2. Technische Voraussetzungen

A. Verwaltungsprogramm und Dozententools

Stand Oktober 2024 kann die App sowohl in Verbindung mit KuferSQL 5.0 wie auch dem itm:Manager genutzt werden. Ein Einsatz bei vhs-seitiger Verwendung des Verwaltungsprogramms von CMX ist derzeit noch nicht möglich, soll jedoch folgen. Der Erwerb bestimmter Kufer-Module ist nicht erforderlich. Auch das Kufer-Dozentenportal wird für einen App-Einsatz nicht benötigt.

Es sind folgende Konstellationen einer Nutzung durch die Kursleitenden möglich:

1. Alleiniger Einsatz der Kursmanagement-App
2. Nutzung KM-App und itm:Dozentenportal
3. Nutzung KM-App und KuferTools für Dozenten

Volkshochschulen, die derzeit noch kein Online-Tool für Dozenten im Einsatz haben, wird Nr. 1 empfohlen. Hintergrund ist, dass deutlich mehr Personen ein Handy als einen Desktop-PC besitzen bzw. nutzen. Gerade für die anfänglich sicherlich nötige Unterstützung der Dozierenden ist es für die vhs einfacher, wenn nur ein Endgerät supportet werden muss.

Volkshochschulen, die das Kufer-Dozentenportal bereits im Einsatz haben, können die App ihren Kursleitenden ergänzend zur Verfügung stellen. Nachteil hier: Die Kursleitenden müssen mit gewissen Bedien- und Funktionsunterschieden zwischen Kufer-Portal und App rechnen. Denkbar wäre natürlich auch ein Umstieg vom Kufer-Dozentenportal auf die App, d.h. die Kursleitenden haben dann nur noch die App (und optional das Dozentenportal von ITEM) in Gebrauch. Auch wenn dies unter Kostengesichtspunkten sinnvoll erscheint, sollte - insbesondere wenn bereits sehr viele Dozenten das Portal nutzen - kein harter Umstieg erfolgen, sondern ein schrittweiser.

B. Schnittstellen und Mailzugriff

Damit der Datenaustausch zwischen der KM-App und dem vhs-Verwaltungsprogramm funktioniert, muss die itm:CONNECT-Schnittstelle installiert werden bzw. installiert sein. Volkshochschulen, die den itm:Manager im Einsatz haben, verfügen in jedem Fall über diese Schnittstelle. Kufer-Volkshochschulen, die ITEM-Produkte nutzen, z. B. ITEM-Webseite, sind ebenfalls bereits mit der Schnittstelle ausgestattet. Bei den übrigen Kufer-Volkshochschulen muss diese installiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Kufer in der Kufer-Cloud oder lokal (auf einem Server) in der vhs installiert ist. ITEM prüft bei der Beauftragung der App automatisch das Vorhandensein der Schnittstelle und richtet diese bei Bedarf neu ein.

Zudem benötigt ITEM Zugriff auf den Mailserver der vhs, damit E-Mails aus der App die Absenderkennung der jeweiligen vhs tragen. Die Zugangsdaten werden beim Onboarding mittels Technik-Checkliste (s. Kapitel 3) abgefragt.

Kursleitung

Damit ein Kursleitender die App nutzen kann, ist eine Installation auf dem Tablet oder Smartphone nötig. Dies erfolgt über einen Link, den die vhs zur Verfügung stellt (Internetauftritt oder E-Mail). In den gängigen App-Stores ist die App nicht enthalten, da es sich um eine Web-App handelt. Nach Installation der App ist eine Registrierung erforderlich. Diese kann eine Kursleitung nur dann vornehmen, wenn seine E-Mailadresse in der jeweiligen vhs im Kursverwaltungsprogramm gespeichert ist. Wird eine Kursleitung durch die vhs im Verwaltungsprogramm deaktiviert und gelöscht, wird der Zugang zur Kursmanagement-App automatisch gesperrt.

Offlinefunktionen

Mit dem Login in eine vhs zieht sich die APP die aktuell relevanten Kurse in den Offline-Speicher und hält sie dort für die Erfassung von Anwesenheiten, sowie für die Anzeige und Pflege der Teilnehmenden-Daten. Sobald die Onlineverbindung wieder hergestellt ist, werden diese Daten an die vhs gesendet.