# 10 Abrechnung zwischen kooperierenden VHSn **Master-VHS stellt den Verrechnungs-Satz den kooperierenden Abo-VHSn in Rechnung** # 10.01 Listendruck "Master Abrechnung" **Die Abrechnung der Master-VHS mit den Abo-VHSn** (Rechnungsstellung vereinbarter Anteil am eingenommen Kurs-Entgelt) wird unterstützt durch die Funktion "Listendruck" - hier können Listen als PDF oder Excel-Datei erzeugt werden: [![09-01-Listendruck.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-listendruck.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-listendruck.png) [![09-01-Masterabrechnung.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-masterabrechnung.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-masterabrechnung.png) ## Filterung Als Filter wird die "KURS_ID" (= Kursnummer) vorgeschlagen - weitere Filtermöglichkeiten sind "BEGINN", "ENDE" und "Kundennummer - Abo-vhs" (siehe Hinweis unten): [![09-01-Filter Standard.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-filter-standard.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-filter-standard.png) Es können aber noch weitere Filter hinzugefügt werden: [![09-01-Filter zufügen.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-filter-zufugen.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-filter-zufugen.png) ### Muster: Filter ein Kurs [![09-01-Filter 1 Kurs.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-filter-1-kurs.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-filter-1-kurs.png) ### Muster: Filter Kurse eines Nummernkreises innerhalb bestimmtem Zeitraum [![09-01-Filter Kursbereich.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-filter-kursbereich.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-filter-kursbereich.png) ### Hinweis: Finden der Kundennummer (id) einer VHS für die Abrechnungsliste Im Portal kann via Listendruck eine komplette Exel-Tabelle mit allen betroffenen VHSn herunterladen werden, wenn in das Eingabefeld für den Wert ein "%" eingetragen wird: [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/image-1769507034460.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2026-01/image-1769507034460.png) In der erzeugeten Tabelle kann dann lokal nach dem Namen der VHS gefiltert/gesucht werden - die Kundennummer steht in Klammer dahinter. ## PDF erzeugen Durch einen Klick auf "Liste erstellen" (PDF ist als Standard vorausgewählt) wird gemäß dem eingestellten Filter (sofern Daten verfügbar) eine Liste erzeugt - diese kann mittels "Herunterladen" auf dem eigenen Rechner gespeichert werden: [![09-01-PDF erstellt.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-pdf-erstellt.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-pdf-erstellt.png) Pro Teilnehmendem (Teilnehmer-Nr.) wird eine Zeile erzeugt - gemäß dem Verrechnungssatz ("Split-Anteil" für die Master-VHS) wird in der letztzen Spalte die "Split-Gebühr" angezeigt, die der Abo-VHS für diese Buchung in Rechnung gestellt wird. ## Excel-Liste erzeugen Durch einen Klick auf "Excel" und dann auf "Liste erstellen" wird gemäß dem eingestellten Filter (sofern Daten verfügbar) eine Liste erzeugt - diese kann mittels "Herunterladen" auf dem eigenen Rechner gespeichert werden: [![09-01-Excel erstellen.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-excel-erstellen.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-excel-erstellen.png) **Die Excel-Tabelle ist genauso aufgebaut wie die PDF** - es sind hier natürlich Berechnungen etc. möglich: [![09-01-Excel erstellt.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/09-01-excel-erstellt.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-01/09-01-excel-erstellt.png) # 10.02 Nutzung der Liste für die Abrechnung (Master-VHS) Je nach Verrechnungssatz stellt die Master-VHS einen Teil des vereinnahmten Entgelts der Abo-VHS in Rechnung. ## Abrechnung einzelner Kurse ### Variante "manuelle" Rechnung ggf. mit Anhang Die [Listen-Auswertung (Master-Abrechnung)aus dem Portal](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/1001-listendruck-master-abrechnung) kann ggf. als Anhang für eine manuell erstellte Rechnung (für einen oder mehrere Kurse) an die Abo-VHS genutzt werden. ### Variante Firmenanmeldung der Abo-VHS mit Saldo versehen & Rechnung aus Verwaltungsprogramm erzeugen Es wäre aber auch eine Möglichkeit, für jeden einzelnen Kurs die Firmenanmeldung der Abo-VHS in der Kursbelegung händisch mit dem richtigen Saldo (Summe des Verrechnungssatz-Anteils für die Master-VHS) zu versehen und dann direkt aus dem Verwaltungsprogramm heraus eine Rechnung zu erzeugen. ***Diese Vorgehensweise hat "nebenbei" den Vorteil, dass so auch die Einnahmen des Kurses im Verwaltungsprogramm vollständig sind und damit der Deckungsbeitrag richtig berechnet werden sollte!*** #### Mögliche Vorgehensweise bei KuferSQL Da bei der Master-VHS die Buchungen der Abo-VHSn ohnehin als Firmenanmeldungen vorliegen, ist es möglich, den zu zahlenden Anteil in der Belegung als Sollstellung bei der "Firma" einzutragen. #### Hinweis: Finden der Kundennummer (id) einer VHS für die Abrechnungsliste Im Portal kann via Listendruck eine komplette Exel-Tabelle herunterladen werden, wenn in das Eingabefeld für den Wert ein "%" eingetragen wird: [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/image-1769507034460.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2026-01/image-1769507034460.png) In der erzeugeten Tabelle kann dann lokal nach dem Namen der VHS gefiltert/gesucht werden - die Kundennummer steht in Klammer dahinter. #### Ermittlung des Betrags in vhsKOOP (Listendruck) Der abzuführende Betrag kann auf Wunsch über den [Listendruck "Master Abrechnung"](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/1001-listendruck-master-abrechnung) ermittelt werden. Dazu kann nach der Kursnummer gefiltert werden: [![00 Listendruck.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/00-listendruck.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/00-listendruck.png) Die Summe der "Split-Gebühr" ist der anteilige Betrag, den die Abo-VHS abzuführen hat: [![00 Master-Abrechnung.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/00-master-abrechnung.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/00-master-abrechnung.png) #### Alternative: Manuelle Berechnung des Betrags Unter "Termine" kann der "Master-Anteil" (hier 80%) für den konkreten Kurs ermittelt werden: [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1762426284458.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1762426284458.png) Dann ist es im unten genommenen Beispiel sicher kein Problem, "händisch" 80% von den 18,00 € zu berechnen - in diesem Fall 14,40 € und das x 2 (für 2 Anmeldungen) zu nehmen. #### Belegung in KuferSQL ergänzen So sieht die Belegung bespielhaft bei der Master-VHS aus: [![00 Belegung.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/00-belegung.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/00-belegung.png) Der Verrechnungsatz beträgt 80/20, also sind in diesem Fall 28,80 € (2x 14,40 €) von der Abo-VHS zu zahlen - so kann dieser Betrag dann bei der "Firma" (ohne Zuordnung zu einem TN!) hinzugefügt werden - sofern "durchlaufende Posten" im TN-Entgelt enthalten sind, sollte eine 2. Gebührenposition (in voller Höhe) dafür angelegt werden: [![00 Gebühren eintragen.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/00-gebuhren-eintragen.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/00-gebuhren-eintragen.png) #### Rechnung in KuferSQL erzeugen **Nun kann aus KuferSQL heraus eine Rechnung an die Abo-VHS erstellt werden** - *eine passende Vorlage dafür ist schnell erstellt bzw. kopiert und angepasst.* Ggf. müssen vorher (sofern noch nicht geschehen) noch die Adress-Daten und/oder die e-Mail-Adresse (bei Versand der Rechnung per Mail) im Teilnehmer-Stamm ergänzt werden, damit die Rechnung vollständig ist - ***dabei dürfen die Infos in "Zusatz 1" und ggf. "Zusatz 2" aber nie gelöscht/verändert werden!*** ### Praxis-Tipp für eine Rechnungsvorlage in KuferSQL Eine "Firma" VHS wird ja im Teilnehmerstamm von KuferSQL bei der ersten Buchung als Abo-VHS so bei der Master-VHS angelegt: [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1763631699327.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1763631699327.png) ***Der Inhalt im Feld "Zusatz 1" darf bekanntlich (und ersichtlich) nicht gelöscht werden - eine Ergänzung von Adress-Daten u/o E-Mail-Adresse für die Rechnungserstellung ist aber sinnvoll und jederzeit möglich.*** ABER: Bei der "normalen" dynamischen Erzeugung des Adressfeldes in den Word-Serienbriefen (Seriendruckfelder ADR_3 bis _7) würde der Inhalt von "Zusatz 1" mit ausgegeben - schaut auf einer Rechnung "komisch" aus und die Zeile müsste jedesmal manuell in Word gelöscht werden. Daher der Tipp: **In der Rechnungsvorlage für vhsKOOP statt der 5 dynamischen Felder die passenden statischen Felder verwenden - hier 2 Beispiele:** [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1763631363862.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1763631363862.png) ***Ggf. müssen die "Vorlagen für den Export" unter "Einstellungen" ergänzt werden, falls die gewünschten/nötigen Felder (noch) nicht an Word übergeben werden.*** ## Sammel-Abrechnung (individuell und ausserhalb des Verwaltungsprogramms) Auch eine Sammel-Abrechnung (z.B. pro Semester/Periode/Quartal...) ist denkbar, sofern zwischen den VHSn so vereinbart - dafür würde sich die Excel-Auswertung anbieten, da hier nach Abo-VHS gruppiert werden könnte...