kursnummern samt passenden Semestern/Perioden und dem Markieren der gewünschten Kurse kann nun "Bestätigen und abonnieren" geklickt werden:

05-04-abonnieren.png

Jetzt müssen noch die Verrechnungssätze akzeptiert werden:

05-04-bestätigen.png

Sofern Kursnummer(n) schon vergeben sein sollten, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und der Vorgang muss abgebrochen und für die fehlerhaften Kurse(e) wiederholt werden - Kurse ohne Fehler wurden aber trotzdem abonniert, daher verbleiben nur nicht abonnierte Kurse in der Merkliste und können mit geänderter Kursnummer erneut abonniert werden!

05-04-KNR-vergeben.png

Abo erfolgt - Kurse im Verwaltungsprogramm

Wenn alles passt, sind die Kurse nun abonniert und werden sofort im Verwaltungsprogramm angelegt:

05-04-erfolgreich.png

Eintragungen bei abonnierten Kursen

Bei den Abo-Kursen werden im Verwaltungsprogramm zusätzlich auch automatisch 3 Eintragungen vorgenommen - so können Abo-Kurse besser gefunden/danach ausgewertet werden bzw. es kann der Abo-Vorgang nachvollzogen werden.:

Der Kurs erhält automatisch die individuelle "COOP-Id" des Master-Kurses:

Diese wird in das Feld "exerne Kurs-Nr." geschrieben und ist damit auch im Titel sichtbar:

Die "COOP-Id" darf nicht geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe)

Es wird das Kennzeichen "100" gesetzt:

05-03 Kennzeichen.png

Unter "Termine" ist dann u.a. auch der Verrechnungssatz nachvollziehbar:

05-03 Termine.png

Nacharbeiten nicht vergessen

Der Kurs ist nun ziemlich komplett angelegt - je nach Verwaltungsprogramm und den internen Abläufen der VHS werden aber noch Nacharbeiten erforderlich sein...

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.05a Kurs in KuferSQL nachbearbeiten/vervollständigen

Je nach den internen Vorgaben/Abläufen in der VHS werden wohl noch Nacharbeiten erforderlich sein:

Zu den Pflichtfeldern siehe 02a.01 Pflichtfelder in KuferSQL + diese weiteren Felder können gefüllt und übertragen werden: 02a.01 weitere übertragene Felder in KuferSQL

Bitte auch bei Änderungen/Anpassungen immer die "allgemeinen Hinweise bzw. Regeln zur Nutzung von vhsKOOP" beachten, hier insbesondere: Wenige Änderungen bei der Abo-VHS

Muster-Checkliste

Hier ein Muster für eine Checkliste (Word-Datei zum Download) - muss aber wohl jede VHS für die eigene Systematik anpassen: https://d.vhs.cloud/d.php/1/6/0.240518168834.eUokxMzCcRFCvsq71ui8MBQJ.Lzk2LzEwMw

Seite 1

Ein Großteil der Felder werden automatisch gesetzt - wenige Ergänzungen/Änderungen erforderlich:

05-04 Seite 1.png

Wichtiger Hinweis zum "Titel" und zum "Titel für Programmheft": Änderungen in diesen beiden Feldern (z.B. Anpassung an eigene Schemata) werden bei Änderungen im Verwaltungsprogramm der Master-VHS hier nicht überschrieben, da aus der automatischen Synchronisation ausgenommen!

Am Ende des Info-Textes des Master-VHS werden automatisch folgende Zeilen angehängt:

Auch der Info-Text wird bei Änderungen im Verwaltungsprogramm der Master-VHS lokal nicht überschrieben, da aus der automatischen Synchronisation ausgenommen!

Als Kursleitung wird die Master-VHS eingetragen - fakultativ kann die Kursleitung aber zusätzlich als DOZ in KuferSQL angelegt werden (falls noch nicht vorhanden) und dann als weiterer Dozent dem Kurs hinzugefügt werden.!

Ggf. muss ein landesspezifischer Fachbereich noch gesetzt werden, da als kleinster gemeinsamer Nenner der DVV-Fachbereich übertragen wird.

Falls bei der Master-VHS gesetzt, werden folgende Felder (keine Pflichtfelder!) mit übertragen:

Seite 3

Viele Felder werden automatisch übernommen - ggf. werden aber Ergänzungen erforderlich sein:

05-04 Seite 3.png

"Belegen nur bis Maximum" wird bei Abo-Kursen automatisch gesetzt - und sollte als Schutz vor Überbuchung auch immer gesetzt bleiben!

Die vorhandenen Zugangsdaten der Master-VHS bei Online-Kursen werden übertragen - da die Hinterlegung der genutzten Software in KuferSQL individuell ist, wird die Bezeichnung der Software hilfsweise ins Info-Feld eingetragen und kann so leicht eingestellt werden.

Falls bei der Master-VHS gesetzt, werden folgende Felder mit übertragen:

Programmheft

Nur falls bei der Master-VHS gesetzt, werden folgende Felder gefüllt:

Kurstage

Werden übernommen (aber nur solche mit Status " ", A und Z, Infoabend) - ggf. eigenen Kursort ergänzen:

05-04 Kurstage.png

Gebühren

Werden komplett übernommen - ggf. Fälligkeiten, Konto und Kostenstelle ergänzen:

05-04 Gebühren.png

Web

Hier wird die Webfreigabe gefüllt, falls im Aboprozess angehakt.

Der Webtext wird entweder aus dem Info-Text oder - falls bei der Master-VHS gefüllt - aus dem Webtext gesetzt.

Falls bei der Master-VHS gesetzt, wird die Anmeldeart entsprechend eingetragen.

Alle weiteren Felder sind entsprechend den Vorgaben der VHS händisch nachzuarbeiten, da idR sehr individuell.

Belegung

Die Belegung wird laufend unter allen beteiligten VHSn synchronisiert:

05-04 Belegung.png

Abo-VHSn sehen bei fremden Buchungen lediglich den VHS-Namen als Platzhalter - die Master-VHS bekommt eine Firmenanmeldung der Abo-VHS samt Namen und Kontakt-Daten (e-Mail und Telefon) der Teilnehmer:innen eingebucht.

Stichworte (bayr. VHSn und onlinevhs.bayern)

Das für Online-Kurse in der onlinevhs.bayern wichtige Stichwort wird automatisch gesetzt:

05-04 Stichworte.png

Landesstatistik Bayern

Alle wichtigen Felder für die Landesstatistik Bayern werden automatisch gesetzt - auch VA 75 für Einzelveranstaltungen (1 Tag, <2 UE) ansonsten VA 76 und "Digitale Lernangebote", falls Online- oder Hybrid-Kurs.

Lediglich der bvv-FB muss noch gesetzt werden (falls auf der Seite 1 noch nicht geschehen), da als kleinster gemeinsamer Nenner der DVV-Fachbereich übertragen wird:

05-04 Statistik.png

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.05b Kurs in itm:MANAGER nachbearbeiten/vervollständigen

Der Kurs ist nun im itm:MANAGER angelegt und unter der beim Abo-Vorgang gewählten Kursnummer zu finden - je nach den internen Vorgaben/Abläufen in der VHS werden nun wohl noch Nacharbeiten erforderlich sein.

Am Ende des Info-Textes aus der Master-VHS wurden automatisch folgende Zeilen angehängt:

Bitte auch bei Änderungen/Anpassungen immer die "allgemeinen Hinweise bzw. Regeln zur Nutzung von vhsKOOP" beachten, hier insbesondere: Wenige Änderungen bei der Abo-VHS

Raum und Kursleitung

Dozent:in und Raum werden nicht in der Datenbank angelegt (würde die Datenbank unnötig aufblähen), sondern sind im Info-Text angehängt - weiter werden diese unter "Web-Spezifische Texte" automatisch hinterlegt:

05.05b Abo-Kurse.png

under-construction-150271_640.png

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.05c Kurs in cmxOrganize nachbearbeiten/vervollständigen

Wird ergänzt, sobald cmxOrganize an das Portal angeschlossen ist!

under-construction-150271_640.png

04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

04.06 Besonderheiten bei der Weiterleitung Anmeldewilliger zur Master-VHS per Link ("KOS-Modell")

Falls lediglich eine Weiterleitung von Anmeldewilligen bei der Abo-VHS zur Homepage der Master-VHS per Deep-Link (eine Anmeldung ist also nur bei der Master-VHS möglich) und ohne Abrechnung unter den Kooperationspartnern erfolgen soll ("KOS-Modell"), so ist auch dies mit vhsKOOP möglich!

https://kos.vhs-sprachen.online

Hinweis: Die Belegungen werden auch hier synchronisiert, so dass alle kooperierenden VHSn stets die aktuellen Belegungszahlen im Kurs hinterlegt haben und diese damit auch auf der Homepage aktuell sind.

Solche Kurse sind im Marktplatz wie folgt erkennbar:

05.06. Marktplatz.png

Abo-VHS: Kurs abonniert

Wenn eine VHS solch einen Kurs abonniert, werden folgende Felder zusätzlich automatisch gefüllt:

1. Seite

05.06. Warnhinweis.png

Info

Vor den Info-Text wird automatisch "Online-Kurs in Kooperation mit vhs ???. Es gelten die AGB der durchführenden vhs." gesetzt.

Dieser Text ist im Verwaltungsprogramm nicht editierbar! Da die "Kooperation Online-Sprachkurse" (KOS) sich um Online-Kurse dreht, wird - analog zur KOS-Schnittstelle - hier automatisch "Online-Kurs" eingetragen.

Web

05.06. Web.png

Hinweis: Der Deep-Link auf den Kurs auf der Webseite der Master-VHS wird automatisch anhand der Angaben der Master-VHS beim Onboarding generiert.

gezielte Suche

Es kann nach solchen Kursen gesucht werden, indem auf dem Marktplatz "v2g_split:Link" in das Eingabefeld "Suchbegriff" eingeben wird:

05 Kursübersicht "Abo-Kurse" (Abo-VHS)

Übersicht über bereits abonnierte Kurse und/oder Vormerkungen 

05 Kursübersicht "Abo-Kurse" (Abo-VHS)

05.01 Übersicht über abonnierte und vorgemerkte Kurse

Abo-Kurse

Hier wird eine Übersicht der abonnierten Kurse - und bei entsprechender Filtersetzung zusätzlich auch der vorgemerkten Kurse - angezeigt:

07-01 Abo-Kurse.png

Vorgemerkten Kurs abonnieren

Geht auch direkt hier unter Abo-Kurse:

07-01 Vormerk-Kurs-abonnieren.png

05 Kursübersicht "Abo-Kurse" (Abo-VHS)

05.02 Verweis zu Sammelabo vorgemerkter Kurse

Hinweis: Beide Merklisten sind "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:in an einer VHS einen Kurs vormerkt, so ist dieser für alle Benutzer:innen dieser VHS vorgemerkt!

Bitte die Funktion Sammelabo stets "mit Ruhe und Bedacht" verwenden!!!

Hinweis: Gerade bei einer größeren Menge an Kursen kann da leicht was "durchrutschen" und nicht mehr rückgägngig gemacht werden, auch die Kursnummer ist "festgeschrieben" - daher immer "mit Vorsicht" verwenden.

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

Vorbereitungsarbeiten | Pflichtfelder und sonstige übertragene Felder

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.01a KuferSQL: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten

Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.

Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP)

Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":

02a01 NIE.png

Dies kann ggf. durch Sammeländerung bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen.

Kurse für vhsKOOP vorbereiten:

Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist (Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software und Link hinterlegt? Siehe auch Pflichtfelder) und insbesondere auch, ob die vergebene Kursnummer "endgültig" ist (soll nach Freigabe möglichst nicht mehr geändert werden, da Primärschlüssel).

vhsKOOP-Key

Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den Masterkursen einfacher wiederzufinden, ist es sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen.

Verrechnungssatz

Zugleich sollte der gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden - bei kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen, sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld.

Weiterleitung "KOS-Modell"

Alternativ kann statt einem Verrechungssatz auch ein nicht-numerischer Wert bei Verrechnungssatz eingetragen werden, um eine Weiterleitung nach dem "KOS-Modell" zu erzeugen - wir empfehlen das Wort "Link":

Fertig: Jetzt kann im Portal zum Abo freigegeben werden!

In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen:

02a01 Key.png

Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben! (Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben!)

Online- oder Hybrid-Kurs?

Bitte unbedingt darauf achten, dass auf Seite 3 der Typ ("O" für Online oder "H" für Hybrid) und mindestens die genutzte Software ausgewählt/gefüllt und dazu das Feld "Link" nicht leer ist:

02a01 online-hybrid.png

Technische Info zu Zugangsdaten:

Unter anderem wegen der Abwärtskompatibilität zu KuferSQL 4 müssen bei der (Nach-)Synchronisation der Zugangsdaten derzeit Kompromisse eingegangen werden - der Inhalt des Feldes Software (bitte ohnehin immer füllen, sonst weiß die Abo-VHS nicht, wie Sie die Kund:innen informieren/beraten soll!) wird nur übertragen, wenn zugleich auch Daten mindestens im Feld "Link" hinterlegt sind!

Wichtig bei nachgereichten Zugangsdaten:

Es kommt in der Praxis ja immer wieder vor, dass die Zugangsdaten nachgereicht werden - dann bitte folgendes beachten:

Bitte unbedingt vor der Freigabe zum Abo vorübergehend das Feld "Link" bei Zugangsdaten mit einer Info füllen - wir empfehlen "Die Zugangsdaten werden nachgereicht."

3807062.jpg

Das Ganze wirkt sich nicht auf die spätere Nach-Synchronisation der "echten" Zugangsdaten aus - nach Änderung erhalten die Abo-VHSn die richtigen Werte!

Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen:

vhs.portal.master.png

Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen!

Falls das Stichwort „vhs:portal:master“ noch nicht in der Hinterlegung ist, kann es zur Vereinfachung hier eingetragen werden:

02a.01 HL Stichworte.png

Kurs(e) abschließend im Portal freigeben

Jetzt muss also im Portal der Kurs (als Einzel- oder Sammelfreigabe) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden.

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.01b KuferSQL: Pflichtfelder

Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann:

Reiter 1. Seite

Reiter 3. Seite

Wichtiger Hinweis zu den Zugangsdaten: Aus technischen Gründen wird der Inhalt des Feldes "Software" nur übertragen, wenn auch Zugangsdaten hinterlegt sind - falls also die Zugangsdaten erst nachgereicht werden (können), vor der Freigabe zum Abo vorübergehend das Feld "Link" bei Zugangsdaten mit sowas wie "Die Zugangsdaten werden nachgereicht" o.ä. füllen!

Bei "echten" vhs.cloud-Kursen mit Kurs-Code würde sich als Link "https://www.vhs.cloud/login" anbieten!

Zugangsdaten werden nachgereicht.png

Reiter Info

Infotext

Reiter Kurstage

alle Kurstage (mit Status " ", A und Z, Infoabend)

Reiter Dozent

alle Kursleiter:innen (werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt)

Hinweis: Dozent:innen müssen den Typ "D", "T", "R" (oder leer) im Kurs haben und auch für die Anzeige im Internet freigegeben sein! (Sollte Ihre VHS andere Typen verwenden, so müsste dafür die Fa. ITEM speziell beauftragt werden!)

Reiter Gebühren

mindestens Kerngebühr (Gebührenart 1) muss vorhanden sein

Sonderfelder vhsKOOP

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.01c KuferSQL: weitere übertragene Felder

Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen:

Reiter 1. Seite

Reiter 3. Seite

Reiter Programmheft

Reiter Gebühren

alle weiteren Gebühreneinträge

Reiter Web - Wichtig

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.01d KuferSQL: Möglichkeit, Kurse per Sammeländerung mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen

Das Auswertecenter mit der Möglichkeit der Sammeländerung ist ideal, um "in einem Rutsch" viele Kurse zu ändern - für vhsKOOP können so z.B. eine Reihe Kurse mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen werden.

Die Sammeländerung kann aber auch zum Entfernen von Haken oder dem Setzen bzw. Leeren anderer Merkmale/Feldinhalte genutzt werden.*

02a04 Auswertecenter.png

Kursauswahl

Im Fenster der Kursauswahl kann wie gewohnt nach verschiedensten Kriterien ausgewählt werden, welche Kurse ins Auswertecenter übernommen werden - es können Kurse auch wieder entfernt oder weitere hinzugefügt werden:

02a04 markieren.png

Nun können wie üblich die Kurse markiert werden, für die die Sammeländerung vorgesehen ist - entweder einzeln oder ggf. auch gleich alle.

Sammeländerung

Wenn alle gewünschten Kurse markiert sind, kann die "Sammeländerung" aufgerufen werden:

02a04 Sammeländerung.png

Der Aufruf der Funktion kann eine Weile dauern - dann kann beispielhaft der "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" für die markierten Kurse wie folgt gesetzt werden:

02a04 Sammeländerung setzen.png

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.02a itm:MANAGER: Erste Info zu den Zusatzfeldern

Nach der Freischaltung für das vhsKOOP-Portal durch die Item KG finden Sie in der Kursmaske über Zusatzfelder die neue Lasche "vhsKOOP" mit den benötigten Feldern zuf Freigabe von Kursen für vhsKOOP:

02b Zusatzfelder Lissy.png

Hinweis: Vor dem aktuellen Update heißt die Lasche noch "Export" - Felder dürfen verschoben und umbenannt werden. Lediglich die Key/Schlüssel dürfen nicht geändert werden.

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.02b itm:MANAGER: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten

Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.

Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP)

Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":

itm.Manager Bild 1.jpg

Kurse für vhsKOOP vorbereiten:

  1. Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist (Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software hinterlegt? Siehe auch Pflichtfelder) und insbesondere auch, ob die vergebene Kursnummer "endgültig" ist (darf nach Freigabe nicht mehr geändert werden, da Primärschlüssel).

  2. Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den Masterkursen einfacher wiederzufinden, ist es sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen.

  3. Zugleich sollte der gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden - bei kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen, sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld.

In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen:

itm.Manager Bild 2.jpg

Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben! (Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben!)

Online- oder Hybrid-Kurs?

Bitte unbedingt beachten, dass in der Kursmaske in der Lasche "Stammdaten" der richtige Kurstyp (Online-Kurs oder Gemischt) und in der Lasche "Web" die genutzte Software richtig ausgewählt sind:

itm.Manager Bild 3.jpg

itm.Manager Bild 4.jpg

Die Zugangsdaten wären sinnvoll/wünschenswert, können aber auch später nachgetragen werden - diese werden dann nach-synchronisiert.

Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen:

itm.Manager Bild 5.jpg

Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen!

Kurs(e) abschließend im Portal freigeben

Jetzt muss also im Portal der Kurs (als Einzel- oder Sammelfreigabe) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden.

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.02c itm:MANAGER: Pflichtfelder

Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs im itm:MANAGER mindestens genutzt/gefüllt sein, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann:

Kursmaske - Lasche Stammdaten

Kursmaske - Lasche Statistik

Kursmaske - Inhaltstext

Ausschreibungstext

Kursmaske - Zeitverwaltung

alle Kurstage

Kursmaske - Dozentzuordnungsmaske

alle Kursleiter:innen (werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt)

Kursmaske - Finanzen

mindestens Kerngebühr muss vorhanden sein

Kursmaske - Zusatzfelder - Lasche vhsKOOP

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.02d itm:MANAGER: weitere übertragene Felder

Folgende weitere Felder eines Kurses im itm:MANGER werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen:

Kursmaske - Lasche Stammdaten

Kursmaske - Lasche Web

Kursmaske - Inhaltstexte

Kursmaske - Finanzen

alle weiteren Gebühreneinträge

06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

06.03 cmxOrganize: Wird noch ergänzt, sobald angeschlossen

under-construction-150271_640.png

07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)

Masterkurse  |  Vormerkliste  |  Freigeben  |  Sammelfreigabe |  Fehlermeldungen |  Weiterleitung "KOS-Modell"


Bitte beachten: Die Freigabe eines Kurses zum Abo kann nicht mehr geändert oder gar rückgängig gemacht werden, genausowenig wie die Zuordnung zu einem Marktplatz  - insbesondere darf ebensowenig die COOP-Id (im Feld externe Kurs-Nr.) verändert oder der Kurs gelöscht werden!!! 

07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)

07.01 Kursübersicht - Masterkurse

Masterkurse

Bei den "Masterkursen" werden die aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse der eigenen VHS angezeigt - zuerst nur diejenigen, die im aktuellen Marktplatz (vhsKOOP oder ggf. Mini-Market) bereits zum Abo freigegeben sind!

Beim Filter "Programmbereiche vhs" werden (nur hier!) zur leicheren Sortierbarkeit ausnahmmsweise die im eigenen Verwaltungsprogramm hinterlegten Programmbereiche bzw. der Kategorienbaum verwendet - für andere VHSn nicht sichtbar! Weitergegeben wird nur der DVV-FB als "kleinster gemeinsamer Nenner".

Übersicht über bereits freigegebene Kurse

Durch die beiden vorausgewählten Filter "Nur in diesem Portal zum Abo freigegebene Kurse" und "Nicht zum Abo freigegebene Kurse ausblenden" wird eine Übersicht der bereits im jeweiligen Portal freigebenen Kurse angezeigt - in diesem Fall sind es die (wenigen) freigegebenen Kurse im Mini-Market:

06.01. Masterkurse Mini-Market.png

Kurse zur Freigabe vorbereiten/anzeigen

In der Übersicht "Masterkurse" müssen dafür die beiden vorausgewählten Filter "Nur in diesem Portal zum Abo freigegebene Kurse" und "Nicht zum Abo freigegebene Kurse ausblenden*" abgewählt werden und der Filter-Haken (sofern genutzt!) bei "vhsKOOP-Key gesetzt" angeklickt werden.

Nach einem Klick auf "Filter anwenden" werden nun alle aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse mit gesetztem "vhsKOOP-Key" angezeigt - diese können dann zur besseren Übersicht noch entsprechend weiter gefiltert werden:

06.01. Masterkurse auswählen.png

Hier wurde z.B. nach einer Mitarbeiter:in (die im Verwaltungsprogramm hinterlegten Kürzel) gefiltert.

Es kann aber auch gezielt nach Kursnummer, Suchbegriff oder den im Verwaltungsprogramm hinterlegten Programmbereichen/Kategorienbaum der eigenen VHS (hier ausnahmsweise nicht der DVV-FB - s.o.) gefiltert werden.

07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)

07.02 Kurs(e) zur Freigabe vormerken

Übersicht der noch nicht freigegebenen Kurse

Wenn der Suchfilter im Bereich Masterkurse entsprechend wie hier im Bild eingestellt wurde, sind nur noch die noch nicht freigegebenen Kurse (grau) aufgeführt, die den vhsKOOP-Key gesetzt haben - ggf. kann bei Mitarbeiter:in noch auf das eigene Kürzel gefiltert werden, dann sind nur die Kurse sichtbar, bei denen ich als Zuständiger Mitarbeiter: Planend oder Verwaltend im Verwaltungsprogramm hinterlegt bin:

06.02 noch nicht freigegeben.png

Kurs(e) auswählen und vormerken

Ein Kurs kann nach einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel ausgewählt und dann erstmal vorgemerkt werden:

06-02 Vormerken.png

Es ändert sich vorerst nur das Symbol des Kurses in der Masterkurs-Übersicht - mit der Funktion "Sammelfreigabe" können mehrere Kurse aus der Merkliste freigegeben werden:

06-02-Sammelfreigabe.png

07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)

07.03 Kurs direkt zum Abo freigeben

Nicht vergessen: Zuordnung zu Markplatz nicht mehr änderbar - Kursnummern nur in Ausnahmefällen ändern!

Daher bitte vor der Freigabe zum Abo nochmal prüfen, ob die Kursnummer "endgültig" ist - eine nachträgliche Änderung sollte möglichst unterbleiben.

Die Auswahl des Portals (Markplatz u/o Mini-Market) ist endgültig und kann nicht mehr geändert werden!

Übersicht der noch nicht freigegebenen Kurse

Wenn der Suchfilter im Bereich Masterkurse entsprechend wie hier im Bild eingestellt wurde, sind nur noch die noch nicht freigegebenen Kurse (grau) aufgeführt, die den vhsKOOP-Key gesetzt haben - ggf. kann bei Mitarbeiter:in noch auf das eigene Kürzel gefiltert werden, dann sind nur die Kurse sichtbar, bei denen ich als Zuständiger Mitarbeiter: Planend oder Verwaltend im Verwaltungsprogramm hinterlegt bin:

06.02 noch nicht freigegeben.png

Kurs auswählen und freigeben

Ein Kurs kann nach einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel ausgewählt und dann direkt zum Abo freigegeben werden - zuerst sollten aber die Infos nochmal geprüft werden:

06-03 zum Abo freigeben.png

Mit dem Klick auf "Freigeben" erscheint - falls alle nötigen Felder im Verwaltungsprogramm gefüllt sind - folgendes Fenster:

06-03 Kurs freigeben.png

Der Kurs kann (sofern Mitglied in einem oder mehreren Mini-Markets) auch wahlweise für einen oder meherere "Markets" (vhsKOOP und/oder ggf. Mini-Market) - auch gleichzeitig für mehrere "Portale" - freigegeben werden.

Fehlermeldung?

Falls der Kurs wegen fehlender Angaben nicht freigegeben werden kann, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung mit konkreter Angabe auf Fehlendes - "Kurs freigeben" ist ausgegraut/kann nicht angeklickt werden! Erst nach Komplettierung des Kurses im Verwaltungsprogramm (siehe auch 02a.01 Pflichtfelder in KuferSQL) und der Synchronisierung ins Portal vhsKOOP (kann ein wenig dauern), ist dann eine Freigabe möglich...

Kursfreigabe erfolgt

Nach erfolgreicher Freígabe erscheint folgende Bestätigung und das Angebot ist ab sofort für andere VHSn abonnierbar:

06-03 Kurs freigegeben.png

Der Kurs erhält damit automatisch die individuelle "COOP-Id"

Diese wird in das Feld "exerne Kurs-Nr." geschrieben und ist damit auch im Titel sichtbar:

Die "COOP-Id" darf nicht geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe)

Auch unter "Termine" wird die Freigabe nun automatisch "dokumentiert"

06-03 Termine.jpg

Bayr. VHSn bitte kontrollieren: Ist bei Online-/Hybrid-Kursen das Master-Stichwort für von onlinevhs.bayern gesetzt?

Bitte dran denken: Es muss bei der Master-VHS aus BY mit der Freigabe zum Abo unbedingt das "Master-Stichwort" hinterlegt sein:

06-03 Master-Stichwort.png

BTW: Bei den bayr. Abo-VHSn wird übrigens automatisch bei Kursanlage das Stichwort vhs.portal:Master:externeKNR gefüllt:

06-03 Abo-Stichwort.png

07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)

07.04 Sammelkursfreigabe

Nur diejenigen eigenen Kurse der VHS, die unter Masterkurse zur Freigabe vorgemerkt wurden (Merkliste), erscheinen als Liste in der Sammelkursfreigabe und können hier dann zum Abo freigegeben werden.

Beide Merklisten sind "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:in an einer VHS einen Kurs vormerkt, so ist der für alle Benutzer:innen dieser VHS vorgemerkt!

Nicht vergessen: Zuordnung zu Markplatz nicht mehr änderbar - Kursnummern nur in Ausnahmefällen ändern!!

Daher bitte vor der Freigabe zum Abo nochmal prüfen, ob die Kursnummer "endgültig" ist - eine nachträgliche Änderung sollte vermieden wwrden!

Die Auswahl des Portals (Markplatz u/o Mini-Market) ist endgültig und kann nicht mehr geändert werden!

Kurse aus der Merkliste auswählen und freigeben

06-02-Sammelfreigabe.png

Die Kurse aus der Merkliste werden hier alle aufgeführt - falls noch Kurs-Daten (Pflichtfelder) im Verwaltungsprogramm fehlen sollten, werden diese in der Spalte "Fehlende Daten" angezeigt. Diese Fehler können/müssen vor der Freigabe im Verwaltungsprogramm noch behoben werden:

06-04-Sammelkursfreigabe.png

Kontrollieren

Mit einem Klick auf das ">"-Symbol vor der Kursnummer können nochmal alle Kursdetails zur Kontrolle angezeigt werden:

06-04-Kursdetail.png

Auswählen

Mit einem Klick auf die Checkbox ganz oben können alle Kurse gleichzeitg angemarkert werden - alternativ können auch nur einzelne Kurse durch Klick ausgewählt werden:

06-04-markieren.png

Marktplatz oder Mini-Market wählen

Für jeden Kurs wird hier ausgewählt, in welchem Marktplatz (vhsKOOP und/oder ggf. Mini-Market - ein Kurs kann auch gleichzeitig in mehreren "Portalen" freigegeben werden) der Kurs angeboten werden soll:

06-04-Marktplatz.png

Kursfreigabe

Wenn alle Angaben korrekt sind, geht es für die ausgewählten Kurse (Anzahl wird unten links angezeigt) mittels „Bestätigen und freigeben“ weiter:

06-04-Freigabe.png

Aber vorher müssen noch die Konditionen und Nutzungsbestimmungen anerkannt werden - dann erst werden die Kurse freigegeben:

06-04-Bestätigung.png

Kursfreigabe erfolgt

Nach erfolgreicher Freígabe erscheint folgende Bestätigung und das Angebot ist ab sofort für andere VHSn abonnierbar:

06-04-freigegeben.png

Die Kurse erhalten damit automatisch die individuelle "COOP-Id"

Diese wird jeweils in das Feld "exerne Kurs-Nr." geschrieben und ist damit auch im Titel sichtbar:

Die "COOP-Id" darf nicht geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe)

Unter "Termine" wurde die Freigabe nun bei allen freigegeben Kursen "dokumentiert":

06-03 Termine.jpg

Bayr. VHSn bitte kontrollieren: Ist bei Online-/Hybrid-Kursen das Master-Stichwort für von onlinevhs.bayern gesetzt?

Bitte dran denken: Es muss bei der Master-VHS aus BY mit der Freigabe zum Abo unbedingt das "Master-Stichwort" hinterlegt sein:

06-03 Master-Stichwort.png

BTW: Bei den bayr. Abo-VHSn wird übrigens automatisch bei Kursanlage das Stichwort vhs.portal:Master:externeKNR gefüllt:

06-03 Abo-Stichwort.png

07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)

07.05 mögliche Fehlermeldungen bei der Freigabe zum Abo

06.05 Fehler.png

Fehlende/falsche Eingaben im Verwaltungsprogramm können "live" nachgeholt werden - es kann ein paar Minuten dauern, bis die Änderungen synchronisieren, dann kann mittels "Aktualisieren" weitergemacht werden, wenn der Fehler erfolgreich behoben ist:

Verrechnungssatz, DOZ & Co.

06.05 Verrechnungssatz-Fehler.png

Es muss entweder eine (ganze) Zahl im Feld Verrechungssatz stehen, oder alternativ ein Wort für die Weiterleitungsfunktion - ohne kann ein Kurs nicht zum Abo freigegeben werden. Auch mindestens eine Kursleitung muss das Angebot natürlich haben.

Hinweis: Es muss mindestens ein Dozent im Kurs den Dozenten-Typ "D" haben und dieser auch für die Anzeige im Internet freigegeben sein!

Zugangsdaten bei Online- und Hybrid-Kursen

Es muss bei Online- und Hybrid-Kursen (mindestens) ein Eintrag im Feld Software und bei Link (in KuferSQL auf der 3. Seite) vorhanden sein - falls die Zugangsdaten noch nicht vorliegen sollten, wird (siehe Kapitel 06.01b https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0601b-kufersql-pflichtfelder#bkmrk-reiter-3.-seite) empfohlen, bei Link sowas wie "Die Zugangsdaten werden nachgereicht" bzw. bei "echten" vhs.cloud-Kursen "https://www.vhs.cloud/login" einzutragen!

Bitte beachten: Die Synchronisation der Zugangsdaten bei KuferSQL ist technisch schwierig, da diese Felder nicht im internen Änderungsprotokoll von KuferSQL enthalten sind - bitte daher ggf. den nächsten "Vollexport" der itm:CONNECT-Schnittstelle (idR nachts) abwarten und nochmal versuchen.

Veranstaltungsort(e)

Wenn dieser Fehler kommt, bitte 1. prüfen, ob beim Kurs ein Raum hinterlegt ist:

06.05 Raum-Fehler neu.png

Wenn mindestens ein Raum ordnungsgemäß hinterlegt ist, muss dieser aber auch fürs Internet freigegeben (Webfreigabe) sein - d.h. in KuferSQL beispielsweise darf bei dem genutzten Raum der Haken "Nicht im Internet anzeigen" im Web-Reiter nicht gesetzt sein:

06.05 Raum-Internet.png

Sonderfall URL (nur bei Weiterleitungsfunktion!)

06.05 URL.jpg

Dieser Fehler sollte normalerweise nicht auftreten, da die "externe URL" auf die eigene Webseite idR im Rahmen des Onboarding von der Fa. ITEM gesetzt wird (und selber gar nicht "gefüllt" werden kann).

Bitte den nächsten "Vollexport" der itm:CONNECT-Schnittstelle (idR nachts) abwarten und nochmal versuchen - wenn der Fehler weiter erscheint, bitte ein "Technik-Support-Ticket" bei ITEM eröffnen...

07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS)

07.06 Besonderheiten bei der Weiterleitung Anmeldewilliger zur Master-VHS per Link ("KOS-Modell")

Falls lediglich eine Weiterleitung von Anmeldewilligen bei der Abo-VHS zur Homepage der Master-VHS per Deep-Link (eine Anmeldung ist also nur bei der Master-VHS möglich) und ohne Abrechnung unter den Kooperationspartnern erfolgen soll ("KOS-Modell"), so ist auch dies mit vhsKOOP möglich!

https://kos.vhs-sprachen.online

Hinweis: Die Belegungen werden auch hier synchronisiert, so dass alle kooperierenden VHSn stets die aktuellen Belegungszahlen im Kurs hinterlegt haben und diese damit auch auf der Homepage aktuell sind.

Vorbereitung: passende Hinterlegung im Feld Verrechnungssatz

Beim Feld "Verrechnungssatz" muss in den Hinterlegungen ein Wort - wir empfehlen "Link" - hinterlegt sein:

Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird

Vorbereitungen im itm:MANAGER

Vorbereitungen in cmxOrganize

Vorbereitungen in KuferSQL - falls die künftige API verwendet wird

Kurs vorbereiten an der Master-VHS:

Im Feld "vhsKOOP-Verrechnungssatz" muss nun lediglich das hinterlegte Wort (z.B. "Link") statt einer Zahl ausgewählt werden:

05.06. Eintrag.png

So erkennt das Portal, dass bei diesem Kurs keine Verrechnung, sondern eine Weiterleitung erfolgen soll - auf dem Marktplatz wird es in den Details dann so dargestellt:

Kurs-Anzeige im Portal:

05.06. Marktplatz.png

Hinweis: So sieht es dann bei der Abo-VHS aus.

08 Mini-Market

Mini-Markets: Kooperation für geschlossene Gruppen oder auch offene, besondere Sammel-Marktplätze (z.B. "selten unterrichtete Sprachen", "ARD-Reihe")

Geschlossene Benutzergruppen  können (unter genauer Angabe des gewünschten aussagekräftigen Namens für den Mini-Market und der zuzuordnenden VHSn) für BW beim LV (Sebastian Kreulach) bzw. für BY beim Transferprojekt (Uli Holzapfel) "bestellt" werden.

08 Mini-Market

08.01 Grundsätzliches zum Mini-Market

Mehrere VHSn, die vhsKOOP nutzen, können sich zu einem Mini-Market zusammenschliessen - dieser Bereich von vhsKOOP ist nur für die Mitglieds-VHSn sicht- und nutzbar!

Ein Mini-Market ist dafür gedacht, wenn Angebote exklusiv in einer begrenzten Gruppe geteilt werden sollen: z.B. für kooperierende VHSn einer Region oder andere Kooperations-Gruppen bzw. spezielle Angebote.

Zugang

Bei jeder Anmeldung erscheint die "Portalauswahl" mit den ggf. verfügbaren Mini-Markets neben dem "Hauptportal" vhsKOOP:

08-01-Portalauswahl.png

Es kann aber auch jederzeit über die Portalauswahl in der Kopfzeile das Portal gewechselt werden:

04-01-Portale.png

Erstellung

Derzeit müssen Mini-Markets durch die Fa. ITEM KG angelegt werden - auch die Mitglieds-VHSn werden durch die ITEM KG verwaltet.

Funktionalität

Innerhalb des Mini-Markets sind alle Funktionalitäten von vhsKOOP verfügbar - aber eben exklusiv für die Mitglieder...

08 Mini-Market

08.02 Kurse im Mini-Market

Kurse zum Abo freigeben durch Master-VHS

Bei der Freigabe zum Abo muss das Portal/der Mini-Market ausgewählt werden, für das/den die Freigabe gelten soll:

06-04-Marktplatz.png

Dies ist sowohl in der Sammelfreigabe als auch bei der Einzel-Freigabe möglich - hier wird exemplarisch der Kurs für den Test-Mini-Market "BW-Market" freigeben:

08-02-Freigabe Portalauswahl.png

Marktplatzkurse des Mini-Markets

Auf dem Marktplatz des Mini-Markets sind nur die dafür freigegebenen Kurse sichtbar:

08-02-Marktplatzkurse.png

Masterkurse im Mini-Market

Hier sind "meine" für den Mini-Market bereits zum Abo freigebenen Kurse zu sehen:

08.02. Masterkurse Mini-Market.png

Abo-Kurse im Mini-Market

Hier sind nun "meine" im Mini-Market abonnierten Kurse aufgelistet:

08-02 Abo-Kurse.png

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

laufende (Nach-)Synchronisation  |  Info & Mail  |  Kommunikation & Finanzen  |  weitere Abläufe

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

Nicht vergessen: Die COOP-Id (im Feld externe Kurs-Nr.) nicht verändern und Kurse nie löschen - Kursnummern möglichst nicht mehr ändern!!!

Bitte beachten: Die Kursnummer sollte nach der Freigabe für das Abonnement (Master-VHS) bzw. nach dem Abonnieren durch eine der beteiligten Volkshochschulen (Abo-VHS) möglichst nicht mehr geändert werden - der Kurs darf auf keinen Fall gelöscht werden!

KuferSQL nutzt die Kursnummer als eindeutigen Primärschlüssel (unique-ID), daher ist das nachträgliche Ändern der Kursnummer immer etwas problematisch.

Mit der Einführung der eindeutigen COOP-Id (seit ca. 20. Oktober 2025 für ab da zum Abo freigegebene Kurse) - in KuferSQL sichtbar im Feld "externe Kurs-Nr." - kann itm:CONNECT zur Not auch mit geänderten Kursnummern umgehen. Allerdings darf die COOP-Id nicht geändert werden - wir empfehlen daher dringend, das Feld "externe Kurs-Nr." auf "nur lesen" zu stellen, falls noch nicht geschehen!

Eine Änderung der COOP-Id bzw. das Löschen von Kursen macht die Synchronisation unmöglich - "geheilt werden" kann das nur durch Zurück-Ändern der COOP-Id - dann startet idR die (Nach-)Synchronisation auch wieder!

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

Bitte beachten: Gebührensätze nicht ändern

Jede Abo-VHS ist verpflichtet, kooperativ ausgeschriebene Angebote zum selben Preis wie die Master-VHS anzubieten.

Die Gebührensätze dürfen nach Freigabe durch die Master-VHS nicht mehr geändert werden, insbesondere wenn das Angebot bereits abonniert wurde - es besteht eine bindende Vereinbarung zwischen den kooperirenden VHSn und alle Beteiligten (Kund:innen, Master- und Abo-VHS) müssen sich auf die Angaben verlassen können!

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.01 Synchronisation der Belegung

Sofort nach dem Abo startet die Synchronistation der Belegungs-Daten - sollten also an der Master-VHS oder den anderen beteiligten Abo-VHSn bereits Anmeldungen vorliegen, so erscheinen diese nach kurzer Zeit auch in der lokalen Belegung.

Belegung (Master- & Abo-VHS)

Die Belegung wird laufend unter allen beteiligten VHSn (nach-)synchronisiert - so kann eine Überbuchung idR wirkungsvoll verhindert werden.

Stati "A", "S" und "W" werden genutzt und synchronisiert

Wartelisten-Belegungen werden an alle beteiligten VHSn durch-synchronisiert - ebenso Stornos.

Bitte keine "Entfernung" - nur "normale" Stornierung

Eine "Entfernung" von Belegungs-Sätzen sollte unterbleiben, da dies die Synchronisation erheblich stört! - Bitte immer nur stornieren.

Nur Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer übertragen

Es können aus KuferSQL derzeit nur die Felder TEILNEHM.TEL_ANZEIGE und TEILNEHM.EMAIL_ANZEIGE zur Synchronisation bei Anmeldungen der Abo-VHSn zur Master-VHS verwendet werden - in diesen Feldern stehen normalerweise die Haupt-Email und Haupt-Telefonnummer des Teilnehmenden in KuferSQL.

Kommunikation.png

Ggf. vorhandene weitere Kommunikations-Einträge im TN-Stamm der Abo-VHS können daher leider nicht zur Master-VHS übertragen werden!

fremde Belegungen

Die "fremden" Belegungen dürfen weder bearbeitet noch gelöscht werden - bei den "Anmelde-VHSn" vorgenommene Änderungen und insb. Stornos werden nach-synchronisiert (Stornos erhalten dann bei der Master-VHS "ganz normal" den Status "S", während die anonymisierten Belegungen bei den anderen beteiligten Abo-VHSn "verschwinden").

lokale Anmeldungen

Anmeldungen von Teilnehmenden an der eigenen VHS werden "ganz normal" wie jede andere Kursbelegung behandelt.

Belegungen nicht "zusammenführen" oder gar "entfernen"

Weder bei der Master-VHS noch bei den Abo-VHSn dürfen Belegungen "zusammengeführt" (Teilnehmerdubletten entfernen) oder komplett entfernt (immer Storno verwenden) werden, da sonst wegen nicht mehr vorhandener Teilnehmer-NR keine Synchronisation mehr möglich ist!

Abo-VHS

Die Abo-VHS sieht von den anderen beteiligten VHSn (Master & ggf. weitere Abo) nur anonymisierte Belegungssätze (Name der VHS):

Master-VHS

konkrete TN-Daten als Firmen-Anmeldung

Die Master-VHS erhält von den beteiligten Abo-VHSn komplette, "echte" TN-Belegungssätze mit Name, Vorname, Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer (sofern angegeben - stets mit Saldo "0") als Firmenanmeldung der Abo-VHS in den Kurs eingebucht - so können im Notfall die Teilnehmenden kontaktiert werden:

09-03-Belegung Master.png

"fremde" Belegungen nie ändern

Master-VHSn dürfen im eigenen Verwaltungsprogramm insbesondere die Stati der "fremden" Belegungen nicht "anfassen" - das muss immer die VHS machen, bei denen die Anmeldung getätigt wurde!

Es gibt keine "Rückwärts-Synchronisierung" - wenn die Master-VHS Fremd-Belegungen ändert, wird dies NICHT zu den Abo-VHSn durchsynchronisiert!

Der "richtige" Weg daher: Jede VHS ändert bei Bedarf NUR den Status der eigenen Belegung(en) - dies wird dann anschließend auch zur Master-VHS und ggf. den anderen beteiligten VHSn durchsynchronisiert.

Saldo der Firmen-Buchungen (Abo-VHS) anpassbar

Zum Kursabschluss könnten bei Bedarf manuell bei den Abo-Firmen-Anmeldungen die zu zahlenden Verrechnungssätze als offener Saldo eingetragen (siehe Listendruck) und so direkt Rechnungen an die Abo-VHS erstellt werden - so "stimmt" dann auch der DB der Veranstaltung...

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.02 lfd. Nach-Synchronisation der Kurs-Daten

Sowohl die Pflichtfelder (in Kufer SQL bzw. im itm:MANAGER) als auch die weiteren Felder (in Kufer SQL bzw. im itm:MANAGER) werden laufend bei den Abo-VHSn nach-synchronisiert, sobald im Verwaltungsprogramm der Master-VHS etwas am Kurs geändert wird.

Ausnahme: Felder, die nicht automatisch nach-synchronisiert werden:

Ergänzungen/Änderungen durch die Master-VHS in

werden nicht nach-synchronisiert/überschrieben, damit indivuelle Anpassungenen an der Abo-VHS erhalten bleiben.

Solche (und weitere) Änderungen am Kurs sind im Portal beim Kurs in der Spalte "Änderungsverlauf" nachvollziehbar.

Hinweis: Besonderheit bei Online-Zugangsdaten:

Diese werden aus technischen Gründen nur synchronisiert, wenn sowohl das Feld "Software" als auch mindestens das Feld "Link" (beides Pflichtfelder bei der Freigabe zum Abo) gefüllt sind/bleiben!

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.03 Infos zu Änderungen/Aktualisierungen beim Kurs

Änderungsverlauf:

Die Daten im Verwaltungsprogramm werden ja laufend (mit Ausnahmen) nach-synchronisiert - die Abo-VHSn können die Änderungen an abonnierten Kursen (idR seit Freigabe zum Abo) im Portal durch Klick auf das Ordner-Symbol in der Spalte "Änderungsverlauf" nachverfolgen:

Falls die Spalte "Änderungsverlauf" leer ist, liegen keine Änderungen vor.

Hinweis für KurferSQL-Nutzende: Leider tauchen Änderungen an den Online-Daten in KuferSQL nicht im Änderungsprotokoll auf und können daher auch hier nicht angezeigt werden - diese werden aber natürlich unabhängig davon lfd. nach-synchronisiert.

Es ist Aufgabe der Abo-VHSn, diesen Änderungsverlauf im Blick zu behalten, um ggf. lokal angemeldete Teilnehmende über Änderungen informieren zu können!

Infos zu Feldern ohne automatische Nach-Synchronisierung:

Insbesondere gilt dies auch für die folgenden Felder, die nicht automatisch synchronisiert werden, damit individuelle Anpassungen durch die Abo-VHS nicht ständig überschrieben werden:

Die Abo-VHSn entscheiden individuell, welche Änderungen manuell im Verwaltungsprogramm nachvollzogen werden (müssen) bzw. an die lokal Angemeldeten kommuniziert werden.

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.04 Ausfall - Absage des Kurses durch die Master-VHS

Es wird automatisch ein Info-Mail bei Kurs-Ausfall an alle Abo-VHSn gesendet (egal ob Anmeldungen vorliegen oder nicht) - es wird dafür die beim Onboarding angegebene E-Mail Adresse ("Geben Sie bitte eine E-Mail Adresse für den Empfang von allgemeinen Nachrichten von vhsKOOP an.") verwendet!

Der Kurs-Ausfall wird synchronisiert - Kurs wird "rot" in KuferSQL, aber sonst passiert nix!

Nach Erhalt dieses Mails müssen daher die Belegungen im betroffenen Kurs noch manuell auf Ausfall gesetzt werden.

Die lokal Angemeldeten sollten dann zeitnah über den Kursausfall informiert werden - idealerweise zwecks Kund:innen-Bindung und aus Sicherheitsgründen selbst dann, wenn die Absage in den Zeitraum "Woche vor Kursbeginn" fällt und dies vermutlich bereits durch die Master-VHS erfolgt sein sollte.

Inhalt des Absage-Info-Mails

Betreff: vhsKOOP: Kursabsage – Kurstitel (25-599992V)

Kursabsage

Der vhsKOOP-Kurs Kurstitel mit dem Startdatum TT.MM.JJJJ um HH:MM Uhr wurde abgesagt und im Verwaltungsprogramm bereits auf ausgefallen gesetzt. Bitte beachten Sie: Die Teilnehmenden müssen manuell storniert und benachrichtigt werden.

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.05 Kommunikation mit den Teilnehmenden

Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen:

Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo & Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...).

Ausnahme: Kurzfristige Änderungen:

Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.

Aber es wäre wohl trotzdem sinnvoll, den Kontakt mit den "eignen" Teilnehmenden zu halten und solche Infos auch als Abo-VHS (nochmal) zu kommunzieren!

Ergänzung: Übermittlung der Online-Zugangsdaten:

Siehe oben: Grundsätzlich ist die Abo-VHS dafür verantwortlich, die Zugangsdaten an die bei ihr Angemeldeten zu versenden!

Viele VHSn nutzen eine Mail-Automation für die Zugangsdaten rechtzeitig vor Kursbeginn - so kann es also vorkommen, dass neben der Abo-VHS auch die Master-VHS die Zugangsdaten automatisiert versendet (innerhalb der Woche vor Kursbeginn „darf“ der Master das ja "eigentlich" und hat die Mail-Adressen). „Schlimmstenfalls“ bekommt die Kundschaft die Zugangsdaten also doppelt – ist aber auf jeden Fall „sicherer“ (Kund:innen-Service!) als ggf. gar nicht.

Es wird daher empfohlen, den Text der automatischen Mail um einen entsprechenden Hinweis zu ergänzen - z.B.:

00 doppelte Zugangsdaten.png

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.06 finanzielle Abwicklung mit den Teilnehmenden

Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen

Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung mit der Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo & Master) für die finanzielle Abwicklung des Teilnahme-Entgelts/der Gebühr mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - dies geschieht nach den individuellen Regeln (z.B. in den AGB) der jeweiligen VHS.

Hinweis 1: Teilnahme-Entgelt/Gebühr

Die Abo-VHS muss stets den angegeben Anteil (Verrechnungs-Satz) am vollen Teilnahme-Entgelt/an der Gebühr plus ggf. 100 % der "durchlaufenden Posten" (z.B. Lenr-Material, Skripte, ...) an die Master-VHS abführen.- falls also durch die Abo-VHS Ermäßigungen angeboten werden, ggf. sonstige Abschläge, Gebühren oder gar Zahlungsausfälle entstehen, so gehen diese immer zu Lasten der Abo-VHS.

Hinweis 2: Storno-Entgelt/Gebühr

Ggf. erhobene/eingenommene Storno-Entgelte gem. den AGB der Abo-VHS stehen als Aufwandsersatz in voller Höhe der Abo-VHS zu.

Hinweis 3: Master-VHS berechnet Verrechnungs-Sätze gem. AGB der Abo-VHSn

Verrechnungs-Sätze dürfen nur für gem. den AGB der Abo-VHS gültige Anmeldungen abgerechnet werden.

Da die AGB der Abo-VHSn für die Teilnehmenden aus kooperierenden VHSn gelten, müssen Master-VHSn akzeptieren, dass ggf. Abmeldungen später erfolgen können, als in den eigenen AGB vorgesehen - Stornos müssen also akzeptiert werden und dürfen nicht in die Abrechnung einfließen.

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.07 Umgang mit der Warteliste

Wird bei vollen Kursen mit Warteliste (kann von allen beteiligten VHSn befüllt werden) ein Platz frei, so wird dieser nach dem Windhundverfahren vergeben.

Jede VHS bleibt dabei natürlich weiterhin für die bei sich Angemeldeten "zuständig" - d.h. konkret, dass die Master-VHS wie stets auch hier bei "fremden" Belegungen keine Statusänderung durchführen & keine Anmeldebestätigungen versenden darf (kein Vertragsverhältnis!). Daher gibt es auch keine "Rückwärts-Synchronisierung" der Stati - wenn die Master-VHS Fremd-Belegungen ändern würde, wird dies NICHT zu den Abo-VHSn durchsynchronisiert!

Der "richtige" Weg daher: Jede VHS klärt selber mit den "eigenen" Wartelisten-Belegungen ab, ob eine Anmeldung gewünscht ist und ändert dann ggf. den Status auf "A" - dies wird dann auch zu den anderen beteiligten VHSn durchsynchronisiert.

09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

09.08 Teilnahme-Bestätigungen

Hier gibt es keine Festlegung/Vorgaben, u.a. weil das jede VHS anders handhabt.

Nur die Master-VHS kennt die Anwesenheit, sofern erfasst - aber „darf“/soll die ohne Vertragsbeziehung eine ausstellen?

Daher wird im Falle der Anforderung einer solchen Bestätigung durch Teilnehmende eine Absprache zwischen Abo- und Master-VHS empfohlen…

10 Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn

Master-VHS stellt den Verrechnungs-Satz den kooperierenden Abo-VHSn in Rechnung

10 Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn

10.01 Listendruck "Master Abrechnung"

Die Abrechnung der Master-VHS mit den Abo-VHSn (Rechnungsstellung vereinbarter Anteil am eingenommen Kurs-Entgelt) wird unterstützt durch die Funktion "Listendruck" - hier können Listen als PDF oder Excel-Datei erzeugt werden:

09-01-Listendruck.png

09-01-Masterabrechnung.png

Filterung

Als Filter wird die "KURS_ID" (= Kursnummer) vorgeschlagen - weitere Filtermöglichkeiten sind "BEGINN", "ENDE" und "Kundennummer - Abo-vhs" (siehe Hinweis unten):

09-01-Filter Standard.png

Es können aber noch weitere Filter hinzugefügt werden:

09-01-Filter zufügen.png

Muster: Filter ein Kurs

09-01-Filter 1 Kurs.png

Muster: Filter Kurse eines Nummernkreises innerhalb bestimmtem Zeitraum

09-01-Filter Kursbereich.png

Hinweis: Finden der Kundennummer (id) einer VHS für die Abrechnungsliste

Im Portal kann via Listendruck eine komplette Exel-Tabelle mit allen betroffenen VHSn herunterladen werden, wenn in das Eingabefeld für den Wert ein "%" eingetragen wird:

In der erzeugeten Tabelle kann dann lokal nach dem Namen der VHS gefiltert/gesucht werden - die Kundennummer steht in Klammer dahinter.

PDF erzeugen

Durch einen Klick auf "Liste erstellen" (PDF ist als Standard vorausgewählt) wird gemäß dem eingestellten Filter (sofern Daten verfügbar) eine Liste erzeugt - diese kann mittels "Herunterladen" auf dem eigenen Rechner gespeichert werden:

09-01-PDF erstellt.png

Pro Teilnehmendem (Teilnehmer-Nr.) wird eine Zeile erzeugt - gemäß dem Verrechnungssatz ("Split-Anteil" für die Master-VHS) wird in der letztzen Spalte die "Split-Gebühr" angezeigt, die der Abo-VHS für diese Buchung in Rechnung gestellt wird.

Excel-Liste erzeugen

Durch einen Klick auf "Excel" und dann auf "Liste erstellen" wird gemäß dem eingestellten Filter (sofern Daten verfügbar) eine Liste erzeugt - diese kann mittels "Herunterladen" auf dem eigenen Rechner gespeichert werden:

09-01-Excel erstellen.png

Die Excel-Tabelle ist genauso aufgebaut wie die PDF - es sind hier natürlich Berechnungen etc. möglich:

09-01-Excel erstellt.png

10 Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn

10.02 Nutzung der Liste für die Abrechnung (Master-VHS)

Je nach Verrechnungssatz stellt die Master-VHS einen Teil des vereinnahmten Entgelts der Abo-VHS in Rechnung.

Abrechnung einzelner Kurse

Variante "manuelle" Rechnung ggf. mit Anhang

Die Listen-Auswertung (Master-Abrechnung)aus dem Portal kann ggf. als Anhang für eine manuell erstellte Rechnung (für einen oder mehrere Kurse) an die Abo-VHS genutzt werden.

Variante Firmenanmeldung der Abo-VHS mit Saldo versehen & Rechnung aus Verwaltungsprogramm erzeugen

Es wäre aber auch eine Möglichkeit, für jeden einzelnen Kurs die Firmenanmeldung der Abo-VHS in der Kursbelegung händisch mit dem richtigen Saldo (Summe des Verrechnungssatz-Anteils für die Master-VHS) zu versehen und dann direkt aus dem Verwaltungsprogramm heraus eine Rechnung zu erzeugen.

Diese Vorgehensweise hat "nebenbei" den Vorteil, dass so auch die Einnahmen des Kurses im Verwaltungsprogramm vollständig sind und damit der Deckungsbeitrag richtig berechnet werden sollte!

Mögliche Vorgehensweise bei KuferSQL

Da bei der Master-VHS die Buchungen der Abo-VHSn ohnehin als Firmenanmeldungen vorliegen, ist es möglich, den zu zahlenden Anteil in der Belegung als Sollstellung bei der "Firma" einzutragen.

Hinweis: Finden der Kundennummer (id) einer VHS für die Abrechnungsliste

Im Portal kann via Listendruck eine komplette Exel-Tabelle herunterladen werden, wenn in das Eingabefeld für den Wert ein "%" eingetragen wird:

In der erzeugeten Tabelle kann dann lokal nach dem Namen der VHS gefiltert/gesucht werden - die Kundennummer steht in Klammer dahinter.

Ermittlung des Betrags in vhsKOOP (Listendruck)

Der abzuführende Betrag kann auf Wunsch über den Listendruck "Master Abrechnung" ermittelt werden.

Dazu kann nach der Kursnummer gefiltert werden:

00 Listendruck.png

Die Summe der "Split-Gebühr" ist der anteilige Betrag, den die Abo-VHS abzuführen hat:

00 Master-Abrechnung.png

Alternative: Manuelle Berechnung des Betrags

Unter "Termine" kann der "Master-Anteil" (hier 80%) für den konkreten Kurs ermittelt werden:

Dann ist es im unten genommenen Beispiel sicher kein Problem, "händisch" 80% von den 18,00 € zu berechnen - in diesem Fall 14,40 € und das x 2 (für 2 Anmeldungen) zu nehmen.

Belegung in KuferSQL ergänzen

So sieht die Belegung bespielhaft bei der Master-VHS aus:

00 Belegung.png

Der Verrechnungsatz beträgt 80/20, also sind in diesem Fall 28,80 € (2x 14,40 €) von der Abo-VHS zu zahlen - so kann dieser Betrag dann bei der "Firma" (ohne Zuordnung zu einem TN!) hinzugefügt werden - sofern "durchlaufende Posten" im TN-Entgelt enthalten sind, sollte eine 2. Gebührenposition (in voller Höhe) dafür angelegt werden:

00 Gebühren eintragen.png

Rechnung in KuferSQL erzeugen

Nun kann aus KuferSQL heraus eine Rechnung an die Abo-VHS erstellt werden - eine passende Vorlage dafür ist schnell erstellt bzw. kopiert und angepasst.

Ggf. müssen vorher (sofern noch nicht geschehen) noch die Adress-Daten und/oder die e-Mail-Adresse (bei Versand der Rechnung per Mail) im Teilnehmer-Stamm ergänzt werden, damit die Rechnung vollständig ist - dabei dürfen die Infos in "Zusatz 1" und ggf. "Zusatz 2" aber nie gelöscht/verändert werden!

Praxis-Tipp für eine Rechnungsvorlage in KuferSQL

Eine "Firma" VHS wird ja im Teilnehmerstamm von KuferSQL bei der ersten Buchung als Abo-VHS so bei der Master-VHS angelegt:

Der Inhalt im Feld "Zusatz 1" darf bekanntlich (und ersichtlich) nicht gelöscht werden - eine Ergänzung von Adress-Daten u/o E-Mail-Adresse für die Rechnungserstellung ist aber sinnvoll und jederzeit möglich.

ABER: Bei der "normalen" dynamischen Erzeugung des Adressfeldes in den Word-Serienbriefen (Seriendruckfelder ADR_3 bis _7) würde der Inhalt von "Zusatz 1" mit ausgegeben - schaut auf einer Rechnung "komisch" aus und die Zeile müsste jedesmal manuell in Word gelöscht werden.

Daher der Tipp: In der Rechnungsvorlage für vhsKOOP statt der 5 dynamischen Felder die passenden statischen Felder verwenden - hier 2 Beispiele:

Ggf. müssen die "Vorlagen für den Export" unter "Einstellungen" ergänzt werden, falls die gewünschten/nötigen Felder (noch) nicht an Word übergeben werden.

Sammel-Abrechnung (individuell und ausserhalb des Verwaltungsprogramms)

Auch eine Sammel-Abrechnung (z.B. pro Semester/Periode/Quartal...) ist denkbar, sofern zwischen den VHSn so vereinbart - dafür würde sich die Excel-Auswertung anbieten, da hier nach Abo-VHS gruppiert werden könnte...

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Änderungen an Kursen | Entgelte & AGB | TN-Kommunikation | Kurs-Typ

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Übertragung der Kurse aus dem Verwaltungsprogramm ins Portal

Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.

Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":

02a01 NIE.png

Dies kann durch eine Sammeländerung bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen.

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Gültigkeit von AGB und Konsequenzen für VHSn

Es gelten für die Teilnehmenden/Angemeldeten stets die AGB der Einrichtung, mit der sie den Vertrag schließen/sich anmelden.

Master-VHSn müssen insbesondere akzeptieren, dass ggf. Abmeldungen später erfolgen können, als in den eigenen AGB vorgesehen und Verrechnungssätze insbesondere nur für gem. den AGB der Abo-VHS gültige Anmeldungen abgerechnet werden.

Ggf. erhobene/eingenommene Storno-Entgelte gem. den AGB der Abo-VHS stehen als Aufwandsersatz in voller Höhe der Abo-VHS zu.

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Fremd- & Zubucher-Kurse dürfen nicht freigegeben werden

Es dürfen zur kooperativen Ausschreibung von der Master-VHS nur eigene Angebote, also solche Kurse/Kurstermine zum Abo freigegeben werden, die individuell und "exklusiv" mit den Kursleitenden vereinbart wurden (und nicht zeitgleich auch bei anderen VHSn im Programm stehen).

Fremdangebote, die von Volkshochschulen in das eigene Programm aufgenommen werden (z.B. Xpert Business Lernnetz, vhs-Flatrate, vhs.wissen live, Serienkursangebote), dürfen daher nicht auf vhsKOOP zum Abo freigegeben werden.

Insbesondere dürfen auch Zubucher-Kurse von externen Kursleiter:innen, die mehreren VHSn lediglich ein Buchen einzelner Plätze ermöglichen, nicht in vhsKOOP freigegeben werden!

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Anrechenbarkeit in der Statistik

Die Kurse der Master-VHSn laufen - je nach Vorgaben - ganz "normal" in die Statistik - incl. aller Teilnehmenden (auch denen aus den Abo-VHSn).

Abo-Kurse und deren Teilnehmer:innen dürfen nicht angerechnet werden - vhsKOOP setzt bei der Anlage des Kurses daher in den Statistikdaten automatisch auf "Nicht anrechenbar".

Für die Landesstatistik Bayern wird darüber hinaus automatisch die Veranstaltungsart "75 oder 76" und Kooperation "04" gesetzt (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0405a-kurs-in-kufersql-nachbearbeitenvervollstandigen#bkmrk-landesstatistik-baye).

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Thema TN-Entgelt/Gebühren

Die Abo-VHS ist verpflichtet, jedes kooperativ ausgeschriebene Angebot zum selben Preis wie die Master-VHS anzubieten.

Die Abo-VHS verpflichtet sich weiter, den angegeben Anteil (Verrechnungssatz) am Teilnahme-Entgelt/an der Gebühr an die Master-VHS abzuführen. Dies gilt immer für das volle Teilnahme-Entgelt/die volle Gebühr: Falls also Ermäßigungen angeboten werden oder ggf. sonstige Abschläge, Gebühren oder gar Zahlungsausfälle entstehen, so gehen diese zu Lasten der Abo-VHS.

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Kurs nicht löschen - Kursnummer möglichst nicht mehr ändern - COOP-Id

Bitte beachten: Ein Kurs (egal ob beim Master oder bei der Abo-VHS) darf nach der Freigabe für das Abonnement (Master) bzw. nach dem Abonnieren (Abo-VHS) nicht gelöscht werden - eine Änderung Kursnummer durch eine der beteiligten Volkshochschulen sollte vermieden werden!

Zwar dient die Kursnummer KuferSQL als eindeutigen Primärschlüssel, allerdings nutzt vhsKOOP nun die individuelle "COOP-Id" zur sicheren Identifizierung der Kurse auch bei nachträglich geänderter Kursnummer:

Die Kurse erhalten mit der Freigabe zum Abo ab ca. Mitte Oktober 2025 (nicht rückwirkend!) automatisch eine individuelle "COOP-Id" - diese wird in das Feld "externe Kurs-Nr." (3. Seite) geschrieben. Beim Abo-Vorgang wird diese eindeutige ID auch dem Abo-Kurs (ebenso ins Feld "externe Kurs-Nr.") "mitgegeben".

Die "COOP-Id" darf auf keinen Fall geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe)

Ein nachträgliches Löschen von Kursen oder das Abändern der "COOP-Id" würde die Synchronisation unmöglich machen und könnte schlimmstenfalls zu Fehlern und Inkonsistenzen in der Datenbank führen!

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Belegungen nicht "zusammenführen" und "entfernen" - nur "sauber" storniert!

Teilnehmende in der Belegung von vhsKOOP-Kursen dürfen nicht "zusammengeführt" (Teilnehmerdubletten entfernen) werden, sonst fallen diese wegen der geänderten TNR aus der Synchronisation!

Stornieren von Belegungen ist jederzeit möglich - sowohl beim Master als auch bei Abo-VHSn, der Status "S" wird entsprechend synchronisiert.

Belegungen in vhsKOOP-Kursen dürfen aber nicht "entfernt" werden, da diese ja bereits mit allen anderen beteiligten VHSn geteilt wurden. "Verschwindet" so eine Belegung (bzw. deren ID) plötzlich aus der Datenbank, so geht die Synchronisation für diese ID ins Leere - bei allen anderen beteiligten VHSn bleibt die Belegung daher weiterhin bestehen und ist "verwaist".

Kleine "Entwarnung": ITEM konnte das "Problem" soweit lösen, dass falls solche "Waisen" erkannt werden, diese bei den anderen VHSn mit Status "S" versehen werden.

Soll aber keine "Einladung" sein, Belegungen zu entfernen - sollte eigentlich eine Ausnahme sein!

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Möglichst keine nachträglichen Änderungen bei der Master-VHS

Die Master-VHS darf bei Kursen, die bereits zum Abo freigegeben sind, keine wesentlichen inhaltlichen Änderungen mehr vornehmen - ein Änderungsverbot aber gilt insbesondere für:

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Wenige Änderungen bei der Abo-VHS

Änderungsverbot beim Preis

Eine Abo-VHS darf bei Kursen, die bereits abonniert sind, keine Änderungen vornehmen bei Teilnahme-Entgelt/Gebühr/Preis.

Titel und Info

Ergänzungen im Titel/Titel für Programmheft und im Info-Text sind zulässig - diese werden nicht mehr weiter synchronisiert, damit indivuelle Anpassungenen erhalten bleiben. Insbesondere bei Änderungen ist aber darauf zu achten, dass keine wesentlichen Inhalte des Master-Kurses verfälscht werden.

Erkennbarkeit von Abo-Kursen

Abo-Kurse müssen für Interessent:innen/Kund:innen als solche erkennbar sein und daher entsprechend gekennzeichnet sein/werden - mindestens durch die ohnehin automatisch erfolgten Ergänzungen am Ende des Info-Textes: Kursleitung: ???? ???? Veranstaltungsort: ???? Ausführende vhs: ????

Weitere Felder

Änderung an Feldern wie "Kursort", "Außenstelle", "Kursdauer", "Dauerdetails" sind unproblematisch - der automatisch hinterlegte "Dozent" Master-VHS sollte unverändert bleiben, auf Wunsch kann zusätzlich eine (rudimentär) angelegte "echte" Kursleitung zum Kurs hinzugefügt werden.

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Benutzer "WS"

Der Benutzer „WS“ taucht immer auf, wenn die itm:CONNECT-Schnittstelle "was tut" – also z.B. wenn ein Kurs in vhsKOOP abonniert wird, hat also "WS" via itm:CONNECT den Kurs angelegt.

00 Benutzer WS.jpg

Ihr habt somit ein:e fleissige:n neue:n „virtuelle:r Kolleg:in“ im VHS-Team! 😉

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

vhsKOOP-Abo-Kurse "ausfiltern" z.B. im Info-Center

Die abonnierten Kurse werden ja automatisch mit dem Kennzeichen 100 versehen - so können z.B. im Infocenter in KuferSQL die Abo-Kurse mittels Filter Kursausswahl ausgeblendet werden:

Mittels "Kursauswahl" -> "Kennzeichen" -> "Weitere" -> „Kennzeichen NICHT" -> 100 auswählen:

Der Filter kann mittels „Speichern" und dann unter „Auswahl" leicht wiederverwendet werden.

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Kommunikation mit Teilnehmenden

Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen

Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo und Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...).

Es gilt als vereinbart, dass innerhalb einer Woche vor Kursbeginn für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS (insbesondere bei kfr. Änderungen) die Angemeldeten direkt kontaktieren darf und soll!

Übermittlung der Online-Zugangsdaten an TN

Siehe oben: Grundsätzlich ist die Abo-VHS dafür verantwortlich, die Zugangsdaten an die bei ihr Angemeldeten zu versenden!

Viele VHSn nutzen eine Mail-Automation für die Zugangsdaten rechtzeitig vor Kursbeginn - so kann es also vorkommen, dass neben der Abo-VHS auch die Master-VHS die Zugangsdaten automatisiert versendet (innerhalb der Woche vor Kursbeginn „darf“ der Master das ja "eigentlich" und hat die Mail-Adressen). „Schlimmstenfalls“ bekommt die Kundschaft die Zugangsdaten also doppelt – ist aber auf jeden Fall „sicherer“ (Kund:innen-Service!) als ggf. gar nicht.

Es wird daher empfohlen, den Text der automatischen Mail um einen entsprechenden Hinweis zu ergänzen - z.B.:

00 doppelte Zugangsdaten.png

Kurzfristige Änderungen

Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.

Warteliste

Wird bei vollen Kursen mit Warteliste (kann von allen beteiligten VHSn befüllt werden) ein Platz frei, so wird dieser nach dem Windhundverfahren vergeben.

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Kinder- bzw. Eltern-Kind- und BAMF-Kurse vorerst nicht teilbar

Nur die Typen "Normalkurs" und "Einzelveranstaltung"

Es können derzeit nur Normal-Kurse und Einzelveranstaltungen via vhsKOOP geteilt werden:

02.06 Kurs-Typ.jpg

Weiter darf natürlich der Haken bei "NIE bei vhsKOOP" nicht gesetzt sein und der Kurs darf nicht schon von einer anderen VHS abonniert sein.

Keine Kinder- oder Eltern-Kind-Kurse

Kinderkurse bzw. Eltern-Kind-Kurse können derzeit leider nicht über vhsKOOP geteilt werden. Diese müssen derzeit leider ausgeschlossen werden, weil gerade die Anmeldung von Kindern teilweise pro VHS recht unterschiedlich gehandhabt wird und daher die Synchronisation von Kindern ggf. in Zusammenhang mit Eltern nicht "trivial“ ist.

Keine BAMF-Kurse

Diese sind aufgrund der Komplexität und der Besonderheiten BAMF-geföderter Kurse ausgeschlossen.

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Mini-Market: Kurs-Zuordnung nicht mehr änderbar

Wurde ein Kurs durch die Master-VHS bei der Freigabe zum Abo einem Markplatz u/o zu Mini-Market(s) (Portal-Zuordnung) zugeordnet, so ist dies nachträglich nicht mehr änderbar!

Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Zahlung des Verrechnungssatzes an die Master-VHS

Die Master-VHS stellt nach Abschluss des Kurses der Abo-VHS den verreinbarten Anteil am Teilnahme-Entgelt (Verrechnungssatz) in Rechnung.

Sofern “durchlaufende Posten” (z.B. Kurs-Material, Skript, ...) im Kurs-Preis enthalten sind, so sind diese in voller Höhe an die Master-VHS weiterzuleiten.

Dazu kann der Listendruck "Master Abrechnung" als Hilfe verwendet werden.

Zwischen den VHSn kann aber einvernehmlich jederzeit ein anderer Rhythmus oder eine andere Art der Verrechnung vereinbart werden.

Siehe auch 10.02 Nutzung der Liste für die Abrechnung (Master-VHS)

Probleme mit vhsKOOP? Support-Ticket anlegen!

Support-Ticket anlegen:

Es können direkt bei ITEM Support-Tickets (ClickUp) erstellt werden:

Direkter Link: [https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-20612/5O4X03J1Y6HZN0HAZT]

Egal ob es um die Bedienung oder eine Beratung zu vhsKOOP geht (dann kommt das Ticket zum Transferprojekt oder Landesverband) oder ein technisches Problem vorliegt (Ticket geht direkt zu ITEM):

Bitte das Problem möglichst genau beschreiben und idealerweise immer Screenshot(s) mit anhängen - Danke!

Ersteller:innen werden dann jeweils per Mail informiert, wenn sich am Ticket "was tut" (auch wenn noch Nachfragen kommen oder wenn das Problem gelöst ist) - bitte in so einem Fall immer direkt auf das Mail antworten, dann landet das auch sofort im Ticket.

Support-Ticket.jpg

Sehr praktisch für alle Beteiligten - daher gerne nutzen (besser als per Mail direkt beim Transferprojekt oder Landesverband "anzuklopfen")!

...oder nur Passwort vergessen? Selber zurücksetzen:

Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden:

03.03 PW vergessen.png

Hier muss erst die eigene VHS im Drop-down-Menü ausgewählt werden und dann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, damit der "Abschicken"-Knopf nutzbar wird:

03_03_2 Passwort anfordern.png

Es wird nun eine Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet, sofern diese bereits bekannt ist: So kann dann ein neues Passwort vergeben werden.

Bitte beachten: Dieses Mail wird vom eigenen Mailserver aus gesendet (nicht von ITEM oder vhsKOOP!) - Absender ist die beim Onboarding angegebene "E-Mail Adresse für den Empfang von allgemeinen Nachrichten von vhsKOOP".

Link: [app.vhskoop.de/login/resetPassword]