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00 Schneller Überblick - erster Einstieg in vhsKOOP

Vision und Ziel

vhsKOOP ermöglicht Kooperation statt Konkurrenz. Durch die Automatisierung vieler Verwaltungsprozesse wird das Anbieten und Nutzen von Kooperationskursen einfacher, transparenter und effizienter. So können Volkshochschulen ihre Angebote leichter teilen und gleichzeitig von den Kursen anderer profitieren. vhsKoop ist ein digitaler B2B-Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen – für Präsenz-, Online- oder Hybrid-Kurse.

Merkmale und Vorteile

  • Kurse können freigegeben oder von anderen übernommen werden
  • abonnierte Kurse können ggf. noch etwas angepasst werden und erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm
  • bidirektionale Synchronisierung: Änderungen am Kurs und Anmeldungen werden automatisch zwischen den Verwaltungsprogrammen von Master- und Abo-VHSn abgeglichen
  • effizient, zeitsparend, kooperationsfördernd
  • es gelten jeweils die AGB der VHS, bei der sich Kund:innen anmelden - hier findet auch die Kommunikation mit den Angemeldeten und die finanzielle Abwicklung statt (Vertragsverhältnis)
  • je nach Verrechnungssatz stellt die Master-VHS einen Teil des vereinnahmten Entgelts der Abo-VHS in Rechnung - alternativ kann auch („KOS-Modell“) eine Weiterleitung der Interessent:innen zur Master-VHS erfolgen

Rollen und Begriffe

    Master-VHS: gibt eigene Kurse frei Abo-VHS: übernimmt Kurse anderer Volkshochschulen Mini-Market: meist geschlossener Marktplatz für gezielte Kooperationen

    Technische Voraussetzungen

    • Verwaltungsprogramm: Derzeit nutzbar mit KuferSQL und itm:MANAGER, cmxOrganize wird folgen.folgen
    • Verbindung zwischen vhsKOOP und dem Verwaltungsprogramm: itm:CONNECT-Schnittstelle
    • Während der Nutzung: neben dem Verwaltungssystem, AnwendungNutzung des Portals über einen Internetbrowser

    Kosten und Bestellung

    •Die Kosten sind beim Betreiber zu erfragen - derzeit gilt folgende vorläufige Preisübersicht: https://vhskoop.de/fileadmin/user_upload/Downloads/PREISÜBERSICHT_Volkshochschulen_vhskoop.pdf

    Es fallen an:

      einmaliger Einrichtungspreis für itm:CONNECT-Schnittstelle •(ITEM LaufendeKG) laufende Kosten •an den Betreiber

      Onboarding-Formular zur Bestellung: [Link]https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-18052/P3ZXNZ234SPKNS5I07

      Einrichten

      Hinweis: der Schnittstelle Notwendige Dienstleister / Partner:innen … itm:CONNECT-Schnittstelle vorhanden oder einrichtenNutzungvoraussetzungen

      Vorbereitungen inan der eigenen vhsVHS

      •

      Inin der Benutzerverwaltung: Festlegen,Einstellung werfür diejenigen überprüfen, die vhsKOOP nutzen darf.sollen • Jede/jede:r Nutzer/Nutzer:in benötigt eine gültige, persönliche E-Mail-Adresse • Datenschutzerklärung der vhsVHS aktualisieren,aktualisieren, damit Kooperationen rechtlich abgesichert sind.sind • Entsprechend dem eigenen Verwaltungsprogramm - notwendige Einstellungen anpassen.anpassen [jeweilsin Unterpunkte]KuferSQL oder itm:MANAGER/Lissy

      Login ins Portal

      •
      Nach Anmeldung der Volkshochschule über das Onboarding-Formular undnach der Freischaltung erhaltendurch SieITEM dieund den nötigen Vorbereitungen im Verwaltungsprogramm können Zugänge zum Portal selber angelegt werden mit den Zugangsdaten fürim dasPortal Portal.anmelden • Mit den erhaltenen Zugangsdaten anmelden. • Beim ersten Login das Passwort selbst festlegen. • Fallsfalls nötig, über „Passwort vergessen“vergessen“ ein neues Passwort anfordern.

      Nutzung des Bildungsmarktplatzes

      Rollen
      undÜberblick Begriffeüber Kurse können freigegeben oder von anderen übernommen werden • Master-vhs: gibt eigene Kurse frei • Abo-vhs: übernimmt Kurse anderer Volkshochschulen • Mini-Market: geschlossener Marktplatz für gezielte Kooperationenden Aufbau des Portals …Kurse Kurseaussuchen & abonnieren (Abo-vhs)VHS) •
      Aufauf dem Marktplatz gewünschten Kurs auswählen • Kurs abonnieren • Kurs wird automatisch ins eigene Kursprogramm übernommen à Abonnierteabonnierte Kurse erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm Kurse hochladenzum Hochladen vorbereiten (Master-vhs)VHS) • Kurse im eigenen Verwaltungssystem vollständig vorbereiten à bitte dazu … beachten • Kurse im Portal zum Abo freigeben Echtzeitsynchronisierung(Master-VHS) laufende Synchronisierung: Änderungen (z.und B. Anmeldungen)Anmeldungen werden automatisch zwischen den SystemenVerwaltungsprogrammen abgeglichen WasMini-Market wird aktualisiert und was nicht? Abrechnung zwischen kooperierenden vhs’enVHSn … Mini-Market  Was ist ein Mini-Market?  Einrichtung eines eigenen Mini-Markets

      Regeln und Hinweise

      Bitte beachten Sie die allgemeinen Rahmenbedingungen zur Kursfreigabe und -übernahme (z. B. keine wesentlichen Änderungen nach Freigabe, feste Kursnummern, Einschränkungen bei bestimmten Kursarten). Details finden Sie im Kapitel 10 „Regeln und Hinweise“Hinweise“.

      Support und Hilfe

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