# 09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

**laufende (Nach-)Synchronisation | Info & Mail | Kommunikation & Finanzen | weitere Abläufe**

# Nicht vergessen: Die vhsKoop-ID (im Feld externe Kurs-Nr.) nicht verändern und Kurse nie löschen - Kursnummern möglichst nicht mehr ändern!!!

Bitte beachten: **Die Kursnummer sollte nach der Freigabe für das Abonnement (Master-VHS) bzw. nach dem Abonnieren durch eine der beteiligten Volkshochschulen (Abo-VHS) möglichst nicht mehr geändert werden - der Kurs darf auf keinen Fall gelöscht werden!**

*KuferSQL nutzt die Kursnummer als eindeutigen Primärschlüssel (unique-ID), daher ist das nachträgliche Ändern der Kursnummer immer etwas problematisch.*

***Mit der Einführung der eindeutigen vhsKoop-ID (seit Oktober 2025 für ab da zum Abo freigegebene Kurse) - in KuferSQL sichtbar im Feld "externe Kurs-Nr." - kann itm:CONNECT zur Not auch mit geänderten Kursnummern umgehen.*** Allerdings darf die vhsKoop-ID nicht geändert werden - **wir empfehlen daher dringend, [das Feld "externe Kurs-Nr." auf "nur lesen" zu stellen](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird)**, falls noch nicht geschehen!

**Eine Änderung der vhsKoop-ID bzw. das Löschen von Kursen macht die Synchronisation unmöglich** - *"geheilt werden" kann das nur durch Zurück-Ändern der vhsKoop-ID - dann startet idR die (Nach-)Synchronisation auch wieder!*

# Bitte beachten: Gebührensätze nicht ändern

**Jede Abo-VHS ist verpflichtet, kooperativ ausgeschriebene Angebote zum selben Preis wie die Master-VHS anzubieten.**

**Die Gebührensätze dürfen nach Freigabe durch die Master-VHS nicht mehr geändert werden, insbesondere wenn das Angebot bereits abonniert wurde** - ***es besteht eine bindende Vereinbarung zwischen den kooperirenden VHSn und alle Beteiligten (Kund:innen, Master- und Abo-VHS) müssen sich auf die Angaben verlassen können!***

# 09.01 Synchronisation der Belegung

***Sofort nach dem Abo startet die Synchronistation der Belegungs-Daten - sollten also an der Master-VHS oder den anderen beteiligten Abo-VHSn bereits Anmeldungen vorliegen, so erscheinen diese nach kurzer Zeit auch in der lokalen Belegung.***

## Belegung (Master- & Abo-VHS)

**Die Belegung wird laufend unter allen beteiligten VHSn (nach-)synchronisiert** - *so kann eine Überbuchung idR wirkungsvoll verhindert werden.*

### Stati "A", "S" und "W" werden genutzt und synchronisiert
**Wartelisten-Belegungen werden an alle beteiligten VHSn durch-synchronisiert - ebenso Stornos.**

### Bitte keine "Entfernung" - nur "normale" Stornierung
**Eine "Entfernung" von Belegungs-Sätzen sollte unterbleiben, da dies die Synchronisation erheblich stört!** - *Bitte immer nur stornieren.*

### Nur Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer übertragen
**Es können aus KuferSQL derzeit nur die Felder TEILNEHM.TEL_ANZEIGE und TEILNEHM.EMAIL_ANZEIGE zur Synchronisation bei Anmeldungen der Abo-VHSn zur Master-VHS verwendet werden** - in diesen Feldern stehen normalerweise die Haupt-Email und Haupt-Telefonnummer des Teilnehmenden in KuferSQL.

[![Kommunikation.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/kommunikation.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/kommunikation.png)

***Ggf. vorhandene weitere Kommunikations-Einträge im TN-Stamm der Abo-VHS können daher leider nicht zur Master-VHS übertragen werden!***

### fremde Belegungen
**Die "fremden" Belegungen dürfen weder bearbeitet noch gelöscht werden** - bei den "Anmelde-VHSn" vorgenommene Änderungen und insb. Stornos werden nach-synchronisiert (Stornos erhalten dann bei der Master-VHS "ganz normal" den Status "S", während die anonymisierten Belegungen bei den anderen beteiligten Abo-VHSn "verschwinden").

### lokale Anmeldungen
**Anmeldungen von Teilnehmenden an der eigenen VHS werden "ganz normal" wie jede andere Kursbelegung behandelt.**

### Belegungen nicht "zusammenführen" oder gar "entfernen"
**Weder bei der Master-VHS noch bei den Abo-VHSn dürfen Belegungen "zusammengeführt" (Teilnehmerdubletten entfernen) oder komplett entfernt (immer Storno verwenden) werden, da sonst wegen nicht mehr vorhandener Teilnehmer-NR keine Synchronisation mehr möglich ist!**

## Abo-VHS

**Die Abo-VHS sieht von den anderen beteiligten VHSn (Master & ggf. weitere Abo) nur anonymisierte Belegungssätze (Name der VHS):** 

[![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1763361059557.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1763361059557.png)

## Master-VHS

### konkrete TN-Daten als Firmen-Anmeldung
**Die Master-VHS erhält von den beteiligten Abo-VHSn komplette, "echte" TN-Belegungssätze mit Name, Vorname, Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer (sofern angegeben - stets mit Saldo "0") als Firmenanmeldung der Abo-VHS in den Kurs eingebucht** - so können im Notfall [die Teilnehmenden kontaktiert](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0905-kommunikation-mit-den-teilnehmenden) werden:

[![09-03-Belegung Master.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/09-03-belegung-master.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/09-03-belegung-master.png)

### "fremde" Belegungen nie ändern
**Master-VHSn dürfen im eigenen Verwaltungsprogramm insbesondere die Stati der "fremden" Belegungen nicht "anfassen"** - das muss immer die VHS machen, bei denen die Anmeldung getätigt wurde!

***Es gibt keine "Rückwärts-Synchronisierung" - wenn die Master-VHS Fremd-Belegungen ändert, wird dies NICHT zu den Abo-VHSn durchsynchronisiert!***
  
Der "richtige" Weg daher: **Jede VHS ändert bei Bedarf NUR den Status der eigenen Belegung(en)** - dies wird dann anschließend auch zur Master-VHS und ggf. den anderen beteiligten VHSn durchsynchronisiert.

### Saldo der Firmen-Buchungen (Abo-VHS) anpassbar
Zum Kursabschluss könnten bei Bedarf manuell bei den Abo-Firmen-Anmeldungen die zu zahlenden Verrechnungssätze als offener Saldo eingetragen ([siehe Listendruck](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/1001-listendruck-master-abrechnung)) und so direkt Rechnungen an die Abo-VHS erstellt werden - so "stimmt" dann auch der DB der Veranstaltung...

# 09.02 lfd. Nach-Synchronisation der Kurs-Daten

Sowohl die **Pflichtfelder** (in [Kufer SQL](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0601b-kufersql-pflichtfelder) bzw. im [itm:MANAGER](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0602c-itmmanager-pflichtfelder)) als auch die **weiteren Felder** (in [Kufer SQL](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0601c-kufersql-weitere-ubertragene-felder) bzw. im [itm:MANAGER](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0602d-itmmanager-weitere-ubertragene-felder)) werden **laufend bei den Abo-VHSn nach-synchronisiert, sobald im Verwaltungsprogramm der Master-VHS etwas am Kurs geändert wird**.

## Ausnahme: Felder, die nicht automatisch nach-synchronisiert werden:

Ergänzungen/Änderungen durch die Master-VHS in 
* Titel
* Titel für Programmheft
* Kursdauer
* Kursort
* Info-Text/Web-Text

werden nicht nach-synchronisiert/überschrieben, **damit indivuelle Anpassungenen an der Abo-VHS erhalten bleiben**.

***Solche (und weitere) Änderungen am Kurs sind [im Portal beim Kurs in der Spalte "Änderungsverlauf"](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0908-anderungen-am-kurs) nachvollziehbar.*** 

## Hinweis: Besonderheit bei Online-Zugangsdaten:
Diese werden aus technischen Gründen nur synchronisiert, wenn sowohl das Feld "Software" als auch mindestens das Feld "Link" (beides Pflichtfelder bei der Freigabe zum Abo) gefüllt sind/bleiben!

# 09.03 Infos zu Änderungen/Aktualisierungen beim Kurs

## Änderungsverlauf:

Die Daten im Verwaltungsprogramm werden ja laufend (mit Ausnahmen) nach-synchronisiert - die Abo-VHSn können die Änderungen an abonnierten Kursen (idR seit Freigabe zum Abo) im Portal durch Klick auf das Ordner-Symbol in der Spalte "Änderungsverlauf" nachverfolgen:

[![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1762325591574.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1762325591574.png)
  
*Falls die Spalte "Änderungsverlauf" leer ist, liegen keine Änderungen vor.*

**Hinweis für KurferSQL-Nutzende:** Leider tauchen Änderungen an den Online-Daten in KuferSQL nicht im Änderungsprotokoll auf und können daher auch hier nicht angezeigt werden - diese werden aber natürlich unabhängig davon lfd. nach-synchronisiert.

***Es ist Aufgabe der Abo-VHSn, diesen Änderungsverlauf im Blick zu behalten, um ggf. lokal angemeldete Teilnehmende über Änderungen informieren zu können!*** 

## Infos zu Feldern ohne automatische Nach-Synchronisierung:

**Insbesondere gilt dies auch für die folgenden Felder, die nicht automatisch synchronisiert werden, damit individuelle Anpassungen durch die Abo-VHS nicht ständig überschrieben werden:** 
* Titel
* Titel für Programmheft
* Kursdauer
* Kursort
* Info-Text/Web-Text

***Die Abo-VHSn entscheiden individuell, welche Änderungen manuell im Verwaltungsprogramm nachvollzogen werden (müssen) bzw. an die lokal Angemeldeten kommuniziert werden.***

# 09.04 Ausfall - Absage des Kurses durch die Master-VHS

Es wird automatisch ein **Info-Mail bei Kurs-Ausfall** an alle Abo-VHSn gesendet (egal ob Anmeldungen vorliegen oder nicht) - ***es wird dafür die beim Onboarding angegebene E-Mail Adresse*** ("*Geben Sie bitte eine E-Mail Adresse für den Empfang von allgemeinen Nachrichten von vhsKOOP an.*") ***verwendet!***

## Der Kurs-Ausfall wird synchronisiert - Kurs wird "rot" in KuferSQL, aber sonst passiert nix!

Nach Erhalt dieses Mails müssen daher die Belegungen im betroffenen Kurs noch manuell auf Ausfall gesetzt werden.

**Die lokal Angemeldeten sollten dann zeitnah über den Kursausfall informiert werden** - idealerweise zwecks Kund:innen-Bindung und aus Sicherheitsgründen selbst dann, wenn die Absage in den Zeitraum "Woche vor Kursbeginn" fällt und dies vermutlich bereits durch die Master-VHS erfolgt sein sollte.

## Inhalt des Absage-Info-Mails

Betreff: vhsKOOP: Kursabsage – Kurstitel (25-599992V)
	
**Kursabsage**

Der vhsKOOP-Kurs **Kurstitel** mit dem Startdatum **TT.MM.JJJJ** um **HH:MM** Uhr wurde abgesagt und im Verwaltungsprogramm bereits auf ausgefallen gesetzt.
**Bitte beachten Sie: Die Teilnehmenden müssen manuell storniert und benachrichtigt werden.**

# 09.05 Kommunikation mit den Teilnehmenden

## Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen:

**Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo & Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich** - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...). 

### Ausnahme: Kurzfristige Änderungen:

**Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.**

***Aber es wäre wohl trotzdem sinnvoll, den Kontakt mit den "eignen" Teilnehmenden zu halten und solche Infos auch als Abo-VHS (nochmal) zu kommunzieren!***

### Ergänzung: Übermittlung der Online-Zugangsdaten:

Siehe oben: **Grundsätzlich ist die Abo-VHS dafür verantwortlich, die Zugangsdaten an die bei ihr Angemeldeten zu versenden!**

**Viele VHSn nutzen eine Mail-Automation für die Zugangsdaten rechtzeitig vor Kursbeginn** - so kann es also vorkommen, dass neben der Abo-VHS auch die Master-VHS die Zugangsdaten automatisiert versendet (*innerhalb der Woche vor Kursbeginn „darf“ der Master das ja "eigentlich" und hat die Mail-Adressen*). „Schlimmstenfalls“ bekommt die Kundschaft die Zugangsdaten also doppelt – ist aber auf jeden Fall „sicherer“ (Kund:innen-Service!) als ggf. gar nicht. 

***Es wird daher empfohlen, den Text der automatischen Mail um einen entsprechenden Hinweis zu ergänzen*** - *z.B.:*

[![00 doppelte Zugangsdaten.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/00-doppelte-zugangsdaten.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/00-doppelte-zugangsdaten.png)

# 09.06 finanzielle Abwicklung mit den Teilnehmenden

## Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen

**Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung mit der Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo & Master) für die finanzielle Abwicklung des Teilnahme-Entgelts/der Gebühr mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich** - dies geschieht nach den individuellen Regeln (z.B. in den AGB) der jeweiligen VHS.

### Hinweis 1: Teilnahme-Entgelt/Gebühr

**Die Abo-VHS muss stets den angegeben Anteil (Verrechnungs-Satz) am vollen Teilnahme-Entgelt/an der Gebühr plus ggf. 100 % der "durchlaufenden Posten" (z.B. Lern-Material, Skripte, ...) an die Master-VHS abführen.**- *falls also durch die Abo-VHS Ermäßigungen angeboten werden, ggf. sonstige Abschläge, Gebühren oder gar Zahlungsausfälle entstehen, so gehen diese immer zu Lasten der Abo-VHS.*

### Hinweis 2: Storno-Entgelt/Gebühr

Ggf. erhobene/eingenommene Storno-Entgelte gem. den AGB der Abo-VHS **stehen als Aufwandsersatz in voller Höhe der Abo-VHS zu**.

### Hinweis 3: Master-VHS berechnet Verrechnungs-Sätze gem. AGB der Abo-VHSn

**Verrechnungs-Sätze dürfen nur für gem. den AGB der Abo-VHS gültige Anmeldungen abgerechnet werden.**

Da die AGB der Abo-VHSn für die Teilnehmenden aus kooperierenden VHSn gelten, müssen Master-VHSn akzeptieren, dass ggf. Abmeldungen später erfolgen können, als in den eigenen AGB vorgesehen - Stornos müssen also akzeptiert werden und dürfen nicht in die Abrechnung einfließen.

# 09.07 Umgang mit der Warteliste

Wird bei vollen Kursen mit Warteliste (kann von allen beteiligten VHSn befüllt werden) ein Platz frei, so wird dieser nach dem **Windhundverfahren** vergeben.

**Jede VHS bleibt dabei natürlich weiterhin für die bei sich Angemeldeten "zuständig"** - d.h. konkret, dass die Master-VHS wie stets auch hier bei "fremden" Belegungen keine Statusänderung durchführen & keine Anmeldebestätigungen versenden darf (kein Vertragsverhältnis!). ***Daher gibt es auch keine "Rückwärts-Synchronisierung" der Stati - wenn die Master-VHS Fremd-Belegungen ändern würde, wird dies NICHT zu den Abo-VHSn durchsynchronisiert!***

Der "richtige" Weg daher: **Jede VHS klärt selber mit den "eigenen" Wartelisten-Belegungen ab, ob eine Anmeldung gewünscht ist und ändert dann ggf. den Status auf "A"** - dies wird dann auch zu den anderen beteiligten VHSn durchsynchronisiert.

# 09.08 Teilnahme-Bestätigungen

Hier gibt es keine Festlegung/Vorgaben, u.a. weil das jede VHS anders handhabt.

Nur die Master-VHS kennt die Anwesenheit, sofern erfasst - aber „darf“/soll die ohne Vertragsbeziehung eine ausstellen?

**Daher wird im Falle der Anforderung einer solchen Bestätigung durch Teilnehmende eine Absprache zwischen Abo- und Master-VHS empfohlen…**