Schneller Überblick - erster Einstieg in vhsKOOP

Der digitale Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen - Kooperation braucht System: vhsKOOP bietet es.

Infos: info.vhskoop.de - kleiner Erklärfilm

Vision und Ziel:

vhsKOOP ermöglicht Kooperation statt Konkurrenz. Durch die Automatisierung vieler Verwaltungsprozesse wird das Anbieten und Nutzen von Kooperationskursen einfacher, transparenter und effizienter. So können Volkshochschulen ihre Angebote leichter teilen und gleichzeitig von den Kursen anderer profitieren.

vhsKOOP ist ein digitaler B2B-Bildungsmarktplatz für Volkshochschulen – für Präsenz-, Online- oder Hybrid-Kurse.

Merkmale und Vorteile:

• Kurse können freigegeben (Master) oder von anderen VHSn übernommen (Abo) werden - aber keine Angst vor dem Begriff "Abo", das ist natürlich kein dauerhaftes "Zeitschriften-Abo", sondern gilt jeweils nur für den 1 konkreten Kurs
• abonnierte Kurse können ggf. noch etwas angepasst werden und erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm
• bidirektionale Synchronisierung: Änderungen am Kurs und Anmeldungen werden automatisch zwischen den Verwaltungsprogrammen von Master- und Abo-VHSn abgeglichen
• effizient, zeitsparend, kooperationsfördernd
• es gelten jeweils die AGB der VHS, bei der sich Kund:innen anmelden - hier findet auch die Kommunikation mit den Angemeldeten und die finanzielle Abwicklung statt (Vertragsverhältnis)
• je nach Verrechnungssatz stellt die Master-VHS einen Teil des vereinnahmten Entgelts der Abo-VHS in Rechnung - alternativ kann auch ("KOS-Modell") eine Weiterleitung der Interessent:innen zur Master-VHS erfolgen

Rollen und Begriffe:

• Master-VHS: gibt eigene Kurse frei
• Abo-VHS: übernimmt Kurse anderer Volkshochschulen
• Mini-Market: meist geschlossener Marktplatz für gezielte Kooperationen

Technische Voraussetzungen:

• Verwaltungsprogramm: Derzeit nutzbar mit KuferSQL und itm:MANAGER, cmxOrganize wird folgen
• Verbindung zwischen vhsKOOP und dem Verwaltungsprogramm: itm:CONNECT-Schnittstelle
• Während der Nutzung: neben dem Verwaltungssystem, Nutzung des Portals über einen Internetbrowser
• Hinweis: Nutzungvoraussetzungen

Kosten und Bestellung:

Die Kosten sind beim Betreiber zu erfragen - derzeit gilt folgende vorläufige Preisübersicht: https://vhskoop.de/fileadmin/user_upload/Downloads/PREISÜBERSICHT_Volkshochschulen_vhskoop.pdf

Es fallen an:

• einmaliger Einrichtungspreis für itm:CONNECT-Schnittstelle (ITEM KG)
• laufende Kosten an den Betreiber

Onboarding-Formular zur Bestellung: https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-18052/P3ZXNZ234SPKNS5I07

Vorbereitungen an der eigenen VHS:

• in der Benutzerverwaltung: Einstellung für diejenigen überprüfen, die vhsKOOP nutzen sollen
• jede:r Nutzer:in benötigt eine gültige, persönliche E-Mail-Adresse
• Datenschutzerklärung der VHS aktualisieren, damit Kooperationen rechtlich abgesichert sind
• entsprechend dem eigenen Verwaltungsprogramm - notwendige Einstellungen anpassen in KuferSQL oder itm:MANAGER/Lissy

Login ins Portal:

• nach der Freischaltung durch ITEM und den nötigen Vorbereitungen im Verwaltungsprogramm können Zugänge zum Portal selber angelegt werden
• mit den Zugangsdaten im Portal anmelden
• falls nötig, über "Passwort vergessen" ein neues Passwort anfordern.

Nutzung des Bildungsmarktplatzes:

• Überblick über den Aufbau des Portals

• Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)

  • auf dem Marktplatz gewünschten Kurs auswählen
  • Kurs abonnieren
  • Kurs wird automatisch ins eigene Kursprogramm übernommen
  • abonnierte Kurse erscheinen wie eigene Angebote im Kursprogramm

• Kurse zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

• Kurse im Portal zum Abo freigeben (Master-VHS)

• Mini-Market

• Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

  • Synchronisation der Belegung
  • laufende Nach-Synchronisierung der Kurs-Daten
  • Infos zu Änderungen/Aktualisierungen beim Kurs
  • Ausfall - Absage des Kurses durch die Master-VHS
  • Kommunikation mit den Teilnehmenden
  • finanzielle Abwicklung mit den Teilnehmenden
  • Umgang mit der Warteliste

• Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn

Regeln und Hinweise:

Bitte beachten Sie die allgemeinen Rahmenbedingungen zur Kursfreigabe und -übernahme (z. B. keine wesentlichen Änderungen nach Freigabe, feste Kursnummern, Einschränkungen bei bestimmten Kursarten). Details finden Sie im Kapitel 10 "Regeln und Hinweise".

Support und Hilfe:

• vhs.cloud Netzwerkgruppe: https://www.vhs.cloud/wws/9.php#/wws/2899440.php
• Support-Ticket anlegen (ITEM ClickUp): https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-20612/5O4X03J1Y6HZN0HAZT