00 Schneller Überblick - erster Einstieg in vhsKOOP

Vision und Ziel

vhsKOOP ermöglicht Kooperation statt Konkurrenz. Durch die Automatisierung vieler Verwaltungsprozesse wird das Anbieten und Nutzen von Kooperationskursen einfacher, transparenter und effizienter. So können Volkshochschulen ihre Angebote leichter teilen und gleichzeitig von den Kursen anderer profitieren. vhsKoop ist ein digitaler B2B-Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen – für Präsenz-, Online- oder Hybrid-Kurse.

Merkmale und Vorteile

Kurse können freigegeben oder von anderen übernommen werden
abonnierte Kurse können ggf. noch etwas angepasst werden und erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm
bidirektionale Synchronisierung: Änderungen am Kurs und Anmeldungen werden automatisch zwischen den Verwaltungsprogrammen von Master- und Abo-VHSn abgeglichen
effizient, zeitsparend, kooperationsfördernd
es gelten jeweils die AGB der VHS, bei der sich Kund:innen anmelden - hier findet auch die Kommunikation mit den Angemeldeten und die finanzielle Abwicklung statt (Vertragsverhältnis)
je nach Verrechnungssatz stellt die Master-VHS einen Teil des vereinnahmten Entgelts der Abo-VHS in Rechnung - alternativ kann auch („KOS-Modell“) eine Weiterleitung der Interessent:innen zur Master-VHS erfolgen

Technische Voraussetzungen

Verwaltungsprogramm: Derzeit nutzbar mit KuferSQL und itm:MANAGER, cmxOrganize wird folgen.
Verbindung zwischen vhsKOOP und dem Verwaltungsprogramm: itm:CONNECT-Schnittstelle
Während der Nutzung: neben dem Verwaltungssystem, Anwendung über einen Internetbrowser

Kosten und Bestellung

• Einrichtungspreis für itm:CONNECT-Schnittstelle • Laufende Kosten • Onboarding-Formular zur Bestellung: [Link] Einrichten der Schnittstelle Notwendige Dienstleister / Partner:innen … itm:CONNECT-Schnittstelle vorhanden oder einrichten

Vorbereitungen in der eigenen vhs

• In der Benutzerverwaltung: Festlegen, wer vhsKOOP nutzen darf. • Jede/r Nutzer/in benötigt eine gültige, persönliche E-Mail-Adresse • Datenschutzerklärung der vhs aktualisieren, damit Kooperationen rechtlich abgesichert sind. • Entsprechend dem eigenen Verwaltungsprogramm notwendige Einstellungen anpassen. [jeweils Unterpunkte] Login ins Portal • Nach Anmeldung der Volkshochschule über das Onboarding-Formular und der Freischaltung erhalten Sie die Zugangsdaten für das Portal. • Mit den erhaltenen Zugangsdaten anmelden. • Beim ersten Login das Passwort selbst festlegen. • Falls nötig, über „Passwort vergessen“ ein neues Passwort anfordern.

Nutzung des Bildungsmarktplatzes Rollen und Begriffe Kurse können freigegeben oder von anderen übernommen werden • Master-vhs: gibt eigene Kurse frei • Abo-vhs: übernimmt Kurse anderer Volkshochschulen • Mini-Market: geschlossener Marktplatz für gezielte Kooperationen Aufbau des Portals … Kurse abonnieren (Abo-vhs) • Auf dem Marktplatz gewünschten Kurs auswählen • Kurs abonnieren • Kurs wird automatisch ins eigene Kursprogramm übernommen à Abonnierte Kurse erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm Kurse hochladen (Master-vhs) • Kurse im eigenen Verwaltungssystem vollständig vorbereiten à bitte dazu … beachten • Kurse im Portal freigeben Echtzeitsynchronisierung Änderungen (z. B. Anmeldungen) werden automatisch zwischen den Systemen abgeglichen Was wird aktualisiert und was nicht? Abrechnung zwischen kooperierenden vhs’en … Mini-Market  Was ist ein Mini-Market?  Einrichtung eines eigenen Mini-Markets

Regeln und Hinweise Bitte beachten Sie die allgemeinen Rahmenbedingungen zur Kursfreigabe und -übernahme (z. B. keine wesentlichen Änderungen nach Freigabe, feste Kursnummern, Einschränkungen bei bestimmten Kursarten). Details finden Sie im Kapitel „Regeln und Hinweise“. Support und Hilfe • vhs.cloud Netzwerkgruppe • Support-Ticket anlegen (ITEM ClickUp)