Schneller Überblick - erster Einstieg in vhsKOOP

Der digitale Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen - Kooperation braucht System: vhsKOOP bietet es.
Infos: info.vhskoop.de - kleiner Erklärfilm
Vision und Ziel:
vhsKOOP ermöglicht Kooperation statt Konkurrenz. Durch die Automatisierung vieler Verwaltungsprozesse wird das Anbieten und Nutzen von Kooperationskursen einfacher, transparenter und effizienter. So können Volkshochschulen ihre Angebote leichter teilen und gleichzeitig von den Kursen anderer profitieren.
vhsKOOP ist ein digitaler B2B-Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen – für Präsenz-, Online- oder Hybrid-Kurse.
Merkmale und Vorteile:
Kurse können freigegeben (Master) oder von anderen VHSn übernommen (Abo) werden - aber keine Angst vor dem Begriff "Abo", das ist natürlich kein dauerhaftes "Zeitschriften-Abo", sondern gilt jeweils nur für den 1 konkreten Kurs
abonnierte Kurse können ggf. noch etwas angepasst werden und erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm
bidirektionale Synchronisierung: Änderungen am Kurs und Anmeldungen werden automatisch zwischen den Verwaltungsprogrammen von Master- und Abo-VHSn abgeglichen
effizient, zeitsparend, kooperationsfördernd
es gelten jeweils die AGB der VHS, bei der sich Kund:innen anmelden - hier findet auch die Kommunikation mit den Angemeldeten und die finanzielle Abwicklung statt (Vertragsverhältnis)
je nach Verrechnungssatz stellt die Master-VHS einen Teil des vereinnahmten Entgelts der Abo-VHS in Rechnung - alternativ kann auch ("KOS-Modell") eine Weiterleitung der Interessent:innen zur Master-VHS erfolgen
Rollen und Begriffe:
Master-VHS: gibt eigene Kurse frei
Abo-VHS: übernimmt Kurse anderer Volkshochschulen
Mini-Market: meist geschlossener Marktplatz für gezielte Kooperationen
Technische Voraussetzungen:
Verwaltungsprogramm: Derzeit nutzbar mit KuferSQL und itm:MANAGER, cmxOrganize wird folgen
Verbindung zwischen vhsKOOP und dem Verwaltungsprogramm: itm:CONNECT-Schnittstelle
Während der Nutzung: neben dem Verwaltungssystem, Nutzung des Portals über einen Internetbrowser
Hinweis: Nutzungvoraussetzungen
Kosten und Bestellung:
Die Kosten sind beim Betreiber zu erfragen - derzeit gilt folgende vorläufige Preisübersicht: https://vhskoop.de/fileadmin/user_upload/Downloads/PREISÜBERSICHT_Volkshochschulen_vhskoop.pdf
Es fallen an:
einmaliger Einrichtungspreis für itm:CONNECT-Schnittstelle (ITEM KG)
laufende Kosten an den Betreiber
Onboarding-Formular zur Bestellung:
https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-18052/P3ZXNZ234SPKNS5I07
Vorbereitungen an der eigenen VHS:
in der Benutzerverwaltung: Einstellung für diejenigen überprüfen, die vhsKOOP nutzen sollen
jede:r Nutzer:in benötigt eine gültige, persönliche E-Mail-Adresse
Datenschutzerklärung der VHS aktualisieren, damit Kooperationen rechtlich abgesichert sind
entsprechend dem eigenen Verwaltungsprogramm - notwendige Einstellungen anpassen in KuferSQL oder itm:MANAGER/Lissy
Login ins Portal:
nach der Freischaltung durch ITEM und den nötigen Vorbereitungen im Verwaltungsprogramm können Zugänge zum Portal selber angelegt werden
mit den Zugangsdaten im Portal anmelden
falls nötig, über "Passwort vergessen" ein neues Passwort anfordern.
Nutzung des Bildungsmarktplatzes:
Überblick über den Aufbau des Portals
Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)
auf dem Marktplatz gewünschten Kurs auswählen
Kurs abonnieren
Kurs wird automatisch ins eigene Kursprogramm übernommen
abonnierte Kurse erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm
Kurse zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)
Kurse im Portal zum Abo freigeben (Master-VHS) 
Mini-Market
Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)
Synchronisation der Belegung
laufende Nach-Synchronisierung der Kurs-Daten
Infos zu Änderungen/Aktualisierungen beim Kurs
Ausfall - Absage des Kurses durch die Master-VHS
Kommunikation mit den Teilnehmenden
finanzielle Abwicklung mit den Teilnehmenden
Umgang mit der Warteliste
Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn
Regeln und Hinweise:
Bitte beachten Sie die allgemeinen Rahmenbedingungen zur Kursfreigabe und -übernahme (z. B. keine wesentlichen Änderungen nach Freigabe, feste Kursnummern, Einschränkungen bei bestimmten Kursarten). Details finden Sie im Kapitel 10 "Regeln und Hinweise".
Support und Hilfe:
vhs.cloud Netzwerkgruppe: https://www.vhs.cloud/wws/9.php#/wws/2899440.php
Support-Ticket anlegen (ITEM ClickUp): https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-20612/5O4X03J1Y6HZN0HAZT