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#ITEM KG
Kursmanagement-APP
vhsKOOP
Handbuch zu vhsKOOP – der Bildungsmarktplatz: Kooperation macht stark! Mit vhsKOOP wird die Kooperation zwischen VHSn so einfach wie nie zuvor - egal ob präsent, online oder hybrid: flexibel und überall nutzbar im Browser + Schnittstellen zum Verwaltung...
01 Nutzungsvoraussetzungen & Einrichtung
Was brauche ich, um vhsKOOP nutzen zu können? | Onboarding | Vorbereitungen
03 Login ins Portal vhsKOOP
Zugang anfordern | Login | Passwort vergessen
04 Zurechtfinden: Aufbau des Portals
Wie ist das Portal aufgebaut
02a Kurse in KuferSQL vorbereiten
Pflichtfelder und sonstige übertragene Felder in KuferSQL
02b Kurse in itm:MANAGER vorbereiten
02c Kurse in cmxOrganize vorbereiten
05 Marktplatz: Kurse aussuchen & abonnieren
Kurs(e) auswählen | Merkliste | Abonnieren | Sammelabo | im Verwaltungsprogramm nachbearbeiten
06 Masterkurse: "meine Kurse" zur Freigabe
Masterkurse | Vormerkliste | Freigeben | Sammelfreigabe
07 Abo-Kurse
Übersicht über vorgemerkte u/o abonnierte Kurse
08 Mini-Market
Mini-Markets: Kooperation für geschlossene Gruppen
09 Abrechnung
Abrechnung der Verrechnungs-Sätze zwischen kooperierenden VHSn
01.01 Zur Nutzung braucht es:
ein Verwaltungsprogramm: Derzeit werden KuferSQL und der itm:MANAGER (Lissy) unterstützt - cmxOrganize soll folgen Anbindung der VHS-Datenbank an vhsKOOP durch die Fa. ITEM KG (Schnittstelle itm:CONNECT) - ist bei KuferSQL-Kund:innen bereits installiert, sofe...
01.02 Onboarding & Einloggen
Onboarding Die Bitte um Onboarding muss bei der Fa. ITEM KG per Mail gestellt werden: info@itemkg.de mit mindestens folgendem Inhalt: Name der VHS: Ansprechpartner:in IT mit Kontaktdaten: Verwaltungsprogramm (itm:MANAGER/KuferSQL): Installationsart (lo...
03.01 Zugang anfordern - Login-Daten selber anlegen
Neuer Zugang Jede:r Nutzer:in richtet sich selber einen Account im Portal vhsKOOP ein: "Neuer Zugang" Zugang anlegen Hier muss die E-Mail-Adresse genutzt werden, die im Verwaltungsprogramm dem User-Account zugeordnet ist - so ist sichergestellt, dass sich nie...
03.02 Login
Zum Einloggen muss erst die eigene VHS ausgewählt werden, dann die E-Mail-Adresse und schließlich das Passwort eingegeben werden, damit der "Einloggen"-Knopf nutzbar wird: Auf Wunsch kann der Haken bei "Eingeloggt bleiben" gesetzt werden - dann merkt sich der...
03.03 Passwort vergessen
Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden: Hier muss erst die eigene VHS im Drop-down-Menü ausgewählt werden und dann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, damit der "Abschicken"-Knopf nutzbar...
Inhaltsverzeichnis
Überblick über die App Technische Voraussetzungen Preise, Bestellung, Checklisten Funktionen im Detail Individualierungsmöglichkeiten Weiterentwicklungsperspektiven Anhang: Liste der in Kufer genutzten Felder Anhang: Liste der Push- und Mail-Nachrichten Anhan...
1. Überblick
Die Kursmanagement-App (KM-App) wurde durch die Firma ITEM KG in Zusammenarbeit mit dem bvv-Digitalverbund "Kursmanagement-App", bestehend aus den Volkshochschulen Straubing-Bogen, Wasserburg, Ammersee-West und Zirndorf & Stein, 2024 entwickelt. Es handelt sic...
2. Technische Voraussetzungen
A. Verwaltungsprogramm und Dozententools Stand Oktober 2024 kann die App sowohl in Verbindung mit KuferSQL 5.0 wie auch dem itm:Manager genutzt werden. Ein Einsatz bei vhs-seitiger Verwendung des Verwaltungsprogramms von CMX ist derzeit noch nicht möglich, sol...
3. Preis, Bestellung, Checkliste
A. Preise Für die Kursmanagement-App fallen monatliche Kosten sowie bei der Bestellung Einmalkosten an. Die genauen Preise teilt Ihnen die Fa. ITEM KG mit. Bis 31.12.2025 gibt es für bayerische Volkshochschulen Sonderkonditionen. Bei Erwerb der App ist die Nut...
4. Funktionen der App im Detail
A. Anmeldebildschirm Nach Auswahl der Bildungseinrichtung werden die bei der vhs hinterlegte E-Mail-Adresse und das Passwort eingegeben (die selben Zugangsdaten können auch für die Anmeldung im Webportal genutzt werden, sofern die vhs dieses den Kursleitenden ...
5. Individualisierungsmöglichkeiten
A. Individualisierungsmöglichkeiten der Kursmanagement-App beim Onboarding-Prozess (kostenlos im Rahmen der Ersteinrichtung) Wie in Kapitel 3.c) erwähnt kann die App in begrenztem Umfang auf die Wünsche der vhs zugeschnitten werden: Entscheidet sich die vhs d...
8. Anhang: Liste der Push- und Mailnachrichten
A. Push-Nachrichten an Kursleitung Folgende Aktionen der vhs-Verwaltung lösen auf dem Handy der Kursleitung eine Push-Nachricht aus (sofern die Funktion in den "Profil"-Einstellungen der App aktiviert wurde) Ein Kurs wird durch die vhs auf "Ausfall" gesetzt E...
7. Anhang: Im Verwaltungsprogramm genutzte Felder
Folgende Daten werden aus der App in KuferSQL 5.0 gespeichert: E-Mails der KL an TN (Absage-Nachricht Kurstag): Speicherung in der Dokumentenablage des Kursteilnehmenden Durch KL erfassten Anwesenheiten: Speicherung in den Anwesenheiten des Kurses Durch KL ho...
6. Weiterentwicklungsperspektiven
Dieses Kapitel wird im Rahmen des Transferprojekts durch die Kompetenzgruppe "Prozessdigitalisierung in Volkshochschulen durch Nutzung der Kursmanagement-App" ergänzt
9. Anhang: Dokumente, Verträge, Anleitungen
In diesem Kapitel sind verschiedene Dokumente zusammengestellt Honorarvertrag in der App (modifizierter bvv-Mustervertrag) Kursabschlussdokument Weitermeldeliste (Weitermeldungen können über die App noch nicht digital vorgenommen werden) Anleitung für Kurslei...
01.03 Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird
Benutzerverwaltung vorbereiten Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen eigenen Login/Account im Portal vhsKOOP anlegt - ein zentraler Login oder gar eine "extra Kennung" in der Benutzerverwaltung von KuferSQL ist nicht nötig. Für das A...
04.01 Übersicht
Kopfzeile Mitte In der Mitte ist zu sehen, in welchem Portal/Marktplatz ich mich gerade befinde - falls die eigene VHS auch Teil eines oder mehrerer Mini-Markets ist, kann mittels "Portale" jederzeit gewechselt werden: Rechts Rechts sind folgende Funktionen ...
02a.02 Pflichtfelder in KuferSQL
Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann: Reiter 1. Seite Titel Datum von Datum bis Uhrzeit von Uhrzeit bis Kursort DVV-Fachbereich (als kleinster...
02a.03 weitere übertragene Felder in KuferSQL
Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen: Reiter 1. Seite Titel für Programmheft (von mancher VHS auch als Untertitel verwendet) UE Kursdauer Dauerdetails abw...
05.01 passenden Kurs im Marktplatz auswählen
Marktplatz Die Übersicht Marktplatzkurse zeigt alle verfügbaren Kooperations-Angebote an - diese können vorgemerkt oder direkt abonniert werden: Hier wurde beispielhaft auf Kurse ab dem 01.02.2025 und noch nicht abonnierte Kurse gefiltert. Suchfilter Die umfa...