# 09.01 Synchronisation der Belegung

***Sofort nach dem Abo startet die Synchronistation der Belegungs-Daten - sollten also an der Master-VHS oder den anderen beteiligten Abo-VHSn bereits Anmeldungen vorliegen, so erscheinen diese nach kurzer Zeit auch in der lokalen Belegung.***

## Belegung (Master- & Abo-VHS)

**Die Belegung wird laufend unter allen beteiligten VHSn (nach-)synchronisiert** - *so kann eine Überbuchung idR wirkungsvoll verhindert werden.*

### Stati "A", "S" und "W" werden genutzt und synchronisiert
**Wartelisten-Belegungen werden an alle beteiligten VHSn durch-synchronisiert - ebenso Stornos.**

### Bitte keine "Entfernung" - nur "normale" Stornierung
**Eine "Entfernung" von Belegungs-Sätzen sollte unterbleiben, da dies die Synchronisation erheblich stört!** - *Bitte immer nur stornieren.*

### Nur Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer übertragen
**Es können aus KuferSQL derzeit nur die Felder TEILNEHM.TEL_ANZEIGE und TEILNEHM.EMAIL_ANZEIGE zur Synchronisation bei Anmeldungen der Abo-VHSn zur Master-VHS verwendet werden** - in diesen Feldern stehen normalerweise die Haupt-Email und Haupt-Telefonnummer des Teilnehmenden in KuferSQL.

[![Kommunikation.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/kommunikation.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/kommunikation.png)

***Ggf. vorhandene weitere Kommunikations-Einträge im TN-Stamm der Abo-VHS können daher leider nicht zur Master-VHS übertragen werden!***

### fremde Belegungen
**Die "fremden" Belegungen dürfen weder bearbeitet noch gelöscht werden** - bei den "Anmelde-VHSn" vorgenommene Änderungen und insb. Stornos werden nach-synchronisiert (Stornos erhalten dann bei der Master-VHS "ganz normal" den Status "S", während die anonymisierten Belegungen bei den anderen beteiligten Abo-VHSn "verschwinden").

### lokale Anmeldungen
**Anmeldungen von Teilnehmenden an der eigenen VHS werden "ganz normal" wie jede andere Kursbelegung behandelt.**

### Belegungen nicht "zusammenführen" oder gar "entfernen"
**Weder bei der Master-VHS noch bei den Abo-VHSn dürfen Belegungen "zusammengeführt" (Teilnehmerdubletten entfernen) oder komplett entfernt (immer Storno verwenden) werden, da sonst wegen nicht mehr vorhandener Teilnehmer-NR keine Synchronisation mehr möglich ist!**

## Abo-VHS

**Die Abo-VHS sieht von den anderen beteiligten VHSn (Master & ggf. weitere Abo) nur anonymisierte Belegungssätze (Name der VHS):** 

[![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1763361059557.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1763361059557.png)

## Master-VHS

### konkrete TN-Daten als Firmen-Anmeldung
**Die Master-VHS erhält von den beteiligten Abo-VHSn komplette, "echte" TN-Belegungssätze mit Name, Vorname, Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer (sofern angegeben - stets mit Saldo "0") als Firmenanmeldung der Abo-VHS in den Kurs eingebucht** - so können im Notfall [die Teilnehmenden kontaktiert](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0905-kommunikation-mit-den-teilnehmenden) werden:

[![09-03-Belegung Master.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/09-03-belegung-master.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/09-03-belegung-master.png)

### "fremde" Belegungen nie ändern
**Master-VHSn dürfen im eigenen Verwaltungsprogramm insbesondere die Stati der "fremden" Belegungen nicht "anfassen"** - das muss immer die VHS machen, bei denen die Anmeldung getätigt wurde!

***Es gibt keine "Rückwärts-Synchronisierung" - wenn die Master-VHS Fremd-Belegungen ändert, wird dies NICHT zu den Abo-VHSn durchsynchronisiert!***
  
Der "richtige" Weg daher: **Jede VHS ändert bei Bedarf NUR den Status der eigenen Belegung(en)** - dies wird dann anschließend auch zur Master-VHS und ggf. den anderen beteiligten VHSn durchsynchronisiert.

### Saldo der Firmen-Buchungen (Abo-VHS) anpassbar
Zum Kursabschluss könnten bei Bedarf manuell bei den Abo-Firmen-Anmeldungen die zu zahlenden Verrechnungssätze als offener Saldo eingetragen ([siehe Listendruck](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/1001-listendruck-master-abrechnung)) und so direkt Rechnungen an die Abo-VHS erstellt werden - so "stimmt" dann auch der DB der Veranstaltung...