09 Was passiert nach dem Abo von Kursen? (Abo- & Master-VHS)

laufende (Nach-)Synchronisation  |  Info & Mail  |  Kommunikation & Finanzen  |  weitere Abläufe

Nicht vergessen: Die COOP-Id (im Feld externe Kurs-Nr.) nicht verändern und Kurse nie löschen - Kursnummern möglichst nicht mehr ändern!!!

Bitte beachten: Die Kursnummer sollte nach der Freigabe für das Abonnement (Master-VHS) bzw. nach dem Abonnieren durch eine der beteiligten Volkshochschulen (Abo-VHS) möglichst nicht mehr geändert werden - der Kurs darf auf keinen Fall gelöscht werden!

KuferSQL nutzt die Kursnummer als eindeutigen Primärschlüssel (unique-ID), daher ist das nachträgliche Ändern der Kursnummer immer etwas problematisch.

Mit der Einführung der eindeutigen COOP-Id (seit ca. 20. Oktober 2025 für ab da zum Abo freigegebene Kurse) - in KuferSQL sichtbar im Feld "externe Kurs-Nr." - kann itm:CONNECT zur Not auch mit geänderten Kursnummern umgehen. Allerdings darf die COOP-Id nicht geändert werden - wir empfehlen daher dringend, das Feld "externe Kurs-Nr." auf "nur lesen" zu stellen, falls noch nicht geschehen!

Eine Änderung der COOP-Id bzw. das Löschen von Kursen macht die Synchronisation unmöglich - "geheilt werden" kann das nur durch Zurück-Ändern der COOP-Id - dann startet idR die (Nach-)Synchronisation auch wieder!

Bitte beachten: Gebührensätze nicht ändern

Jede Abo-VHS ist verpflichtet, kooperativ ausgeschriebene Angebote zum selben Preis wie die Master-VHS anzubieten.

Die Gebührensätze dürfen nach Freigabe durch die Master-VHS nicht mehr geändert werden, insbesondere wenn das Angebot bereits abonniert wurde - es besteht eine bindende Vereinbarung zwischen den kooperirenden VHSn und alle Beteiligten (Kund:innen, Master- und Abo-VHS) müssen sich auf die Angaben verlassen können!

09.01 Synchronisation der Belegung

Sofort nach dem Abo startet die Synchronistation der Belegungs-Daten - sollten also an der Master-VHS oder den anderen beteiligten Abo-VHSn bereits Anmeldungen vorliegen, so erscheinen diese nach kurzer Zeit auch in der lokalen Belegung.

Belegung (Master- & Abo-VHS)

Die Belegung wird laufend unter allen beteiligten VHSn (nach-)synchronisiert - so kann eine Überbuchung idR wirkungsvoll verhindert werden.

Stati "A", "S" und "W" werden genutzt und synchronisiert

Wartelisten-Belegungen werden an alle beteiligten VHSn durch-synchronisiert - ebenso Stornos.

Bitte keine "Entfernung" - nur "normale" Stornierung

Eine "Entfernung" von Belegungs-Sätzen sollte unterbleiben, da dies die Synchronisation erheblich stört! - Bitte immer nur stornieren.

Nur Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer übertragen

Es können aus KuferSQL derzeit nur die Felder TEILNEHM.TEL_ANZEIGE und TEILNEHM.EMAIL_ANZEIGE zur Synchronisation bei Anmeldungen der Abo-VHSn zur Master-VHS verwendet werden - in diesen Feldern stehen normalerweise die Haupt-Email und Haupt-Telefonnummer des Teilnehmenden in KuferSQL.

Kommunikation.png

Ggf. vorhandene weitere Kommunikations-Einträge im TN-Stamm der Abo-VHS können daher leider nicht zur Master-VHS übertragen werden!

fremde Belegungen

Die "fremden" Belegungen dürfen weder bearbeitet noch gelöscht werden - bei den "Anmelde-VHSn" vorgenommene Änderungen und insb. Stornos werden nach-synchronisiert (Stornos erhalten dann bei der Master-VHS "ganz normal" den Status "S", während die anonymisierten Belegungen bei den anderen beteiligten Abo-VHSn "verschwinden").

lokale Anmeldungen

Anmeldungen von Teilnehmenden an der eigenen VHS werden "ganz normal" wie jede andere Kursbelegung behandelt.

Belegungen nicht "zusammenführen" oder gar "entfernen"

Weder bei der Master-VHS noch bei den Abo-VHSn dürfen Belegungen "zusammengeführt" (Teilnehmerdubletten entfernen) oder komplett entfernt (immer Storno verwenden) werden, da sonst wegen nicht mehr vorhandener Teilnehmer-NR keine Synchronisation mehr möglich ist!

Abo-VHS

Die Abo-VHS sieht von den anderen beteiligten VHSn (Master & ggf. weitere Abo) nur anonymisierte Belegungssätze (Name der VHS):

Master-VHS

konkrete TN-Daten als Firmen-Anmeldung

Die Master-VHS erhält von den beteiligten Abo-VHSn komplette, "echte" TN-Belegungssätze mit Name, Vorname, Haupt-E-Mail und Haupt-Telefonnummer (sofern angegeben - stets mit Saldo "0") als Firmenanmeldung der Abo-VHS in den Kurs eingebucht - so können im Notfall die Teilnehmenden kontaktiert werden:

09-03-Belegung Master.png

"fremde" Belegungen nie ändern

Master-VHSn dürfen im eigenen Verwaltungsprogramm insbesondere die Stati der "fremden" Belegungen nicht "anfassen" - das muss immer die VHS machen, bei denen die Anmeldung getätigt wurde!

Es gibt keine "Rückwärts-Synchronisierung" - wenn die Master-VHS Fremd-Belegungen ändert, wird dies NICHT zu den Abo-VHSn durchsynchronisiert!

Der "richtige" Weg daher: Jede VHS ändert bei Bedarf NUR den Status der eigenen Belegung(en) - dies wird dann anschließend auch zur Master-VHS und ggf. den anderen beteiligten VHSn durchsynchronisiert.

Saldo der Firmen-Buchungen (Abo-VHS) anpassbar

Zum Kursabschluss könnten bei Bedarf manuell bei den Abo-Firmen-Anmeldungen die zu zahlenden Verrechnungssätze als offener Saldo eingetragen (siehe Listendruck) und so direkt Rechnungen an die Abo-VHS erstellt werden - so "stimmt" dann auch der DB der Veranstaltung...

09.02 lfd. Nach-Synchronisation der Kurs-Daten

Sowohl die Pflichtfelder (in Kufer SQL bzw. im itm:MANAGER) als auch die weiteren Felder (in Kufer SQL bzw. im itm:MANAGER) werden laufend bei den Abo-VHSn nach-synchronisiert, sobald im Verwaltungsprogramm der Master-VHS etwas am Kurs geändert wird.

Ausnahme: Felder, die nicht automatisch nach-synchronisiert werden:

Ergänzungen/Änderungen durch die Master-VHS in

werden nicht nach-synchronisiert/überschrieben, damit indivuelle Anpassungenen an der Abo-VHS erhalten bleiben.

Solche (und weitere) Änderungen am Kurs sind im Portal beim Kurs in der Spalte "Änderungsverlauf" nachvollziehbar.

Hinweis: Besonderheit bei Online-Zugangsdaten:

Diese werden aus technischen Gründen nur synchronisiert, wenn sowohl das Feld "Software" als auch mindestens das Feld "Link" (beides Pflichtfelder bei der Freigabe zum Abo) gefüllt sind/bleiben!

09.03 Infos zu Änderungen/Aktualisierungen beim Kurs

Änderungsverlauf:

Die Daten im Verwaltungsprogramm werden ja laufend (mit Ausnahmen) nach-synchronisiert - die Abo-VHSn können die Änderungen an abonnierten Kursen (idR seit Freigabe zum Abo) im Portal durch Klick auf das Ordner-Symbol in der Spalte "Änderungsverlauf" nachverfolgen:

Falls die Spalte "Änderungsverlauf" leer ist, liegen keine Änderungen vor.

Hinweis für KurferSQL-Nutzende: Leider tauchen Änderungen an den Online-Daten in KuferSQL nicht im Änderungsprotokoll auf und können daher auch hier nicht angezeigt werden - diese werden aber natürlich unabhängig davon lfd. nach-synchronisiert.

Es ist Aufgabe der Abo-VHSn, diesen Änderungsverlauf im Blick zu behalten, um ggf. lokal angemeldete Teilnehmende über Änderungen informieren zu können!

Infos zu Feldern ohne automatische Nach-Synchronisierung:

Insbesondere gilt dies auch für die folgenden Felder, die nicht automatisch synchronisiert werden, damit individuelle Anpassungen durch die Abo-VHS nicht ständig überschrieben werden:

Die Abo-VHSn entscheiden individuell, welche Änderungen manuell im Verwaltungsprogramm nachvollzogen werden (müssen) bzw. an die lokal Angemeldeten kommuniziert werden.

09.04 Ausfall - Absage des Kurses durch die Master-VHS

Es wird automatisch ein Info-Mail bei Kurs-Ausfall an alle Abo-VHSn gesendet (egal ob Anmeldungen vorliegen oder nicht) - es wird dafür die beim Onboarding angegebene E-Mail Adresse ("Geben Sie bitte eine E-Mail Adresse für den Empfang von allgemeinen Nachrichten von vhsKOOP an.") verwendet!

Der Kurs-Ausfall wird synchronisiert - Kurs wird "rot" in KuferSQL, aber sonst passiert nix!

Nach Erhalt dieses Mails müssen daher die Belegungen im betroffenen Kurs noch manuell auf Ausfall gesetzt werden.

Die lokal Angemeldeten sollten dann zeitnah über den Kursausfall informiert werden - idealerweise zwecks Kund:innen-Bindung und aus Sicherheitsgründen selbst dann, wenn die Absage in den Zeitraum "Woche vor Kursbeginn" fällt und dies vermutlich bereits durch die Master-VHS erfolgt sein sollte.

Inhalt des Absage-Info-Mails

Betreff: vhsKOOP: Kursabsage – Kurstitel (25-599992V)

Kursabsage

Der vhsKOOP-Kurs Kurstitel mit dem Startdatum TT.MM.JJJJ um HH:MM Uhr wurde abgesagt und im Verwaltungsprogramm bereits auf ausgefallen gesetzt. Bitte beachten Sie: Die Teilnehmenden müssen manuell storniert und benachrichtigt werden.

09.05 Kommunikation mit den Teilnehmenden

Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen:

Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo & Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...).

Ausnahme: Kurzfristige Änderungen:

Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.

Aber es wäre wohl trotzdem sinnvoll, den Kontakt mit den "eignen" Teilnehmenden zu halten und solche Infos auch als Abo-VHS (nochmal) zu kommunzieren!

Ergänzung: Übermittlung der Online-Zugangsdaten:

Siehe oben: Grundsätzlich ist die Abo-VHS dafür verantwortlich, die Zugangsdaten an die bei ihr Angemeldeten zu versenden!

Viele VHSn nutzen eine Mail-Automation für die Zugangsdaten rechtzeitig vor Kursbeginn - so kann es also vorkommen, dass neben der Abo-VHS auch die Master-VHS die Zugangsdaten automatisiert versendet (innerhalb der Woche vor Kursbeginn „darf“ der Master das ja "eigentlich" und hat die Mail-Adressen). „Schlimmstenfalls“ bekommt die Kundschaft die Zugangsdaten also doppelt – ist aber auf jeden Fall „sicherer“ (Kund:innen-Service!) als ggf. gar nicht.

Es wird daher empfohlen, den Text der automatischen Mail um einen entsprechenden Hinweis zu ergänzen - z.B.:

00 doppelte Zugangsdaten.png

09.06 finanzielle Abwicklung mit den Teilnehmenden

Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen

Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung mit der Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo & Master) für die finanzielle Abwicklung des Teilnahme-Entgelts/der Gebühr mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - dies geschieht nach den individuellen Regeln (z.B. in den AGB) der jeweiligen VHS.

Hinweis 1: Teilnahme-Entgelt/Gebühr

Die Abo-VHS muss stets den angegeben Anteil (Verrechnungs-Satz) am vollen Teilnahme-Entgelt/an der Gebühr plus ggf. 100 % der "durchlaufenden Posten" (z.B. Lenr-Material, Skripte, ...) an die Master-VHS abführen.- falls also durch die Abo-VHS Ermäßigungen angeboten werden, ggf. sonstige Abschläge, Gebühren oder gar Zahlungsausfälle entstehen, so gehen diese immer zu Lasten der Abo-VHS.

Hinweis 2: Storno-Entgelt/Gebühr

Ggf. erhobene/eingenommene Storno-Entgelte gem. den AGB der Abo-VHS stehen als Aufwandsersatz in voller Höhe der Abo-VHS zu.

Hinweis 3: Master-VHS berechnet Verrechnungs-Sätze gem. AGB der Abo-VHSn

Verrechnungs-Sätze dürfen nur für gem. den AGB der Abo-VHS gültige Anmeldungen abgerechnet werden.

Da die AGB der Abo-VHSn für die Teilnehmenden aus kooperierenden VHSn gelten, müssen Master-VHSn akzeptieren, dass ggf. Abmeldungen später erfolgen können, als in den eigenen AGB vorgesehen - Stornos müssen also akzeptiert werden und dürfen nicht in die Abrechnung einfließen.

09.07 Umgang mit der Warteliste

Wird bei vollen Kursen mit Warteliste (kann von allen beteiligten VHSn befüllt werden) ein Platz frei, so wird dieser nach dem Windhundverfahren vergeben.

Jede VHS bleibt dabei natürlich weiterhin für die bei sich Angemeldeten "zuständig" - d.h. konkret, dass die Master-VHS wie stets auch hier bei "fremden" Belegungen keine Statusänderung durchführen & keine Anmeldebestätigungen versenden darf (kein Vertragsverhältnis!). Daher gibt es auch keine "Rückwärts-Synchronisierung" der Stati - wenn die Master-VHS Fremd-Belegungen ändern würde, wird dies NICHT zu den Abo-VHSn durchsynchronisiert!

Der "richtige" Weg daher: Jede VHS klärt selber mit den "eigenen" Wartelisten-Belegungen ab, ob eine Anmeldung gewünscht ist und ändert dann ggf. den Status auf "A" - dies wird dann auch zu den anderen beteiligten VHSn durchsynchronisiert.

09.08 Teilnahme-Bestätigungen

Hier gibt es keine Festlegung/Vorgaben, u.a. weil das jede VHS anders handhabt.

Nur die Master-VHS kennt die Anwesenheit, sofern erfasst - aber „darf“/soll die ohne Vertragsbeziehung eine ausstellen?

Daher wird im Falle der Anforderung einer solchen Bestätigung durch Teilnehmende eine Absprache zwischen Abo- und Master-VHS empfohlen…