# 09.05 Kommunikation mit den Teilnehmenden

## Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen:

**Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo & Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich** - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...). 

### Ausnahme: Kurzfristige Änderungen:

**Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.**

***Aber es wäre wohl trotzdem sinnvoll, den Kontakt mit den "eignen" Teilnehmenden zu halten und solche Infos auch als Abo-VHS (nochmal) zu kommunzieren!***

### Ergänzung: Übermittlung der Online-Zugangsdaten:

Siehe oben: **Grundsätzlich ist die Abo-VHS dafür verantwortlich, die Zugangsdaten an die bei ihr Angemeldeten zu versenden!**

**Viele VHSn nutzen eine Mail-Automation für die Zugangsdaten rechtzeitig vor Kursbeginn** - so kann es also vorkommen, dass neben der Abo-VHS auch die Master-VHS die Zugangsdaten automatisiert versendet (*innerhalb der Woche vor Kursbeginn „darf“ der Master das ja "eigentlich" und hat die Mail-Adressen*). „Schlimmstenfalls“ bekommt die Kundschaft die Zugangsdaten also doppelt – ist aber auf jeden Fall „sicherer“ (Kund:innen-Service!) als ggf. gar nicht. 

***Es wird daher empfohlen, den Text der automatischen Mail um einen entsprechenden Hinweis zu ergänzen*** - *z.B.:*

[![00 doppelte Zugangsdaten.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/00-doppelte-zugangsdaten.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/00-doppelte-zugangsdaten.png)