07 Kursübersicht "Masterkurse": Kurse zum Abo freigeben (Master-VHS) Masterkurse  |  Vormerkliste  |  Freigeben  |  Sammelfreigabe |  Fehlermeldungen |  Weiterleitung "KOS-Modell" Bitte beachten: Die Freigabe eines Kurses zum Abo kann nicht mehr geändert oder gar rückgängig gemacht werden, genausowenig wie die Zuordnung zu einem Marktplatz  - insbesondere darf ebensowenig die COOP-Id (im Feld externe Kurs-Nr.) verändert oder der Kurs gelöscht werden!!!  07.01 Kursübersicht - Masterkurse Masterkurse Bei den "Masterkursen" werden die aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse der eigenen VHS angezeigt - zuerst nur diejenigen, die im aktuellen Marktplatz (vhsKOOP oder ggf. Mini-Market) bereits zum Abo freigegeben sind! Beim Filter "Programmbereiche vhs" werden (nur hier!) zur leicheren Sortierbarkeit ausnahmmsweise die im eigenen Verwaltungsprogramm hinterlegten Programmbereiche bzw. der Kategorienbaum verwendet - für andere VHSn nicht sichtbar! Weitergegeben wird nur der DVV-FB als "kleinster gemeinsamer Nenner". Übersicht über bereits freigegebene Kurse Durch die beiden vorausgewählten Filter " Nur in diesem Portal zum Abo freigegebene Kurse " und " Nicht zum Abo freigegebene Kurse ausblenden " wird eine Übersicht der bereits im jeweiligen Portal freigebenen Kurse angezeigt - in diesem Fall sind es die (wenigen) freigegebenen Kurse im Mini-Market: Kurse zur Freigabe vorbereiten/anzeigen In der Übersicht "Masterkurse" müssen dafür die beiden vorausgewählten Filter " Nur in diesem Portal zum Abo freigegebene Kurse " und " Nicht zum Abo freigegebene Kurse ausblenden *" abgewählt werden und der Filter-Haken (sofern genutzt!) bei " vhsKOOP-Key gesetzt " angeklickt werden. Nach einem Klick auf " Filter anwenden " werden nun alle aus dem Verwaltungsprogramm übertragenen Kurse mit gesetztem " vhsKOOP-Key " angezeigt - diese können dann zur besseren Übersicht noch entsprechend weiter gefiltert werden: Hier wurde z.B. nach einer Mitarbeiter:in (die im Verwaltungsprogramm hinterlegten Kürzel) gefiltert. Es kann aber auch gezielt nach Kursnummer, Suchbegriff oder den im Verwaltungsprogramm hinterlegten Programmbereichen/Kategorienbaum der eigenen VHS (hier ausnahmsweise nicht der DVV-FB - s.o.) gefiltert werden. 07.02 Kurs(e) zur Freigabe vormerken Übersicht der noch nicht freigegebenen Kurse Wenn der Suchfilter im Bereich Masterkurse entsprechend wie hier im Bild eingestellt wurde, sind nur noch die noch nicht freigegebenen Kurse (grau) aufgeführt, die den vhsKOOP-Key gesetzt haben - ggf. kann bei Mitarbeiter:in noch auf das eigene Kürzel gefiltert werden, dann sind nur die Kurse sichtbar, bei denen ich als Zuständiger Mitarbeiter: Planend oder Verwaltend im Verwaltungsprogramm hinterlegt bin: Kurs(e) auswählen und vormerken Ein Kurs kann nach einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel ausgewählt und dann erstmal vorgemerkt werden: Es ändert sich vorerst nur das Symbol des Kurses in der Masterkurs-Übersicht - mit der Funktion "Sammelfreigabe" können mehrere Kurse aus der Merkliste freigegeben werden: 07.03 Kurs direkt zum Abo freigeben Nicht vergessen: Zuordnung zu Markplatz nicht mehr änderbar - Kursnummern nur in Ausnahmefällen ändern! Daher bitte vor der Freigabe zum Abo nochmal prüfen, ob die Kursnummer "endgültig" ist - eine nachträgliche Änderung sollte möglichst unterbleiben. Die Auswahl des Portals (Markplatz u/o Mini-Market) ist endgültig und kann nicht mehr geändert werden ! Übersicht der noch nicht freigegebenen Kurse Wenn der Suchfilter im Bereich Masterkurse entsprechend wie hier im Bild eingestellt wurde, sind nur noch die noch nicht freigegebenen Kurse (grau) aufgeführt, die den vhsKOOP-Key gesetzt haben - ggf. kann bei Mitarbeiter:in noch auf das eigene Kürzel gefiltert werden, dann sind nur die Kurse sichtbar, bei denen ich als Zuständiger Mitarbeiter: Planend oder Verwaltend im Verwaltungsprogramm hinterlegt bin: Kurs auswählen und freigeben Ein Kurs kann nach einem Klick auf das Symbol vor dem Kurstitel ausgewählt und dann direkt zum Abo freigegeben werden - zuerst sollten aber die Infos nochmal geprüft werden: Mit dem Klick auf "Freigeben" erscheint - falls alle nötigen Felder im Verwaltungsprogramm gefüllt sind - folgendes Fenster: Der Kurs kann (sofern Mitglied in einem oder mehreren Mini-Markets) auch wahlweise für einen oder meherere "Markets" (vhsKOOP und/oder ggf. Mini-Market) - auch gleichzeitig für mehrere "Portale" - freigegeben werden. Fehlermeldung? Falls der Kurs wegen fehlender Angaben nicht freigegeben werden kann, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung mit konkreter Angabe auf Fehlendes - "Kurs freigeben" ist ausgegraut/kann nicht angeklickt werden! Erst nach Komplettierung des Kurses im Verwaltungsprogramm (siehe auch 02a.01 Pflichtfelder in KuferSQL ) und der Synchronisierung ins Portal vhsKOOP (kann ein wenig dauern), ist dann eine Freigabe möglich... Kursfreigabe erfolgt Nach erfolgreicher Freígabe erscheint folgende Bestätigung und das Angebot ist ab sofort für andere VHSn abonnierbar: Der Kurs erhält damit automatisch die individuelle "COOP-Id" Diese wird in das Feld "exerne Kurs-Nr." geschrieben und ist damit auch im Titel sichtbar: Die "COOP-Id" darf nicht geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: ( https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe ) Auch unter "Termine" wird die Freigabe nun automatisch "dokumentiert" Bayr. VHSn bitte kontrollieren: Ist bei Online-/Hybrid-Kursen das Master-Stichwort für von onlinevhs.bayern gesetzt? Bitte dran denken: Es muss bei der Master-VHS aus BY mit der Freigabe zum Abo unbedingt das "Master-Stichwort" hinterlegt sein: BTW: Bei den bayr. Abo-VHSn wird übrigens automatisch bei Kursanlage das Stichwort vhs.portal:Master:externeKNR gefüllt: 07.04 Sammelkursfreigabe Nur diejenigen eigenen Kurse der VHS, die unter Masterkurse zur Freigabe vorgemerkt wurden (Merkliste), erscheinen als Liste in der Sammelkursfreigabe und können hier dann zum Abo freigegeben werden. Beide Merklisten sind "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:in an einer VHS einen Kurs vormerkt, so ist der für alle Benutzer:innen dieser VHS vorgemerkt! Nicht vergessen: Zuordnung zu Markplatz nicht mehr änderbar - Kursnummern nur in Ausnahmefällen ändern!! Daher bitte vor der Freigabe zum Abo nochmal prüfen, ob die Kursnummer "endgültig" ist - eine nachträgliche Änderung sollte vermieden wwrden! Die Auswahl des Portals (Markplatz u/o Mini-Market) ist endgültig und kann nicht mehr geändert werden ! Kurse aus der Merkliste auswählen und freigeben Die Kurse aus der Merkliste werden hier alle aufgeführt - falls noch Kurs-Daten (Pflichtfelder) im Verwaltungsprogramm fehlen sollten, werden diese in der Spalte "Fehlende Daten" angezeigt. Diese Fehler können/müssen vor der Freigabe im Verwaltungsprogramm noch behoben werden: Kontrollieren Mit einem Klick auf das ">"-Symbol vor der Kursnummer können nochmal alle Kursdetails zur Kontrolle angezeigt werden: Auswählen Mit einem Klick auf die Checkbox ganz oben können alle Kurse gleichzeitg angemarkert werden - alternativ können auch nur einzelne Kurse durch Klick ausgewählt werden: Marktplatz oder Mini-Market wählen Für jeden Kurs wird hier ausgewählt, in welchem Marktplatz (vhsKOOP und/oder ggf. Mini-Market - ein Kurs kann auch gleichzeitig in mehreren "Portalen" freigegeben werden) der Kurs angeboten werden soll: Kursfreigabe Wenn alle Angaben korrekt sind, geht es für die ausgewählten Kurse (Anzahl wird unten links angezeigt) mittels „Bestätigen und freigeben“ weiter: Aber vorher müssen noch die Konditionen und Nutzungsbestimmungen anerkannt werden - dann erst werden die Kurse freigegeben: Kursfreigabe erfolgt Nach erfolgreicher Freígabe erscheint folgende Bestätigung und das Angebot ist ab sofort für andere VHSn abonnierbar: Die Kurse erhalten damit automatisch die individuelle "COOP-Id" Diese wird jeweils in das Feld "exerne Kurs-Nr." geschrieben und ist damit auch im Titel sichtbar: Die "COOP-Id" darf nicht geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: ( https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe ) Unter "Termine" wurde die Freigabe nun bei allen freigegeben Kursen "dokumentiert": Bayr. VHSn bitte kontrollieren: Ist bei Online-/Hybrid-Kursen das Master-Stichwort für von onlinevhs.bayern gesetzt? Bitte dran denken: Es muss bei der Master-VHS aus BY mit der Freigabe zum Abo unbedingt das "Master-Stichwort" hinterlegt sein: BTW: Bei den bayr. Abo-VHSn wird übrigens automatisch bei Kursanlage das Stichwort vhs.portal:Master:externeKNR gefüllt: 07.05 mögliche Fehlermeldungen bei der Freigabe zum Abo Fehlende/falsche Eingaben im Verwaltungsprogramm können "live" nachgeholt werden - es kann ein paar Minuten dauern, bis die Änderungen synchronisieren, dann kann mittels "Aktualisieren" weitergemacht werden, wenn der Fehler erfolgreich behoben ist: Verrechnungssatz, DOZ & Co. Es muss entweder eine (ganze) Zahl im Feld Verrechungssatz stehen, oder alternativ ein Wort für die Weiterleitungsfunktion - ohne kann ein Kurs nicht zum Abo freigegeben werden. Auch mindestens eine Kursleitung muss das Angebot natürlich haben. Hinweis: Es muss mindestens ein Dozent im Kurs den Dozenten-Typ "D" haben und dieser auch für die Anzeige im Internet freigegeben sein! Zugangsdaten bei Online- und Hybrid-Kursen Es muss bei Online- und Hybrid-Kursen (mindestens) ein Eintrag im Feld Software und bei Link (in KuferSQL auf der 3. Seite) vorhanden sein - falls die Zugangsdaten noch nicht vorliegen sollten, wird (siehe Kapitel 06.01b https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0601b-kufersql-pflichtfelder#bkmrk-reiter-3.-seite ) empfohlen, bei Link sowas wie "Die Zugangsdaten werden nachgereicht" bzw. bei "echten" vhs.cloud-Kursen "https://www.vhs.cloud/login" einzutragen! Bitte beachten: Die Synchronisation der Zugangsdaten bei KuferSQL ist technisch schwierig, da diese Felder nicht im internen Änderungsprotokoll von KuferSQL enthalten sind - bitte daher ggf. den nächsten "Vollexport" der itm:CONNECT-Schnittstelle (idR nachts) abwarten und nochmal versuchen. Veranstaltungsort(e) Wenn dieser Fehler kommt, bitte 1. prüfen, ob beim Kurs ein Raum hinterlegt ist: Wenn mindestens ein Raum ordnungsgemäß hinterlegt ist, muss dieser aber auch fürs Internet freigegeben (Webfreigabe) sein - d.h. in KuferSQL beispielsweise darf bei dem genutzten Raum der Haken "Nicht im Internet anzeigen" im Web-Reiter nicht gesetzt sein: Sonderfall URL (nur bei Weiterleitungsfunktion!) Dieser Fehler sollte normalerweise nicht auftreten, da die "externe URL" auf die eigene Webseite idR im Rahmen des Onboarding von der Fa. ITEM gesetzt wird (und selber gar nicht "gefüllt" werden kann). Bitte den nächsten "Vollexport" der itm:CONNECT-Schnittstelle (idR nachts) abwarten und nochmal versuchen - wenn der Fehler weiter erscheint, bitte ein "Technik-Support-Ticket" bei ITEM eröffnen ... 07.06 Besonderheiten bei der Weiterleitung Anmeldewilliger zur Master-VHS per Link ("KOS-Modell") Falls lediglich eine Weiterleitung von Anmeldewilligen bei der Abo-VHS zur Homepage der Master-VHS per Deep-Link (eine Anmeldung ist also nur bei der Master-VHS möglich) und ohne Abrechnung unter den Kooperationspartnern erfolgen soll ("KOS-Modell"), so ist auch dies mit vhsKOOP möglich! https://kos.vhs-sprachen.online Hinweis: Die Belegungen werden auch hier synchronisiert, so dass alle kooperierenden VHSn stets die aktuellen Belegungszahlen im Kurs hinterlegt haben und diese damit auch auf der Homepage aktuell sind. Vorbereitung: passende Hinterlegung im Feld Verrechnungssatz Beim Feld "Verrechnungssatz" muss in den Hinterlegungen ein Wort - wir empfehlen "Link" - hinterlegt sein: Vorbereitungen in KuferSQL - falls die itm:CONNECT-Schnittstelle verwendet wird Vorbereitungen im itm:MANAGER Vorbereitungen in cmxOrganize Vorbereitungen in KuferSQL - falls die künftige API verwendet wird Kurs vorbereiten an der Master-VHS: Im Feld "vhsKOOP-Verrechnungssatz" muss nun lediglich das hinterlegte Wort (z.B. "Link") statt einer Zahl ausgewählt werden: So erkennt das Portal, dass bei diesem Kurs keine Verrechnung, sondern eine Weiterleitung erfolgen soll - auf dem Marktplatz wird es in den Details dann so dargestellt: Kurs-Anzeige im Portal: Hinweis: So sieht es dann bei der Abo-VHS aus .