4. Funktionen der App im Detail

A. Anmeldebildschirm

Nach Auswahl der Bildungseinrichtung werden die bei der (jeweiligen) vhs hinterlegte E-Mail-Adresse und das Passwort eingegeben (die selben Zugangsdaten können auch für die Anmeldung im Webportal genutzt werden, sofern die vhs dieses den Kursleitenden ergänzend zur Verfügung stellt). Kursleitenden, die nur bei einer vhs unterrichten, wird empfohlen die Option "eingeloggt bleiben" zu wählen.

Alternativ können biometrische Zugangsmöglichkeiten genutzt werden, sofern das Endgerät diese unterstützt.

B. Dashboard

Nach Aufruf der App erscheint das Dashboard. Dieses ist zudem jederzeit über die Haus-Symbol unten links erreichbar. Das Dashboard enthält die Funktionen

• Kurse (auch erreichbar über das Kalendersymbol am unteren Rand der App)
• Dokumente
• Verträge
• Abrechnung

C. Kursübersicht

Die Kursübersicht zeigt die Kurse des laufenden Semesters. Über das Sortiersymbol oben rechts, kann die Sortierung eingestellt werden, die von der App dauerhaft gespeichert wird. Mit dem Schieberegler "Alle Kurse" können zudem die Kurse der vergangenen beiden Semester sowie die Kurse aller künftigen Semester eingeblendet werden.

In der Kursübersicht werden die wichtigsten Angaben zu jedem Kurs angezeigt. Der "Status" gibt an, ob ein Kurs "ausgefallen", "beendet" oder "abgeschlossen" ist. Auf Kufer bezogen bedeutet dies:

• Ausgefallen: Der Kurs wird auf Ausfall gesetzt, es fand/findet keine Abrechnung mit der Kursleitung statt, Folgeprozesse sind nicht angezeigt.
• Beendet: Der letzte Kurstag liegt in der Vergangenheit, der Dozent hat mit dem Button "Abgeschlossen" (s. Anwesenheiten) die vereinbarungsgemäße Durchführung des Kurses bestätigt und die vhs um Abrechnung gebeten.
• Abgeschlossen: Der Kurs wurde durch die vhs-Verwaltung als abgeschlossen gekennzeichnet, d.h. alle Abrechnungen und Honorarzahlungen sind erfolgt. Ein fehlender Status ("-") bedeutet, der Kurs läuft gerade oder liegt in der Zukunft.

Zu jedem Kurs gibt es vier Buttons, um tiefer in den Kurs einzusteigen:

• Teilnehmer (erst aktiv, wenn die Mindestteilnehmerzahl erreicht wird)
• Dokumente
• Anwesenheiten
• Kursdetails (der Titel eines Kurses ist ein Link und führt ebenfalls zur den Kursdetails)

C1. Teilnehmer Der Aufruf verzweigt zur Liste aller aktuell angemeldeten Kursteilnehmer. Sofern die Volkshochschule beim Onboarding die Anzeige der Kontaktdaten für die Kursleitung erlaubt hat, werden E-Mail-Adresse, Mobilfunknummer und Festnetztelefon der Teilnehmer angezeigt. Nicht im Verwaltungsprogramm gespeicherte Daten werden mit einem roten "fehlt" angezeigt. Der Kursleiter kann bei fehlenden (oder sich ändernden) Daten mit dem Briefsymbol eine Nachricht an die vhs öffnen und aktuelle Kontaktdaten zum Teilnehmer übermitteln. Zudem kann der Kursleiter am Ender der Teilnehmerauflistung mit dem +-Symbol weitere (bisher unangemeldete) Teilnehmer an die vhs-Verwaltung übermitteln.

C2. Dokumente Anders als die Dokument-Funktion auf dem Dashboard handelt es sich hier ausschließlich um Dokumente mit Bezug zum ausgewählten Kurs, konkret um verschiedene Teilnehmerlisten. Diese wurden bewusst in die App aufgenommen, um Kursleitern einen "Zwischenschritt" auf dem Weg zur Digitalisierung zu ermöglichen. Auf Wunsch der vhs können diese Listen erweitert, geändert oder ganz weggelassen werden (s. Kapitel 5. Individualisierungsmöglichkeiten). Zudem können hier kursbezogene Dateien durch die Kursleitung hochgeladen werden, die für die Abrechung des Kurses durch die vhs-Verwaltung relevant sind, z. B. Bahntickets, Materialquittungen, usw. Hier hochgeladene Dokumente werden unter _______ gespeichert.

C3. Anwesenheiten

1. Hier können durch die Kursleitung optional die einzelnen Teilnehmer als "anwesend", "abwesend" oder "entschuldigt" markiert werden. Hier gemachte Eingaben werden in das vhs-Verwaltungsprogramm übernommen (in Kufer sind diese nur einsehbar, wenn das entsprechende Modul erworben wurde). Außerdem werden die Angaben auf dem Kursabschlussdokument angedruckt (s.4.). Durch die vhs im Verwaltungsprogramm vorgenommene Einträge werden an die App übermittelt. So kann z. B. der Kursleiter erkennen, dass sich ein Teilnehmer für einen einzelnen Kurstag entschuldigt hat.
2. Zu den einzelnen Kurstagen können Informationen oder Anmerkungen eingetragen werden. Sind bei einem Kurs mehrere Kursleitungen eingetragen, sind die Einträge kursleiterübergreifend sichtbar. Über Einträge durch eine Kursleitung wird die vhs-Verwaltung nicht aktiv informiert, Einträge sind im Verwaltungsprogramm unter ________ einsehbar.3
3. Kommt es zu einer kurzfristigen Verhinderung des Kursleiters, kann dieser mit dem Button "Absage" eine Nachricht an die Kursteilnehmer versenden und darüber informiert, dass der heutige Kurstag ausfällt. Eine Kopie der Nachricht geht per E-Mail an die vhs-Verwaltung. Die Teilnehmer erhalten die Nachricht per SMS (sofern ein entsprechendes SMS-Kontingent zur Verfügung steht und per E-Mail. Teilnehmer, von denen weder eine Mobilfunknummer noch eine Festnetznummer gespeichert ist, können - sofern vorhanden - via Festnetz-Anruf durch die Kursleitung informiert werden. Dies setzt jedoch voraus, dass die Anzeige der Kontaktdaten durch die vhs beim Onboarding aktiviert wurde. Die Funktion "Absage" ist erst ab vier Stunden vor Kursbeginn aktiv. Damit soll erreicht werden, dass die Kursleitung weiter im Voraus bekannte Ausfalltage über die vhs-Verwaltung regelt.
4. Mit dem Button "Abgeschlossen" am Ende der Kurstage-Liste, bestätigt die Kursleitung, dass der Kurs ordnungs- und vereinbarungsgemäß durchgeführt wurde. Der Button ist erst aktiv, wenn der letzte Kurstag beendet ist. Der Button löst eine Mail-Information an die vhs-Verwaltung aus. Diese enthält im Anhang ein PDF mit folgenden Angaben:

• Bestätigung der Kursleitung über Abschluss des Kurses und Bitte um Auszahlung von Honorar uns ggf. Spesen
• Angaben zum Kurs (Kursnummer, Kurstitel, usw.)
• Auflistung aller Kurstage inkl. Uhrzeiten
• Auflistung aller An- und Abwesenheiten (sofern durch KL erfasst) Die Kursleitung erhält diese PDF in Kopie. Mit diesem Dokument kann die vhs-Verwaltung alle sonst auch üblichen Tätigkeiten ausführen, um den Kurs abzurechnen und abzuschließen. Sind weitergehende Automatisierungen gewünscht oder sollen komplexere Kurse abgewickelt werden, steht das Zusatzmodul "Honorarabrechnung" zur Verfügung.

C4. Kursdetails