3. Preis, Bestellung, Checkliste

A. Preise

Für die Kursmanagement-App fallen monatliche Kosten sowie bei der Bestellung Einmalkosten an. Die genauen Preise teilt Ihnen die Fa. ITEM KG mit. Bis 31.12.2025 gibt es für bayerische Volkshochschulen Sonderkonditionen.

Bei Erwerb der App ist die Nutzung des Web-Portals für die Dozenten inkludiert. Volkshochschulen, die bereits heute das itm:Dozentenportal nutzen, erhalten die KM-App ohne Einmalkosten.

Sofern eine Volkshochschule die itm:CONNECT-Schnittstelle bisher nicht im Einsatz hat (s. Kapitel 2) können weitere Kosten anfallen.

B. Bestellabwicklung

Die Bestellung der App kann durch ausfüllen der Onbording-Checkliste (https://onlinevhs.bayern/formularonboarding-kma sowie auf https://www.kursmanagement-app.de) gestartet werden. ITEM übermittelt im Anschluss den Vertrag für die Nutzung der KM-App an die vhs. Vertragspartner sind die ITEM KG und die jeweilige vhs. Ab Rückleitung des unterschriebenen Vertrags an ITEM dauert es zwischen zwei und vier Wochen, bis die Einrichtung abgeschlossen und die App nutzbar ist. Sofern die itm:CONNECT-Schnittstelle noch eingerichtet werden muss, ist mit einer längeren Vorlaufzeit zu rechnen.

Die Dozierenden können die App, da es sich um eine Web-App handelt, nicht über die üblichen App-Stores herunterladen, sondern benötigen einen Link (https://kma.itm-stage.de/login). Es empfiehlt sich, den Dozierenden diesen Link per E-Mail zu übermitteln, damit entsprechende Erläuterungen und/oder Anleitungen mitgeschickt werden können. Der Link kann aber auch auf der vhs-Internetseite veröffentlicht werden. Eine Anleitung für Kursleitungen findet sich im Anhang des Handbuchs.

C. Checkliste Onboarding

Beim Onboarding werden mit Hilfe der oben erwähnten einheitlichen Checkliste folgende Informationen bzw. vhs-individuelle Konfigurationen abgefragt:

• Welches vhs-Logo soll in der App angezeigt werden?
• Wer ist IT-Ansprechpartner in der vhs
• Dürfen Kursleitungen die Teilnehmer-Kontaktdaten sehen: ja/nein?
• Dürfen Kursleitungen weitere Teilnehmer an die vhs senden: ja/nein?
• Unter welcher URL können auf der vhs-Webseite allgemeine KL-Dokumente abgerufen werden (diese wird dann aus der App heraus verlinkt)?
• An welches vhs-Mailpostfach sollen Nachrichten aus der KM-App geschickt werden?
• Wer soll Nachrichten zu Honorarverträgen erhalten (Nachrichten zu Honorarverträgen können abweichend vom o.g. Postfach adressiert werden)? A: Nur HPM bekommt eine Mail (Mail geht an die Person, die als planende Person in Kufer beim Kurs hinterlegt ist). B: Mail geht an eine fest definiert Mailadresse, z.B. Hauptpostfach der vhs C: Mail geht sowohl an HPM (A) als auch an feste Mailadresse (B) D: es wird keine Mail verschickt.
• Was soll passieren, wenn Kursleitende Notizen bei einem Kurstag hinterlegen? A: Nur HPM bekommt eine Mail (Mail geht an die Person, die als planende Person in Kufer beim Kurs hinterlegt ist). B: Mail geht an eine fest definierte Mailadresse, z.B. Hauptpostfach der vhs C: Mail geht sowohl an HPM (A) als auch an feste Mailadresse (B) D: es wird keine Mail verschickt.
• Wie lauten die SMTP-Daten der vhs, über die Mails an Teilnehmende und Kursleitende versendet werden können?
• Sollen E-Mails, die aus der App heraus an Teilnehmende versendet werden, im vhs-Verwaltungsprogramm gespeichert werden?
• Unter welchem Ablagepfad (UNC-Pfad) sollen Verträge, ggf. E-Mails und andere vom Kursleiter hochgeladene Dokumente gespeichert werden?
• Unter welchem Pfad sind die Datenschutzbestimmungen der vhs aufrufbar?

D. Einrichtung der App durch die Kursleitungen

Kursleitungen, die die App nutzen möchten, laden diese über den von der vhs zur Verfügung gestellten Link herunter. Nutzt eine Kursleitung bereits das itm:Dozentenportal können die dort verwendeten Zugangsdaten auch für die App genutzt werden. Alle anderen Kursleitungen wählen "Neuer Zugang" auf der Startseite der App. Wichtig ist, dass die Kursleitung dieselbe Mailadresse für die Registrierung nutzt, die auch im vhs-Verwaltungsprogramm hinterlegt ist.
Nach Erhalt der Registrierungsmail vergibt die Kursleitung über den darin enthaltenen Link ein Passwort und kann damit sofort die App nutzen. Ein Zutun bzw. eine Freischaltung/Einrichtung durch die vhs (wie vhs, die das Kufer-Dozentenportal nutzen, das kennen), ist nicht erforderlich.

E. Rechtliches

Datenschutz

In der App ist ein Verweis auf die allgemeinen Datenschutzbestimmungen der vhs enthalten, die natürlich auch bei der Nutzung der App durch die Kursleitenden zu beachten sind. Neue Kursleitungen akzeptieren zusammen mit ihrem ersten Honorarvertrag die Datenschutzbestimmungen. Insofern besteht eine theoretische Datenschutz-Lücke, wenn eine Kursleitung ihren Vertrag noch nicht akzeptiert hat (bzw. dieser noch nicht in die App eingestellt wurde), der Kurs aber bereits die Mindestteilnehmerzahl überschritten hat und die Teilnehmerdaten somit einsehbar sind. Volkshochschulen, die darauf Wert legen, auch diese kleine Lücke zu schließen wird empfohlen, den Link für die Nutzung der App der Kursleitung erst zur Verfügung zu stellen, wenn auf gesondertem Wege zuvor eine Datenschutzvereinbarung geschlossen wurde.

Impressum

Das Impressum wird durch die Firma ITEM KG als Anbieter und Betreiber der App gestellt und ist in der App verlinkt.

Nutzungsbedingungen/Nutzungsvereinbarung

Die Nutzung der App ist grundsätzlich nicht an eine Vereinbarung bzw. an die Beachtung von Nutzungsbedingungen geknüpft. Volkshochschulen, die die App erst nach Unterzeichnung einer Nutzungsvereinbarung bzw. der Akzeptanz von Nutzungsbedingungen durch die Kursleitung freischalten möchten, können solche formulieren und diese über entsprechende Hinweise bzw. Checkboxen auf der vhs-Internetseite einbinden, die dem App-Downloadlink vorgeschaltet ist. Vor dem Hintergrund einer vhs-übergreifenden Nutzung der App wird jedoch empfohlen, auf Nutzungsbedingungen oder gar eine Nutzungsvereinbarung zu verzichten.