# Kommunikation mit Teilnehmenden ## Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen **Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo und Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich** - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...). **Es gilt als vereinbart, dass innerhalb einer Woche vor Kursbeginn für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS (insbesondere bei kfr. Änderungen) die Angemeldeten direkt kontaktieren darf und soll!** ### Übermittlung der Online-Zugangsdaten an TN Siehe oben: **Grundsätzlich ist die Abo-VHS dafür verantwortlich, die Zugangsdaten an die bei ihr Angemeldeten zu versenden!** **Viele VHSn nutzen eine Mail-Automation für die Zugangsdaten rechtzeitig vor Kursbeginn** - so kann es also vorkommen, dass neben der Abo-VHS auch die Master-VHS die Zugangsdaten automatisiert versendet (*innerhalb der Woche vor Kursbeginn „darf“ der Master das ja "eigentlich" und hat die Mail-Adressen*). „Schlimmstenfalls“ bekommt die Kundschaft die Zugangsdaten also doppelt – ist aber auf jeden Fall „sicherer“ (Kund:innen-Service!) als ggf. gar nicht. ***Es wird daher empfohlen, den Text der automatischen Mail um einen entsprechenden Hinweis zu ergänzen*** - *z.B.:* [![00 doppelte Zugangsdaten.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/00-doppelte-zugangsdaten.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/00-doppelte-zugangsdaten.png) ### Kurzfristige Änderungen **Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.** ### Warteliste Wird bei vollen Kursen mit Warteliste (kann von allen beteiligten VHSn befüllt werden) ein Platz frei, so wird dieser nach dem **Windhundverfahren** vergeben. *Also nach dem klassischen Prinzip:* ***„Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“*** *- das "Windhundprinzip oder -verfahren" wird z.B. da angewendet, wo knappe Plätze zu vergeben sind. Siehe auch *