Allgemeine Hinweise bzw. Regeln zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!

Änderungen an Kursen | Entgelte & AGB | TN-Kommunikation | Kurs-Typ

Übertragung der Kurse aus dem Verwaltungsprogramm ins Portal

Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.

Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":

02a01 NIE.png

Dies kann durch eine Sammeländerung bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen.

Gültigkeit von AGB und Konsequenzen für VHSn

Es gelten für die Teilnehmenden/Angemeldeten stets die AGB der Einrichtung, mit der sie den Vertrag schließen/sich anmelden.

Master-VHSn müssen insbesondere akzeptieren, dass ggf. Abmeldungen später erfolgen können, als in den eigenen AGB vorgesehen und Verrechnungssätze insbesondere nur für gem. den AGB der Abo-VHS gültige Anmeldungen abgerechnet werden.

Ggf. erhobene/eingenommene Storno-Entgelte gem. den AGB der Abo-VHS stehen als Aufwandsersatz in voller Höhe der Abo-VHS zu.

Thema TN-Entgelt/Gebühren

Die Abo-VHS ist verpflichtet, jedes kooperativ ausgeschriebene Angebot zum selben Preis wie die Master-VHS anzubieten.

Die Abo-VHS verpflichtet sich weiter, den angegeben Anteil (Verrechnungssatz) am Teilnahme-Entgelt/an der Gebühr an die Master-VHS abzuführen. Dies gilt immer für das volle Teilnahme-Entgelt/die volle Gebühr: Falls also Ermäßigungen angeboten werden oder ggf. sonstige Abschläge, Gebühren oder gar Zahlungsausfälle entstehen, so gehen diese zu Lasten der Abo-VHS.

Kursnummer nicht mehr ändern

Bitte beachten: Die Kursnummer darf nach der Freigabe für das Abonnement bzw. nach dem Abonnieren durch eine der beteiligten Volkshochschulen nicht mehr geändert werden.

Sowohl itm:CONNECT als auch KuferSQL nutzen die Kursnummer als eindeutigen Primärschlüssel.

Eine nachträgliche Änderung würde die Synchronisation unmöglich machen und könnte schlimmstenfalls zu Fehlern und Inkonsistenzen in der Datenbank führen!

Belegungen sollten nicht "entfernt" werden - nur "sauber" storniert!

Stornieren von Belegungen ist jederzeit möglich - sowohl beim Master als auch bei Abo-VHSn, der Status "S" wird entsprechend synchronisiert.

Belegungen in vhsKOOP-Kursen dürfen aber nicht "entfernt" werden, da diese ja bereits mit allen anderen beteiligten VHSn geteilt wurden. "Verschwindet" so eine Belegung (bzw. deren ID) plötzlich aus der Datenbank, so geht die Synchronisation für diese ID ins Leere - bei allen anderen beteiligten VHSn bleibt die Belegung daher weiterhin bestehen und ist "verwaist".

Kleine "Entwarnung": ITEM konnte das "Problem" soweit lösen, dass falls solche "Waisen" erkannt werden, diese bei den anderen VHSn mit Status "S" versehen werden.

Soll aber keine "Einladung" sein, Belegungen zu entfernen - sollte eigentlich eine Ausnahme sein!

Möglichst keine nachträglichen Änderungen bei der Master-VHS

Die Master-VHS darf bei Kursen, die bereits zum Abo freigegeben sind, keine wesentlichen inhaltlichen Änderungen mehr vornehmen - dies gilt insbesondere für

Wenige Änderungen bei der Abo-VHS

Änderungsverbot

Auch eine Abo-VHS darf bei Kursen, die bereits abonniert sind, keine Änderungen mehr im Verwaltungsprogramm vornehmen an:

Titel und Info

Ergänzungen im Titel/Titel für Programmheft und im Info-Text sind zulässig - diese werden nicht mehr weiter synchronisiert, damit indivuelle Anpassungenen erhalten bleiben. Insbesondere bei Änderungen ist aber darauf zu achten, dass keine wesentlichen Inhalte des Master-Kurses verfälscht werden.

Erkennbarkeit von Abo-Kursen

Abo-Kurse müssen für Interessent:innen/Kund:innen als solche erkennbar sein und daher entsprechend gekennzeichnet sein/werden - mindestens durch die ohnehin automatisch erfolgten Ergänzungen am Ende des Info-Textes: Kursleitung: ???? ???? Veranstaltungsort: ???? Ausführende vhs: ????

Weitere Felder

Änderung an Feldern wie "Dozent", "Kursort", "Außenstelle", "Kursdauer", "Dauerdetails" sind unproblematisch.

Kommunikation mit Teilnehmenden

Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen

Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo und Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...).

Kurzfristige Änderungen

Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.

Warteliste

Wird bei vollen Kursen mit Warteliste, wie sie (kann von allen beteiligten Einrichtungen bgefüllt werden kann,) ein Platz frei, so wird dieser nach dem Windhundverfahren vergeben.

Kinder- bzw. Eltern-Kind- und BAMF-Kurse vorerst nicht teilbar

Nur die Typen "Normalkurs" und "Einzelveranstaltung"

Es können derzeit nur Normal-Kurse und Einzelveranstaltungen via vhsKOOP geteilt werden:

02.06 Kurs-Typ.jpg

Weiter darf natürlich der Haken bei "NIE bei vhsKOOP" nicht gesetzt sein und der Kurs darf nicht schon von einer anderen VHS abonniert sein.

Keine Kinder- oder Eltern-Kind-Kurse

Kinderkurse bzw. Eltern-Kind-Kurse können derzeit leider nicht über vhsKOOP geteilt werden. Diese müssen derzeit leider ausgeschlossen werden, weil gerade die Anmeldung von Kindern teilweise pro VHS recht unterschiedlich gehandhabt wird und daher die Synchronisation von Kindern ggf. in Zusammenhang mit Eltern nicht "trivial“ ist.

Keine BAMF-Kurse

Diese sind aufgrund der Komplexität und der Besonderheiten BAMF-geföderter Kurse ausgeschlossen.

Mini-Market: Kurs-Zuordnung nicht mehr änderbar

Wurde ein Kurs durch die Master-VHS bei der Freigabe zum Abo einem Markplatz u/o zu Mini-Market(s) (Portal-Zuordnung) zugeordnet, so ist dies nachträglich nicht mehr änderbar!