# 06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS) **Vorbereitungsarbeiten | Pflichtfelder und sonstige übertragene Felder** # 06.01a KuferSQL: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen. ## Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP) Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP": [![02a01 NIE.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/02a01-nie.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/02a01-nie.png) Dies kann ggf. durch [Sammeländerung](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0601d-kufersql-moglichkeit-kurse-per-sammelanderung-mit-dem-nie-bei-vhskoop-haken-versehen) bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen. ## Kurse für vhsKOOP vorbereiten: **Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist** (***Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software und Link hinterlegt?*** Siehe auch [Pflichtfelder](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0601b-kufersql-pflichtfelder)) und insbesondere auch, ob die **vergebene Kursnummer "endgültig"** ist (soll nach Freigabe möglichst nicht mehr geändert werden, da [Primärschlüssel](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/kurs-nicht-loschen-kursnummer-moglichst-nicht-mehr-andern-coop-id)). ### vhsKOOP-Key Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den [Masterkursen](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0701-kursubersicht-masterkurse) einfacher wiederzufinden, ist es **sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen.** ### Verrechnungssatz Zugleich sollte der **gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden** - bei **kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen**, sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld. [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1763020830243.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1763020830243.png) ### Weiterleitung "KOS-Modell" Alternativ kann statt einem Verrechungssatz auch ein nicht-numerischer Wert bei Verrechnungssatz eingetragen werden, um eine Weiterleitung nach dem "KOS-Modell" zu erzeugen - wir empfehlen das Wort "Link": [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image-1763020793543.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-11/image-1763020793543.png) ### Fertig: Jetzt kann im Portal zum Abo freigegeben werden! In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen: [![02a01 Key.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/02a01-key.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/02a01-key.png) Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - **der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben**! (*Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben!*) ## Online- oder Hybrid-Kurs? Bitte unbedingt darauf achten, dass auf Seite 3 **der Typ ("O" für Online oder "H" für Hybrid) und mindestens die genutzte Software ausgewählt/gefüllt und dazu das Feld "Link" nicht leer ist:** [![02a01 online-hybrid.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/02a01-online-hybrid.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/02a01-online-hybrid.png) ### Technische Info zu Zugangsdaten: Unter anderem wegen der Abwärtskompatibilität zu KuferSQL 4 müssen bei der (Nach-)Synchronisation der Zugangsdaten derzeit Kompromisse eingegangen werden - **der Inhalt des Feldes Software (bitte ohnehin immer füllen, sonst weiß die Abo-VHS nicht, wie Sie die Kund:innen informieren/beraten soll!) wird nur übertragen, wenn zugleich auch Daten mindestens im Feld "Link" hinterlegt sind!** ### Wichtig bei nachgereichten Zugangsdaten: ***Es kommt in der Praxis ja immer wieder vor, dass die Zugangsdaten nachgereicht werden - dann bitte folgendes beachten:*** Bitte unbedingt vor der Freigabe zum Abo vorübergehend das Feld "Link" bei Zugangsdaten mit einer Info füllen - wir empfehlen **"Die Zugangsdaten werden nachgereicht."** [![3807062.jpg](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/3807062.jpg)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/3807062.jpg) ***Das Ganze wirkt sich nicht auf die spätere Nach-Synchronisation der "echten" Zugangsdaten aus - nach Änderung erhalten die Abo-VHSn die richtigen Werte!*** ## Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen: [![vhs.portal.master.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/vhs-portal-master.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/vhs-portal-master.png) ***Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen!*** Falls das Stichwort „vhs:portal:master“ noch nicht in der Hinterlegung ist, kann es zur Vereinfachung hier eingetragen werden: [![02a.01 HL Stichworte.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/02a-01-hl-stichworte.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/02a-01-hl-stichworte.png) ## Kurs(e) abschließend im Portal freigeben Jetzt muss also im Portal der Kurs (als [Einzel-](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0703-kurs-direkt-zum-abo-freigeben) oder [Sammelfreigabe](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0702-kurse-zur-freigabe-vormerken)) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden. # 06.01b KuferSQL: Pflichtfelder Folgende **Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein**, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann: ### Reiter 1. Seite * Titel * Datum von * Datum bis * Uhrzeit von * Uhrzeit bis * Kursort * DVV-Fachbereich *(als kleinster gemeinsamer Nenner)* * maximale Teilnehmer * minimale Teilnehmer ### Reiter 3. Seite * **Kursart:** Präsenz, Online oder Hybrid * wenn Online- oder Hybrid-Kurs: **Software & Link** **Wichtiger Hinweis zu den Zugangsdaten:** *Aus technischen Gründen wird der Inhalt des Feldes "Software" nur übertragen, wenn auch Zugangsdaten hinterlegt sind - falls also die Zugangsdaten erst nachgereicht werden (können), vor der Freigabe zum Abo vorübergehend das Feld "Link" bei Zugangsdaten mit sowas wie* ***"Die Zugangsdaten werden nachgereicht"*** *o.ä. füllen!* *Bei "echten" vhs.cloud-Kursen mit Kurs-Code würde sich als Link* ***"https://www.vhs.cloud/login"*** *anbieten!* [![Zugangsdaten werden nachgereicht.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/zugangsdaten-werden-nachgereicht.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-09/zugangsdaten-werden-nachgereicht.png) ### Reiter Info Infotext ### Reiter Kurstage alle Kurstage (mit Status " ", A und Z, Infoabend) ### Reiter Dozent alle Kursleiter:innen *(werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt)* **Hinweis:** ***Dozent:innen müssen den Typ "D", "T", "R" (oder leer) im Kurs haben und auch für die Anzeige im Internet freigegeben sein!*** *(Sollte Ihre VHS andere Typen verwenden, so müsste dafür die Fa. ITEM speziell beauftragt werden!)* ### Reiter Gebühren mindestens Kerngebühr (Gebührenart 1) muss vorhanden sein ### Sonderfelder vhsKOOP * vhsKOOP-Key *(sollte angehakt sein)* * vhsKOOP-Verrechnung *(muss gefüllt sein - bei kostenlosem Kurs bitte 0 oder 100 eintragen, denn "leer" wird u.U. genauso wie ein nicht-numerischer Wert als KOS-Weiterleitung interpretiert)* # 06.01c KuferSQL: weitere übertragene Felder Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen: ### Reiter 1. Seite * Titel für Programmheft *(von mancher VHS auch als Untertitel verwendet)* * UE * Kursdauer * Dauerdetails * abw. Tage * Kurstyp * Mitzubringen / Materialien ### Reiter 3. Seite * Anmeldebeginn * Anmeldeschluss * Zielgruppen * Vorgängerkurs * Belegen nur bis Maximum ***(wird bei Abo-Kursen ohnehin automatisch gesetzt!)*** * ~~Kinder: Maximum für Kinder + TN~~ *(keine Kinder-Kurse in vhsKOOP!)* * ~~Kinder: Kinderanzahl max.~~ * ~~Kinder: Kinderanzahl min.~~ * ~~Kinder: Empf. Alter~~ * Online-Kurs: Link * Online-Kurs: Meeting-ID * Online-Kurs: Passwort * Online-Kurs: Teilnehmer-Code * Online-Kurs: Software *(wird bei der Abo-VHS als Text in Online-Kurs: Info eingetragen, da keine einheitliche Hinterlegung vorhanden!)* * Zuständiger Mitarbeiter: Planend *(wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)* * Zuständiger Mitarbeiter: Verwaltend *(wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)* ### Reiter Programmheft * Nachspann * Vorspann * Individuelle Terminangaben * Ergänzender Text für die Gebührendarstellung * Sonderfeld für die Termindarstellung im Web ### Reiter Gebühren alle weiteren Gebühreneinträge ### Reiter Web - Wichtig * Einstellungen / Freigabe des Kurses * Freigabe Web von * Freigabe Web bis * Anmeldeart * Webtext # 06.01d KuferSQL: Möglichkeit, Kurse per Sammeländerung mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen **Das Auswertecenter mit der Möglichkeit der Sammeländerung ist ideal, um "in einem Rutsch" viele Kurse zu ändern - für vhsKOOP können so z.B. eine Reihe Kurse mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen werden.** ***Die Sammeländerung kann aber auch zum Entfernen von Haken oder dem Setzen bzw. Leeren anderer Merkmale/Feldinhalte genutzt werden.**** [![02a04 Auswertecenter.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/02a04-auswertecenter.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/02a04-auswertecenter.png) ## Kursauswahl Im Fenster der Kursauswahl kann wie gewohnt nach verschiedensten Kriterien ausgewählt werden, welche Kurse ins Auswertecenter übernommen werden - es können Kurse auch wieder entfernt oder weitere hinzugefügt werden: [![02a04 markieren.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/02a04-markieren.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/02a04-markieren.png) Nun können wie üblich die Kurse markiert werden, für die die Sammeländerung vorgesehen ist - entweder einzeln oder ggf. auch gleich alle. ## Sammeländerung Wenn alle gewünschten Kurse markiert sind, kann die "Sammeländerung" aufgerufen werden: [![02a04 Sammeländerung.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/02a04-sammelanderung.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/02a04-sammelanderung.png) Der Aufruf der Funktion kann eine Weile dauern - dann kann beispielhaft der "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" für die markierten Kurse wie folgt gesetzt werden: [![02a04 Sammeländerung setzen.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/02a04-sammelanderung-setzen.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-06/02a04-sammelanderung-setzen.png) # 06.02a itm:MANAGER: Erste Info zu den Zusatzfeldern Nach der Freischaltung für das vhsKOOP-Portal durch die Item KG finden Sie in der Kursmaske über Zusatzfelder die neue Lasche "vhsKOOP" mit den benötigten Feldern zuf Freigabe von Kursen für vhsKOOP: [![02b Zusatzfelder Lissy.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/02b-zusatzfelder-lissy.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/02b-zusatzfelder-lissy.png) *Hinweis: Vor dem aktuellen Update heißt die Lasche noch "Export" - Felder dürfen verschoben und umbenannt werden. Lediglich die Key/Schlüssel dürfen nicht geändert werden.* # 06.02b itm:MANAGER: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen. ## Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP) Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP": [![itm.Manager Bild 1.jpg](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/itm-manager-bild-1.jpg)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/itm-manager-bild-1.jpg) ## Kurse für vhsKOOP vorbereiten: 1. **Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist** (***Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software hinterlegt?*** Siehe auch [Pflichtfelder](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0602c-itmmanager-pflichtfelder)) und insbesondere auch, ob die **vergebene Kursnummer "endgültig"** ist (darf nach Freigabe nicht mehr geändert werden, da [Primärschlüssel](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/kurs-nicht-loschen-kursnummer-moglichst-nicht-mehr-andern-coop-id)). 2. Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den [Masterkursen](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0701-kursubersicht-masterkurse) einfacher wiederzufinden, ist es **sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen.** 3. Zugleich sollte der **gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden** - bei **kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen**, sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld. In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen: [![itm.Manager Bild 2.jpg](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/itm-manager-bild-2.jpg)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/itm-manager-bild-2.jpg) Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - **der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben**! (*Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben!*) ## Online- oder Hybrid-Kurs? Bitte unbedingt beachten, dass in der Kursmaske in der Lasche "Stammdaten" der richtige **Kurstyp (Online-Kurs oder Gemischt)** und in der Lasche "Web" **die genutzte Software richtig ausgewählt sind:** [![itm.Manager Bild 3.jpg](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/itm-manager-bild-3.jpg)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/itm-manager-bild-3.jpg) [![itm.Manager Bild 4.jpg](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/itm-manager-bild-4.jpg)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/itm-manager-bild-4.jpg) ***Die Zugangsdaten wären sinnvoll/wünschenswert, können aber auch später nachgetragen werden - diese werden dann nach-synchronisiert.*** ## Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen: [![itm.Manager Bild 5.jpg](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/itm-manager-bild-5.jpg)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2025-07/itm-manager-bild-5.jpg) ***Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen!*** ## Kurs(e) abschließend im Portal freigeben Jetzt muss also im Portal der Kurs (als [Einzel-](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0703-kurs-direkt-zum-abo-freigeben) oder [Sammelfreigabe](https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0702-kurse-zur-freigabe-vormerken)) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden. # 06.02c itm:MANAGER: Pflichtfelder Folgende **Pflichtfelder müssen bei einem Kurs im itm:MANAGER mindestens genutzt/gefüllt sein**, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann: ### Kursmaske - Lasche Stammdaten * Titel * Datum von * Datum bis * Uhrzeit von * Uhrzeit bis * Kursort * maximale Teilnehmer * minimale Teilnehmer * Online-Kurs: Kursart ### Kursmaske - Lasche Statistik * DVV-Fachbereich *(als kleinster gemeinsamer Nenner)* ### Kursmaske - Inhaltstext Ausschreibungstext ### Kursmaske - Zeitverwaltung alle Kurstage ### Kursmaske - Dozentzuordnungsmaske alle Kursleiter:innen *(werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt)* ### Kursmaske - Finanzen mindestens Kerngebühr muss vorhanden sein ### Kursmaske - Zusatzfelder - Lasche vhsKOOP * vhsKOOP-Key *(sollte angehakt sein)* * vhsKOOP-Verrechnung *(muss gefüllt sein, ausser kostenloser Kurs/Kerngebühr = 0)* # 06.02d itm:MANAGER: weitere übertragene Felder Folgende weitere Felder eines Kurses im itm:MANGER werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen: ### Kursmaske - Lasche Stammdaten * Titel für Programmheft *(von mancher VHS auch als Untertitel verwendet)* * UE * Kursdauer * Dauerdetails * Kurstyp * Anmeldebeginn * Anmeldeschluss * Zielgruppen * Vorgängerkurs * Belegen nur bis Maximum *(wird bei Abo-Kursen ohnehin automatisch gesetzt!)* * Kinder: Maximum für Kinder + TN * Kinder: Kinderanzahl max. * Kinder: Kinderanzahl min. * Kinder: Empf. Alter ### Kursmaske - Lasche Web * Einstellungen / Freigabe des Kurses * Freigabe Web von * Freigabe Web bis * Anmeldeart * Webtext * Online-Kurs: Link * Online-Kurs: Meeting-ID * Online-Kurs: Passwort * Online-Kurs: Teilnehmer-Code * Online-Kurs: Software *(wird bei der Abo-VHS als Text in Online-Kurs: Info eingetragen, da keine einheitliche Hinterlegung vorhanden!)* * Nachspann * Vorspann * Individuelle Terminangaben * Ergänzender Text für die Gebührendarstellung * Sonderfeld für die Termindarstellung im Web ### Kursmaske - Inhaltstexte * Kursbeschreibungstext ### Kursmaske - Finanzen alle weiteren Gebühreneinträge # 06.03 cmxOrganize: Wird noch ergänzt, sobald angeschlossen [![under-construction-150271_640.png](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2024-12/scaled-1680-/under-construction-150271-640.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2024-12/under-construction-150271-640.png) # 06 Überprüfen, welche Kurse der eigenen VHS ins Portal hochgeladen sind Dies ist unter **Masterkurse** möglich, wenn die Filter-Haken wie hier gesetzt sind - dann sind alle ins Portal übertragenen Kurse zu sehen, egal ob freigegeben oder nicht: [![](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/image-1777982635835.png)](https://help.itemkg.de/uploads/images/gallery/2026-05/image-1777982635835.png)