# 01.03a Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird ## Benutzerverwaltung vorbereiten **Es ist so gedacht, dass jede:r Mitarbeiter:in der VHS sich einen eigenen Login/Account im Portal vhsKOOP anlegt - ein zentraler Login oder gar eine "extra Kennung" in der Benutzerverwaltung von KuferSQL ist nicht nötig.** Für das [Anlegen eines Logins](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0104-zugang-anfordern-login-daten-selber-anlegen) in vhsKOOP muss für jede:n Kolleg:in/potentiell Nutzenden ein aktiver Eintrag in der Kufer-SQL-Benutzerverwaltung mit mindestens einer gültigen E-Mail-Adresse und im Reiter "Schalter" mit dem Haken bei "Im Internet anzeigen" vorhanden sein: [![01.03 Benutzerverwaltung.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/01-03-benutzerverwaltung.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/01-03-benutzerverwaltung.png) ***Die in der Benutzerverwaltung hinterlegte E-Mail-Adresse muss gültig und abrufbar sein (idealerweise die "echte" dienstliche Mail-Adresse), denn das Login-Anlegen/Anfordern läuft über das Mail-Konto!*** ### Nutzer:innen des itm:PORTAL ".meine-vhs.de" Sollte bereits ein Mitarbeiter:innen-Account im itm:PORTAL vorhanden sein (z.B. für itm:FEEDBACK oder für Honorar-Abrechnung), **wird dieses schon vorhandene Web-Login auch für vhsKOOP benutzt!** ***Falls Passwort nicht mehr bekannt, mittels ["Passwort vergessen"](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0106-probleme-mit-dem-zugang-passwort-vergessen-probieren) einfach neu vergeben!*** ### Selten bei VHSn mit der Kursmanagement-APP Sollte die KMA im Einsatz sein, so **kann es nötig sein, dass die Fa. ITEM zuerst für die VHS die Benutzerdaten verknüpfen muss** - sollte also beim (ersten!) Anfordern eines Accounts für die VHS eine "seltsame" Fehlermeldung kommen und **sicher der Haken "im Internet anzeigen" (KuferSQL) und eine korrekte Mail-Adresse (immer) in der Benutzerverwaltung** des Verwaltungsprogrammes gesetzt sein, bitte [ein "Technik-Support-Ticket" bei ITEM eröffnen](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/probleme-mit-vhskoop-support-ticket-anlegen). --- ## Benutzerdaten kann auch jeder User selber kontrollieren/eingeben Über "User" und "meine Daten und Einstellungen" können E-Mail-Adresse und der unbedingt erfoderliche Haken bei "Im Internet anzeigen" auch selber kontrolliert und ggf. gesetzt werden: [![01.03 user.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/01-03-user.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/01-03-user.png) --- ## Freie Felder für Kursstamm anlegen Es müssen unter *Einstellungen -> zentrale Einstellungen -> Felder* drei neue frei definierbare Felder im Kursstamm angelegt werden (auf die Lupe mit dem Plus klicken, dann erscheinen auch die Felder jenseits der 8): [![01.03 zentrale Einstellungen.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/Oc501-03-zentrale-einstellungen.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/Oc501-03-zentrale-einstellungen.png) **Die freien Felder 38, 39 und 40 im Kursstamm nun bitte zuerst wie folgt beschriften:** [![01.03 freie Felder.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/ONI01-03-freie-felder.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/ONI01-03-freie-felder.png) **Danach sollte es so aussehen - nun bitte auf OK klicken, bevor die Felder weiter definiert werden:** [![01.03 beschriftung beenden neu.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/01-03-beschriftung-beenden-neu.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/01-03-beschriftung-beenden-neu.png) ### Felder definieren **Nun müssen die drei Felder noch definiert werden - dazu nochmal via Lupe die weiteren Felder aufrufen und nacheinander die Pfeile nach unten anklicken:** [![01.03 felder definieren.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/01-03-felder-definieren.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/01-03-felder-definieren.png) #### 38 & 39 als Auswahlfelder mit Checkbox **Die beiden Felder 38 und 39 müssen nun als „Checkbox“ definiert werden:** [![01.03 checkbox.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/01-03-checkbox.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/01-03-checkbox.png) #### 40 als Textfeld mit Hinterlegungen für Verrechnungssatz **Feld 40 ist für den Verrechnungssatz dagegen wie folgt als "Text" zu definieren - mit 4 Zeichen Länge.** **In der "*Hinterlegung für die erlaubten Feldeinhalte*" können nun ganze Zahlen für die gewünschten Verrechnungssätze (*% des TN-Engelts, das durch die Abo-VHS an die ausführende Master-VHS zu zahlen ist - ähnlich wie im Bild*) und/oder ggf. das Wort "Link" (siehe unten) eintragen werden:** [![01.03 freie felder.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/wym01-03-freie-felder.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/wym01-03-freie-felder.png) ***Die Hinterlegung der Verrechnungssätze in Feld 40 kann völlig frei gewählt werden, es müssen lediglich ganze Zahlen sein.*** *Hier im Bild ist ein Vorschlag für Hinterlegungen zu sehen: Falls eine Master-VHS z.B. generell nur einen oder wenige Verrechnungssätze anbieten will, macht es ggf. Sinn, auch nur die eine Zahl oder eben die wenigen vorgegebenen Werte in die Hinterlegung einzutragen.* ***Falls eine Master-VHS auch die Variante ["Weiterleitung Anmeldewillige zur Master-VHS per Link (KOS-Modell)"](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0706-besonderheiten-bei-der-weiterleitung-anmeldewilliger-zur-master-vhs-per-link-kos-modell) nutzen will, so muss in die Hinterlegung ein Wort eingetragen werden (das Portal unterscheidet, ob eine Zahl oder eben nicht beim Angebot hinterlegt ist!) - wir empfehlen das Wort "Link". Falls eine Master-VHS ausschließlich die Variante "Weitermeldung" nutzen will, so kann auch allein das Wort hinterlegt werden.*** **Diese Hinterlegung kann jederzeit auch später an die Bedürfnisse der VHS angepasst werden!** --- ## Freie Felder für vhsKOOP nun soweit fertig! **Die 3 freien Felder sind nun normalerweise bereits auf der 4. Seite unter "Frei wählbare Eigabefelder" sichtbar beim Kurs.** ***Hinweis für KuferSQL Version 4: Da sind die 3 freien Felder abweichend auf der Lasche "5. Seite".*** [![01.03 Seite 4.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/01-03-seite-4.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/01-03-seite-4.png) --- ## Empfehlung: "Externe Kurs-Nr." auf "nur lesen" **Das Feld "Externe Kursnummer" (3. Seite im Kursstamm) wird für ab ca. Mitte Oktober 2025 bei zum Abo freigegebenen Kursen (nicht rückwirkend!) zwingend für die individuelle, automatisch vergebene "COOP-Id" des Kurses (bei Master- und Abo-VHS) verwendet, die eine zentrale Rolle bei der Synchronisation spielt und daher nicht verändert werden darf:** [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/image-1761112696898.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-10/image-1761112696898.png) **Aus diesem Grund ist es sehr sinnvoll, das Feld auf "nur lesen" zu setzen/setzen zu lassen, damit der Inhalt nicht versehentlich geändert wird!** Dies ist in der Benutzerverwaltung (idealerweise zentral in einer Gruppe) unter "Feld-Rechte" möglich, wie hier zu sehen: [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/image-1761112411246.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-10/image-1761112411246.png) *Hinweis: Das Fenster "Rechte-Auswahl" bleibt nach dem Klick auf "OK" offen stehen und schließt sich nicht automatisch!* **Anschließend wird das Feld wie folgt in grau angezeigt und kann nicht mehr geändert werden:** [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/image-1761112359164.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-10/image-1761112359164.png) --- ## Freie Felder im Kurs ggf. individualisieren Diese können nun aber **fakultativ** noch unter *Einstellungen -> zentrale Einstellungen -> System -> Individualseite Kurs* "besser/klarer" platziert werden! [![01.03 individual.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/01-03-individual.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/01-03-individual.png) ***Vorschlag, wie es z.B. mit einem zusätzlichen Reiter für die vhsKOOP-Felder aussehen könnte:*** [![01.03. freie Felder 3.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/01-03-freie-felder-3.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/01-03-freie-felder-3.png) **Diese beispielhafte Anzeige der vhsKOOP-Felder wird erreicht durch Bearbeiten der drei Felder auf folgende Einstellungen und dann die Umbennung des Reiters "Individualseite 2":** [![01.03 feld bearbeiten.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/01-03-feld-bearbeiten.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/01-03-feld-bearbeiten.png) **Alle drei Felder nacheinander bearbeiten, dabei auf 3 unterschiedliche Werte bei "Obere Postition" achten und immer mit OK bestätigen - zur Kontrolle baut sich die Vorschau entsprechend nach und nach auf, wenn auch unten die "Individualseite 2" ausgewählt wurde:** [![01.03 Seite 2.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/01-03-seite-2.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/01-03-seite-2.png) --- **So sollte es dann aussehen - bitte unbedingt darauf achten, dass die Werte in der Spalte "Oben" unterschiedlich sind (wenn jeweils "20" drin steht, liegen die 3 Felder unbenutzbar übereinander!):** [![01.03. freie Felder 4.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/01-03-freie-felder-4.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-04/01-03-freie-felder-4.png) **Jetzt kann noch der Reiter für die Individualseite 2 umbenannt werden:** [![01.03 reiter benenen.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/01-03-reiter-benenen.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/01-03-reiter-benenen.png) **Nicht vergessen: Diese Layout-Einstellungen für die Individualseiten noch final unten rechts mit "OK" bestätigigen:** [![IMG_0999.jpeg](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/img-0999.jpeg)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-05/img-0999.jpeg)