06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS) Vorbereitungsarbeiten | Pflichtfelder und sonstige übertragene Felder 06.01a KuferSQL: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen. Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP) Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP": Dies kann ggf. durch Sammeländerung bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen. Kurse für vhsKOOP vorbereiten: Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist ( Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software und Link hinterlegt? Siehe auch Pflichtfelder ) und insbesondere auch, ob die vergebene Kursnummer "endgültig" ist (soll nach Freigabe möglichst nicht mehr geändert werden, da Primärschlüssel ). vhsKOOP-Key Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den Masterkursen einfacher wiederzufinden, ist es sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen. Verrechnungssatz Zugleich sollte der gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden - bei kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen , sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld. Weiterleitung "KOS-Modell" Alternativ kann statt einem Verrechungssatz auch ein nicht-numerischer Wert bei Verrechnungssatz eingetragen werden, um eine Weiterleitung nach dem "KOS-Modell" zu erzeugen - wir empfehlen das Wort "Link": Fertig: Jetzt kann im Portal zum Abo freigegeben werden! In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen: Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben ! ( Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben! ) Online- oder Hybrid-Kurs? Bitte unbedingt darauf achten, dass auf Seite 3 der Typ ("O" für Online oder "H" für Hybrid) und mindestens die genutzte Software ausgewählt/gefüllt und dazu das Feld "Link" nicht leer ist: Technische Info zu Zugangsdaten: Unter anderem wegen der Abwärtskompatibilität zu KuferSQL 4 müssen bei der (Nach-)Synchronisation der Zugangsdaten derzeit Kompromisse eingegangen werden - der Inhalt des Feldes Software (bitte ohnehin immer füllen, sonst weiß die Abo-VHS nicht, wie Sie die Kund:innen informieren/beraten soll!) wird nur übertragen, wenn zugleich auch Daten mindestens im Feld "Link" hinterlegt sind! Wichtig bei nachgereichten Zugangsdaten: Es kommt in der Praxis ja immer wieder vor, dass die Zugangsdaten nachgereicht werden - dann bitte folgendes beachten: Bitte unbedingt vor der Freigabe zum Abo vorübergehend das Feld "Link" bei Zugangsdaten mit einer Info füllen - wir empfehlen "Die Zugangsdaten werden nachgereicht." Das Ganze wirkt sich nicht auf die spätere Nach-Synchronisation der "echten" Zugangsdaten aus - nach Änderung erhalten die Abo-VHSn die richtigen Werte! Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen: Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen! Falls das Stichwort „vhs:portal:master“ noch nicht in der Hinterlegung ist, kann es zur Vereinfachung hier eingetragen werden: Kurs(e) abschließend im Portal freigeben Jetzt muss also im Portal der Kurs (als Einzel- oder Sammelfreigabe ) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden. 06.01b KuferSQL: Pflichtfelder Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein , damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann: Reiter 1. Seite Titel Datum von Datum bis Uhrzeit von Uhrzeit bis Kursort DVV-Fachbereich (als kleinster gemeinsamer Nenner) maximale Teilnehmer minimale Teilnehmer Reiter 3. Seite Kursart: Präsenz, Online oder Hybrid wenn Online- oder Hybrid-Kurs: Software & Link Wichtiger Hinweis zu den Zugangsdaten: Aus technischen Gründen wird der Inhalt des Feldes "Software" nur übertragen, wenn auch Zugangsdaten hinterlegt sind - falls also die Zugangsdaten erst nachgereicht werden (können), vor der Freigabe zum Abo vorübergehend das Feld "Link" bei Zugangsdaten mit sowas wie "Die Zugangsdaten werden nachgereicht" o.ä. füllen! Bei "echten" vhs.cloud-Kursen mit Kurs-Code würde sich als Link "https://www.vhs.cloud/login" anbieten! Reiter Info Infotext Reiter Kurstage alle Kurstage (mit Status " ", A und Z, Infoabend) Reiter Dozent alle Kursleiter:innen (werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt) Hinweis: Dozent:innen müssen den Typ "D", "T", "R" (oder leer) im Kurs haben und auch für die Anzeige im Internet freigegeben sein! (Sollte Ihre VHS andere Typen verwenden, so müsste dafür die Fa. ITEM speziell beauftragt werden!) Reiter Gebühren mindestens Kerngebühr (Gebührenart 1) muss vorhanden sein Sonderfelder vhsKOOP vhsKOOP-Key (sollte angehakt sein) vhsKOOP-Verrechnung (muss gefüllt sein - bei kostenlosem Kurs bitte 0 oder 100 eintragen, denn "leer" wird u.U. genauso wie ein nicht-numerischer Wert als KOS-Weiterleitung interpretiert) 06.01c KuferSQL: weitere übertragene Felder Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen: Reiter 1. Seite Titel für Programmheft (von mancher VHS auch als Untertitel verwendet) UE Kursdauer Dauerdetails abw. Tage Kurstyp Mitzubringen / Materialien Reiter 3. Seite Anmeldebeginn Anmeldeschluss Zielgruppen Vorgängerkurs Belegen nur bis Maximum (wird bei Abo-Kursen ohnehin automatisch gesetzt!) Kinder: Maximum für Kinder + TN (keine Kinder-Kurse in vhsKOOP!) Kinder: Kinderanzahl max. Kinder: Kinderanzahl min. Kinder: Empf. Alter Online-Kurs: Link Online-Kurs: Meeting-ID Online-Kurs: Passwort Online-Kurs: Teilnehmer-Code Online-Kurs: Software (wird bei der Abo-VHS als Text in Online-Kurs: Info eingetragen, da keine einheitliche Hinterlegung vorhanden!) Zuständiger Mitarbeiter: Planend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt) Zuständiger Mitarbeiter: Verwaltend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt) Reiter Programmheft Nachspann Vorspann Individuelle Terminangaben Ergänzender Text für die Gebührendarstellung Sonderfeld für die Termindarstellung im Web Reiter Gebühren alle weiteren Gebühreneinträge Reiter Web - Wichtig Einstellungen / Freigabe des Kurses Freigabe Web von Freigabe Web bis Anmeldeart Webtext 06.01d KuferSQL: Möglichkeit, Kurse per Sammeländerung mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen Das Auswertecenter mit der Möglichkeit der Sammeländerung ist ideal, um "in einem Rutsch" viele Kurse zu ändern - für vhsKOOP können so z.B. eine Reihe Kurse mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen werden. Die Sammeländerung kann aber auch zum Entfernen von Haken oder dem Setzen bzw. Leeren anderer Merkmale/Feldinhalte genutzt werden. * Kursauswahl Im Fenster der Kursauswahl kann wie gewohnt nach verschiedensten Kriterien ausgewählt werden, welche Kurse ins Auswertecenter übernommen werden - es können Kurse auch wieder entfernt oder weitere hinzugefügt werden: Nun können wie üblich die Kurse markiert werden, für die die Sammeländerung vorgesehen ist - entweder einzeln oder ggf. auch gleich alle. Sammeländerung Wenn alle gewünschten Kurse markiert sind, kann die "Sammeländerung" aufgerufen werden: Der Aufruf der Funktion kann eine Weile dauern - dann kann beispielhaft der "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" für die markierten Kurse wie folgt gesetzt werden: 06.02a itm:MANAGER: Erste Info zu den Zusatzfeldern Nach der Freischaltung für das vhsKOOP-Portal durch die Item KG finden Sie in der Kursmaske über Zusatzfelder die neue Lasche "vhsKOOP" mit den benötigten Feldern zuf Freigabe von Kursen für vhsKOOP: Hinweis: Vor dem aktuellen Update heißt die Lasche noch "Export" - Felder dürfen verschoben und umbenannt werden. Lediglich die Key/Schlüssel dürfen nicht geändert werden. 06.02b itm:MANAGER: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen. Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP) Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP": Kurse für vhsKOOP vorbereiten: Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist ( Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software hinterlegt? Siehe auch Pflichtfelder ) und insbesondere auch, ob die vergebene Kursnummer "endgültig" ist (darf nach Freigabe nicht mehr geändert werden, da Primärschlüssel ). Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den Masterkursen einfacher wiederzufinden, ist es sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen. Zugleich sollte der gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden - bei kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen , sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld. In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen: Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben ! ( Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben! ) Online- oder Hybrid-Kurs? Bitte unbedingt beachten, dass in der Kursmaske in der Lasche "Stammdaten" der richtige Kurstyp (Online-Kurs oder Gemischt) und in der Lasche "Web" die genutzte Software richtig ausgewählt sind: Die Zugangsdaten wären sinnvoll/wünschenswert, können aber auch später nachgetragen werden - diese werden dann nach-synchronisiert. Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen: Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen! Kurs(e) abschließend im Portal freigeben Jetzt muss also im Portal der Kurs (als Einzel- oder Sammelfreigabe ) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden. 06.02c itm:MANAGER: Pflichtfelder Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs im itm:MANAGER mindestens genutzt/gefüllt sein , damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann: Kursmaske - Lasche Stammdaten Titel Datum von Datum bis Uhrzeit von Uhrzeit bis Kursort maximale Teilnehmer minimale Teilnehmer Online-Kurs: Kursart Kursmaske - Lasche Statistik DVV-Fachbereich (als kleinster gemeinsamer Nenner) Kursmaske - Inhaltstext Ausschreibungstext Kursmaske - Zeitverwaltung alle Kurstage Kursmaske - Dozentzuordnungsmaske alle Kursleiter:innen (werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt) Kursmaske - Finanzen mindestens Kerngebühr muss vorhanden sein Kursmaske - Zusatzfelder - Lasche vhsKOOP vhsKOOP-Key (sollte angehakt sein) vhsKOOP-Verrechnung (muss gefüllt sein, ausser kostenloser Kurs/Kerngebühr = 0) 06.02d itm:MANAGER: weitere übertragene Felder Folgende weitere Felder eines Kurses im itm:MANGER werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen: Kursmaske - Lasche Stammdaten Titel für Programmheft (von mancher VHS auch als Untertitel verwendet) UE Kursdauer Dauerdetails Kurstyp Anmeldebeginn Anmeldeschluss Zielgruppen Vorgängerkurs Belegen nur bis Maximum (wird bei Abo-Kursen ohnehin automatisch gesetzt!) Kinder: Maximum für Kinder + TN Kinder: Kinderanzahl max. Kinder: Kinderanzahl min. Kinder: Empf. Alter Kursmaske - Lasche Web Einstellungen / Freigabe des Kurses Freigabe Web von Freigabe Web bis Anmeldeart Webtext Online-Kurs: Link Online-Kurs: Meeting-ID Online-Kurs: Passwort Online-Kurs: Teilnehmer-Code Online-Kurs: Software (wird bei der Abo-VHS als Text in Online-Kurs: Info eingetragen, da keine einheitliche Hinterlegung vorhanden!) Nachspann Vorspann Individuelle Terminangaben Ergänzender Text für die Gebührendarstellung Sonderfeld für die Termindarstellung im Web Kursmaske - Inhaltstexte Kursbeschreibungstext Kursmaske - Finanzen alle weiteren Gebühreneinträge 06.03 cmxOrganize: Wird noch ergänzt, sobald angeschlossen 06 Überprüfen, welche Kurse der eigenen VHS ins Portal hochgeladen sind Dies ist unter Masterkurse möglich, wenn die Filter-Haken wie hier gesetzt sind - dann sind alle ins Portal übertragenen Kurse zu sehen, egal ob freigegeben oder nicht: